ПОЛОЖЕНИЕ об автоматизированной информационной системе "Государственная система электронного документооборота"

(В редакции постановлений Кабинета Министров КР от 8 апреля 2022 года № 207, 30 апреля 2022 года № 235, 7 апреля 2025 года № 181)

1. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет цели, задачи, функции автоматизированной информационной системы "Государственная система электронного документооборота", права и обязанности оператора, владельца и пользователя, а также порядок подключения к указанной информационной системе.

2. Автоматизированная информационная система "Государственная система электронного документооборота" (далее - АИС "ГСЭД") представляет собой сквозную информационную систему, являющуюся совокупностью программных средств и баз данных, которая предназначена для автоматизации электронного документооборота у пользователей АИС "ГСЭД", включающего документы как поступившие извне, так и созданные пользователем АИС "ГСЭД" (включая все его структурные подразделения).

3. В настоящем Положении используются следующие термины и определения:

владелец АИС "ГСЭД" - уполномоченный государственный орган в области электронного управления;

оператор АИС "ГСЭД" - государственное учреждение "Кызмат" при Управлении делами Президента Кыргызской Республики, осуществляющее эксплуатацию АИС "ГСЭД", ее техническое и программное сопровождение;

пользователь АИС "ГСЭД" - органы исполнительной, законодательной, судебной систем и иные государственные органы, Администрация Президента Кыргызской Республики, органы местного самоуправления, а также юридические и физические лица;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная копия бумажного документа (электронная копия) - информация в электронной форме, представляющая собой сканированный или фотографический образ документа на бумажном носителе, преобразованный с помощью технических средств в электронную форму как единое целое, без внесения изменений в содержание сканируемого документа, сформированного на бумажном носителе;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме и (или) логически связана с ней и которая используется для определения лица, от имени которого подписана информация;

электронный архив - архив, в котором информация зафиксирована в электронном виде.

(В редакции постановлений Кабинета Министров КР от 30 апреля 2022 года № 235, 7 апреля 2025 года № 181)

2. Цель, задачи и функции АИС "ГСЭД"

4. Целью функционирования АИС "ГСЭД" является автоматизация процессов создания, обработки, регистрации, учета, постановки, отправки, контроля исполнения и хранения электронных документов.

5. Задачами функционирования АИС "ГСЭД" являются:

- повышение эффективности и оперативности работы с электронными документами и электронными копиями бумажных документов;

- оптимизация, систематизация и унификация технологии обработки электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- улучшение учета входящих и исходящих электронных документов, электронных копий бумажных документов и повышение качества документооборота;

- сокращение ручного труда и снижение временных затрат, связанных с доставкой и обработкой электронных документов и электронных копий бумажных документов, регистрацией входящих и исходящих электронных документов, и электронных копий бумажных документов;

- исключение утери электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- сокращение времени поиска электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- усиление контроля исполнительской дисциплины;

- формирование различных видов статистических отчетов на основании информации об электронных документах и электронных образах бумажных документов, зарегистрированных в АИС "ГСЭД".

6. Функциями АИС "ГСЭД" являются:

- прием, обработка, регистрация, передача входящих электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- подготовка, обработка, регистрация, отправка исходящих и передача внутренних электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- формирование резолюции, поручения, сформулированного руководством по итогам первичного рассмотрения электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- переадресация поручения между исполнителями при передаче электронных документов и электронных копий бумажных документов из одного структурного подразделения в другое и/или в пределах одного структурного подразделения, а также возможность возврата на доработку;

- автоматизированное направление напоминаний исполнителям о наступающих сроках исполнения электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- поиск электронных документов и электронных копий бумажных документов по различным критериям построения запроса и "ключевым словам";

- возможность производить отбор и сортировку поручений по различным критериям;

- автоматическое выделение цветом электронных документов и электронных копий бумажных документов, в зависимости от их важности и текущего статуса (на исполнении, неисполненные (просроченные), исполненные (исполненные в срок/исполненные с истекшим сроком);

- возможность выявления контролирующими и/или уполномоченными лицами фактов просрочки исполнения электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- анализ и контроль исполнительской дисциплины, подготовка отчетов с возможностью вывода на печать в формате "Microsoft Word" и "Excel" необходимой информации, согласно заданным параметрам (в разрезе подразделений, видов электронных документов и электронных копий бумажных документов, авторов поручения, по исполнителям пользователей АИС "ГСЭД");

- возможность просмотра истории оборотов электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- ведение ведомственного электронного архива электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- возможность введения краткой информации (комментария) о проработке вопроса с исполнителями структурных подразделений в форме сообщения, прилагаемого к данному документу, для регистрации и отправки исполнителю-пользователю АИС "ГСЭД";

- применение электронной подписи при подписании электронного документа уполномоченным руководителем/сотрудником;

- обеспечение ведения организационной структуры и списка сотрудников для направления или поручения;

- обеспечение автоматической архивации электронных документов и электронных копий бумажных документов, проходящих через регистрацию делопроизводителя, а также поддержки настраиваемых нумераторов для регистрации электронных документов и электронных копий бумажных документов, ведения номенклатуры дел;

- при наличии технических возможностей обеспечение интеграции АИС "ГСЭД" с другими государственными, муниципальными информационными системами и информационными системами юридических и физических лиц для обмена данными и ведения электронного документооборота;

- обеспечение информационного взаимодействия между пользователями АИС "ГСЭД" при рассмотрении различного рода документов, в том числе проектов нормативных правовых актов;

- обеспечение интеграции между информационными системами АИС "ГСЭД" и системой электронного документооборота государственных органов; органов местного самоуправления, юридических и физических лиц.

(В редакции постановления Кабинета Министров КР от 30 апреля 2022 года № 235)

3. Типы электронных документов и электронных копий бумажных документов АИС "ГСЭД"

7. В АИС "ГСЭД" регистрируются следующие основные типы электронных документов и электронных копий бумажных документов:

- входящие письма;

- исходящие письма;

- служебные записки;

- нормативные правовые акты;

- акты;

- заключения;

- протоколы;

- заявления физических лиц по вопросам, касающимся деятельности государственных органов и органов местного самоуправления;

- обращения граждан;

- другие типы электронных документов и электронных копий бумажных документов.

Каждому типу электронного документа и электронной копии бумажного документа присваивается индекс, который обязателен для использования всеми участниками АИС "ГСЭД".

Информация, содержащая сведения, составляющие государственные секреты (тайну), и иные документы, имеющие гриф ограничения доступа, не подлежат включению и обработке в АИС "ГСЭД".

(Абзац утратил силу в соответствии с постановлением Кабинета Министров КР от 8 апреля 2022 года № 207)

(В редакции постановления Кабинета Министров КР от 8 апреля 2022 года № 207)

8. В случае необходимости может быть изготовлена заверенная бумажная копия электронного документа и электронной копии бумажного документа либо бумажная копия выписки электронного документа и электронной копии бумажного документа (далее - копии документов).

9. Изготовление и последующее заверение копий документов осуществляется сотрудником подразделения, ответственного за ведение делопроизводства.

10. Изготовление копий документов осуществляется путем вывода на бумажный носитель файла (файлов) электронного документа и электронной копии бумажного документа, приложений к нему (при наличии), с последующим их заверением согласно Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике.

11. Регистрация, ведение и контроль исполнения электронных документов и электронных копий бумажного документа в АИС "ГСЭД", а также порядок хранения электронных документов и электронных копий бумажного документа производится в порядке, установленном Типовой инструкцией по делопроизводству в Кыргызской Республике.

12. При ликвидации (реорганизации) пользователя АИС "ГСЭД" все электронные документы передаются в Государственный архив электронных документов в порядке, установленном уполномоченным государственным органом в сфере архивного дела.

13. АИС "ГСЭД" размещается на соответствующем серверном оборудовании при соблюдении требований к обеспечению информационной безопасности. Требования к серверному оборудованию и серверному помещению, а также к информационной безопасности устанавливаются в соответствии с постановлением Правительства Кыргызской Республики "Об утверждении Требований к защите информации, содержащейся в базах данных государственных информационных систем" от 21 ноября 2017 года № 762.

4. Права и обязанности владельца, оператора и пользователя АИС "ГСЭД"

14. В обязанности владельца АИС "ГСЭД" входит:

- обеспечение координации и мониторинга внедрения и использования (эксплуатации) АИС "ГСЭД";

- обеспечение методологической и консультационной поддержки пользователей АИС "ГСЭД" в процессе функционирования АИС "ГСЭД";

- рассмотрение обращений пользователей АИС "ГСЭД" с предложениями о необходимости изменений и дополнений в функционал АИС "ГСЭД" в связи со спецификой работы пользователя и запросов по совершенствованию АИС "ГСЭД".

15. Владелец АИС "ГСЭД" имеет право:

- запрашивать информацию у оператора АИС "ГСЭД" о ходе внедрения и использования (эксплуатации) АИС "ГСЭД";

- обращаться к оператору АИС "ГСЭД" с предложением о внесении необходимых изменений и дополнений в АИС "ГСЭД";

- согласовывать вопросы интеграции между государственными и муниципальными информационными системами, в том числе системами электронного документооборота с АИС "ГСЭД".

16. В обязанности оператора АИС "ГСЭД" входит:

- обеспечение администрирования, технического и программного сопровождения АИС "ГСЭД";

- обеспечение совершенствования пользования АИС "ГСЭД" в части устранения недоработок, недостатков и упущений функционирования АИС "ГСЭД" по обращениям и запросам пользователей АИС "ГСЭД";

- внесение необходимых изменений в функционал АИС "ГСЭД" по предложению владельца АИС "ГСЭД" и пользователей АИС "ГСЭД";

- обеспечение по согласованию с владельцем АИС "ГСЭД" интеграции государственных, муниципальных информационных систем, информационных систем юридических и физических лиц с АИС "ГСЭД";

- предоставление владельцу АИС "ГСЭД" информации о ходе внедрения и использования (эксплуатации) АИС "ГСЭД";

- обеспечение информационного взаимодействия АИС "ГСЭД" с информационными системами электронного документооборота, применяемыми, пользователями АИС "ГСЭД" (при наличии условий, необходимых для организации информационного взаимодействия);

- обеспечение информационной безопасности АИС "ГСЭД";

- организация обучения пользованию АИС "ГСЭД" сотрудников-пользователей АИС "ГСЭД";

- предоставление пользователям АИС "ГСЭД" методологической и консультационной поддержки по эксплуатации АИС "ГСЭД";

- заключение договора с пользователем АИС "ГСЭД" о подключении и техническом обслуживании АИС "ГСЭД".

(В редакции постановления Кабинета Министров КР от 30 апреля 2022 года № 235)

17. Оператор АИС "ГСЭД" имеет право:

- требовать от владельца АИС "ГСЭД" оформления запросов на внесение изменений в АИС "ГСЭД" в письменной форме в виде технического задания;

- на осуществление дальнейшей модификации/доработки АИС "ГСЭД" по предложению владельца АИС "ГСЭД";

- обращение к владельцу АИС "ГСЭД" с предложением о внесении необходимых изменений и дополнений для улучшения работы АИС "ГСЭД" в связи со спецификой работы пользователя АИС "ГСЭД".

18. Пользователь АИС "ГСЭД" имеет право:

- обращаться к владельцу и оператору АИС "ГСЭД" с предложением о необходимости изменений и дополнений в функционал АИС "ГСЭД" в связи со спецификой работы пользователя;

- обращаться к владельцу и оператору АИС "ГСЭД" с запросом по совершенствованию и модернизации АИС "ГСЭД";

- обращаться к оператору АИС "ГСЭД" по вопросам устранения проблем функционирования АИС "ГСЭД";

- запрашивать у оператора АИС "ГСЭД" методологическую и консультационную поддержку по эксплуатации АИС "ГСЭД".

5. Порядок подключения или интеграция к АИС "ГСЭД"

19. Подключение к АИС "ГСЭД" производится оператором АИС "ГСЭД" с использованием средств защиты каналов связи на основе договора, заключаемого между пользователем и оператором АИС "ГСЭД", после согласования с владельцем АИС "ГСЭД".

20. Доступ пользователей к АИС "ГСЭД" обеспечивается на основе сведений, полученных посредством информационной (автоматизированной) системы управления человеческими ресурсами на государственной гражданской службе и муниципальной службе, с учетом статуса активности (отпуск, больничный лист) сотрудников-пользователей АИС "ГСЭД". Порядок доступа устанавливается оператором АИС "ГСЭД".

21. Процесс интеграции к АИС "ГСЭД" возможен только после разработки соответствующих модулей (адаптеров) и утверждения положения (регламента) об интегрируемой (подключаемой) информационной системе, которая согласовывается с владельцем АИС "ГСЭД".