Зарегистрировано в Министерстве юстиции Кыргызской Республики21 июня 1999 года регистрационный номер 51 Утверждена приказом Министра юстиции Кыргызской Республики от 21 июня 1999 года № 65 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в нотариальных конторах Кыргызской Республики I. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок ведения де-лопроизводства во всех нотариальных конторах Кыргызской Республики ивключает в себя ведение документации, непосредственно связанной с со-вершением нотариальных действий, ведение нотариального архива и канце-лярии. 1.2. Основная цель Инструкции - упорядочение документооборота, по-вышение качества подготовки документов и совершенствование работы нота-риальных контор. 1.3. Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводстванотариусами осуществляет Министерство юстиции Кыргызской Республики иобластные управления юстиции. Делопроизводство в нотариальной контореведется в соответствии с Законом Кыргызской Республики "О нотариате",на кыргызском или русском языках. 1.4. Нотариальное делопроизводство включает в себя ведение доку-ментации, непосредственно связанной с совершением нотариальных дейс-твий, ведение нотариального архива и канцелярии. 1.5. За правильную организацию и ведение делопроизводства в госу-дарственной нотариальной конторе несет ответственность старший госу-дарственный нотариус (государственный нотариус), в частной нотариальнойконторе - нотариус имеющий лицензию на право частной нотариальной дея-тельности. Старший нотариус государственной нотариальной конторы обязан: - организовать изучение всеми нотариусами инструкции; - обеспечить внедрение в делопроизводство инструкцию; - осуществлять контроль за состоянием делопроизводства. 1.6. При увольнении или переводе на другую работу старшего нотари-уса или архивариуса на которого возложено ведение делопроизводства, ар-хивные дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве,передаются вновь назначенному лицу, о чем составляется акт приема-пере-дачи. В случае обнаружения при приеме-передаче документов их недостачиоб этом информируется Министерство юстиции или областное управление юс-тиции и принимаются меры их к розыску. При прекращении деятельности частной нотариальной конторы архивныедела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве переда-ются в государственную нотариальную контору соответствующего нотариаль-ного округа, о чем составляется акт приема-передачи. 1.7. Нотариусы, совершившие хищение, порчу, сокрытие или незакон-ное уничтожение документов, а также допустившие своими действиями илибездействием утрату документов несут ответственность, установленную за-конодательством Кыргызской Республики. 1.8. Для учета документов и контроля за их исполнением в нотари-альной конторе должны вестись следующие книга и журналы: - журнал входящей корреспонденции (приложение 1); - журнал исходящей корреспонденции (приложение 2); - книга жалоб и предложений (приложение 3). Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержа-щихся в них поручений осуществляет старший государственный нотариус. II. Подготовка служебных документов 2.1. Тексты нотариальных свидетельств, нотариально удостоверяемыхсделок, свидетельствуемых и других документов, удостоверительных надпи-сей к ним должны быть написаны с соблюдением правил, изложенных в Инс-трукции "О порядке совершения нотариальных действий нотариальными кон-торами Кыргызской Республики". 2.2. В документах организационно-распорядительного характера сле-дует указывать учреждения-автора (как правило, воспроизводится в бланкедокумента), наименование вида документа и его заголовок. При составле-нии и оформлении документов необходимо также соблюдать требования де-лопроизводства об адресовании, датировании и удостоверении документов,проставлении отметок об их прохождении и исполнении. 2.3. В протоколах используется форма изложения текста от третьеголица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выс-туплений излагается от третьего лица единственного числа. 2.4. В документах, содержащих описание, подтверждение фактов, со-бытий, оценку деятельности конторы (акт, заключение, справка, отчет идр.), используется форма изложения от третьего лица единственного илимножественного числа (комиссия установила, контора разработала, в сос-тав конторы входят). 2.5. В переписке используется форма изложения текста от первоголица множественного числа (направляем заключение, считаем целесообраз-ным, включить в план). 2.6. В документах, адресованных руководству (заявление, докладнаязаписка, объяснительная записка) используется форма изложения от перво-го лица единственного числа (прошу оформить, довожу до сведения, считаюнеобходимым). 2.7. При подготовке текстов документов рекомендуется соблюдатьследующее: - заменять сложные предложения простыми, применять устойчивые(трафаретные) словосочетания, использовать прямой порядок слов в пред-ложении (подлежащее предшествует сказуемому, определения стоят передопределяемыми словами и т.д.); - использовать обратный порядок слов в предложении (сказуемоепредшествует подлежащему) в том случае, если логическое (смысловое)ударение падает на само действие или на субъект действия. 2.8. В тексте служебного документа должны быть соблюдены нормы ли-тературного языка. Слова диалектные, разговорные, устаревшие исключают-ся. 2.9. Обязательными реквизитами документов являются: наименованиеучреждения-автора документа, название вида документа, текст, заголовокк тексту, дата и индекс документа, отметка об исполнении документа. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательныхреквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами. 2.10. Бланк документа. Применение бланков при подготовке докумен-тов повышает культуру управленческого труда, придает информации офици-альный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование доку-мента. Служебные документы составляются на бланках форматов А 4 (210х297)и А 5 (148х210) отпечатанных типографским способом, в соответствии сГОСТ 9327 - 60. Для отдельных видов документов допускается применениеформата Ф З (297х420). При отсутствии бланков на документах проставляется штамп нотари-альной конторы. 2.11. Заголовок - краткое изложение содержания документа. Напри-мер, "О выделении средств"; "О направлении на учебу". Заголовок проставляется к любому документу формата А 4 (210х297),независимо от назначения. Заголовки не пишутся на телеграммах, телефонограммах, извещениях ине указываются на документах формата А 5. 2.12. Адресование документа. При адресовании документа необходимо соблюдать следующие правила:если документ адресуется учреждению, структурному подразделению иликонкретному должностному лицу, то наименование учреждения и структурно-го подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фами-лия адресата в дательном падеже: Министерство юстиции Кыргызской Республики начальнику отдела нотариата фамилия, имя, отчество. При адресовании документа гражданам сначала указывают почтовый ад-рес, а затем фамилия и инициалы получателя. Например: 720009 город Бишкек - 9 ул.Орозбекова 23 Исманову А.А. 2.13. Датирование документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения или со-бытия, которое зафиксировано в документе. Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся втексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся в однойстроке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Напри-мер: дату 20 мая 1999 года следует оформлять: 20.05.99 г. Допускаетсяпри оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и число месяцанапример: 99.05.20. При оформлении ОРД (приказов, распоряжений, решений, протоколов) ифинансовых документов применяется словесно-цифровой способ оформлениядат: 20 мая 1999 года. 2.14. Удостоверение документа. Подпись - обязательный реквизит служебного документа. Документыподписываются руководителем конторы или заменяющим его должностным ли-цом в соответствии с его компетенцией. Все экземпляры служебных документов, в том числе их копии, должныбыть подписаны. Документы должны содержать подлинные подписи должност-ных лиц. Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подпи-сывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой ука-зываются инициалы и фамилия. Например, "Старший государственный нотари-ус Ленинской государственной нотариальной конторы" (подпись) ТазабековаБ.Д. При подписании документов, составленных комиссией, указываются недолжности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей всоставе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии). 2.15. Приложения к документу перечисляются после текста документас указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпля-ров. Если документ имеет приложение, упоминаемое в тексте, то в прило-жении следует указать лишь количество листов и число экземпляров. 2.16. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер доку-мента - запроса. III. Прием, регистрация и отправление документов 3.1. Для учета документов и контроля за их исполнением в нотари-альной конторе ведутся журналы входящей и исходящей корреспонденции. Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержа-щихся в них поручений осуществляет старший государственный нотариус го-сударственной нотариальной конторы, в частной - нотариус, имеющий ли-цензию на право частной нотариальной деятельности. 3.2. Вся поступающая корреспонденция регистрируется в журнале вхо-дящей и исходящей корреспонденции. Пакеты вскрываются, проверяются, по принадлежности ли поступилакорреспонденция, проверяется соответствие присланной корреспонденцииописи, если таковая имеется. Ошибочно доставленная корреспонденция пе-ресылается по принадлежности. Документы сортируются на регистрируемые инерегистрируемые. Нерегистрируемые документы, в том числе и документы спометкой "лично" передаются по назначению. Если будет обнаружено отсутствие документов или приложений к ним,об этом сообщается отправителю. Все конверты, за исключением личной корреспонденции вскрываются.Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходи-мы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и по-лучения корреспонденции. 3.3. Регистрации подлежат все документы (в том числе заявления),требующие исполнения нотариальной конторой. 3.4. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой стра-ницы проставляется регистрационный штамп (приложение 4), фиксирующийфакт и время поступления документа в нотариальную контору. На каждом изэтих документов, кроме даты поступления, проставляется также номер, подкоторым он зарегистрирован в журнале, и номер дела (наряда), в котороедокумент будет формироваться (подшиваться). 3.5. Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о правена наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет нас-ледственного имущества, о принятии мер к охране наследственного иму-щества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещений отчужде-ния жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложенииарестов на жилые дома, если поступили по почте, регистрируются в журна-ле входящей корреспонденции и передаются нотариусу на исполнение. Послеэтого они подлежат последующей регистрации в порядке, установленномнастоящей Инструкцией и Инструкцией "О порядке совершения нотариальныхдействий нотариальными конторами Кыргызской Республики". 3.6. Зарегистрированный документ должен быть первично рассмотренстаршим нотариусом в день его поступления и лишь в исключительных слу-чаях на следующий день. 3.7. Документы исполняются к сроку указанному в тексте документаили в резолюции старшего нотариуса. Сроки исполнения исчисляются с даты подписания (утверждения) доку-мента, а поступивших из других учреждений - с даты их поступления. Сро-ки исполнения документов не должны превышать 10 дней. 3.8. Документ считается исполненным тогда, когда решены все пос-тавленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонден-ту. На исполненном документе проставляется отметка об исполнении инаправлении его в дело (наряд). Отметка об исполнении помещается на нижнем поле первого листа до-кумента или, за неимением места, на обороте первого листа документа ивключает в себя краткую справку об исполнении (если отсутствует доку-мент, свидетельствующий об исполнении), а также слова "в дело" и номердела (наряда), в которое должен быть подшит исполненный документ. 3.10. Исходящие документы регистрируются в журнале исходящей кор-респонденции. На исходящем документе проставляется номер, соответствующий поряд-ковому номеру по журналу исходящей корреспонденции и номеру дела (наря-да), в котором будет храниться копия исходящего документа. 3.11. Корреспонденция направляется по почте. Отправляемая почтойкорреспонденция вносится в реестр (приложение 5). 3.12. В случае утраты документов, экземпляры которых хранятся вделах нотариальной конторы, по письменным заявлениям граждан, законныхпредставителей юридических лиц, от имени или по поручению которых со-вершались нотариальные действия, выдаются дубликаты утраченных докумен-тов. Дубликаты завещаний выдаются только после смерти завещателей итолько наследникам по завещанию при предъявлении паспорта или другогозаменяющего документа и свидетельства о смерти завещателя. IV. Контроль за исполнением документов 4.1. Организация контроля исполнения документов должна обеспечи-вать их своевременное и качественное исполнение. Действия по контролю исполнения включает в себя непосредственнуюпроверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов ис-полнения документов. Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержа-щихся в них поручений осуществляет старший нотариус, возглавляющий но-тариальную контору. 4.2. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие,исходящие и внутренние документы, требующие принятия определенных реше-ний, исполнения и составления на них ответов. Обязательному контролю подлежат документы, поступившие из Адми-нистрации Президента Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша, Правитель-ства и Министерства юстиции Кыргызской Республики. Старшим нотариусом могут быть поставлены на контроль и другие до-кументы. 4.3. Ведение контроля исполнения документов. В процессе контроля исполнения документов соблюдаются четыре ос-новных последовательно выполняемых этапов: постановка документов наконтроль; ведение контроля; снятие документов с контроля; анализ испол-нительской дисциплины в конторе. Этап снятия документа с контроля зависит от степени исполнения до-кумента. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены пос-тавленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Снятьдокумент с контроля может то должностное лицо, которое поставило его наконтроль. После исполнения документы снимаются с контроля, данные об испол-нении документа и снятии с контроля отмечаются на документе и журналевходящей корреспонденции. V. Учет и рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан 5.1. Порядок работы с предложениями, заявлениями и жалобами граж-дан - устанавливается Законом Кыргызской Республики "О порядке рассмот-рения предложений, заявлений и жалоб граждан". 5.2. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются, как ився остальная корреспонденция, в журнале предложений и жалоб. 5.3. При регистрации предложений, заявлений, жалоб на них простав-ляется регистрационный штамп, на котором указывается регистрационныйномер (индекс) состоящий из первой буквы фамилии заявителя, порядковогономера и даты поступления. Например, если заявление Асанова Т. поступи-ло 10.05.1999 года, то оно будет зарегистрировано: 10.05.95 Г-52. Исхо-дящий номер на ответном документе будет таким же, но с указанием датыотправления. 5.4. Предложения, заявления, жалобы граждан должны рассматриватьсяв установленные сроки: безотлагательно - не требующие дополнительногоизучения и проверки, остальные - до 1 месяца. 5.5. Рассмотрение предложений, заявлений, жалоб граждан считаетсязаконченным, когда разрешены поставленные в них вопросы и об этом сооб-щено заявителю. В журнале делается отметка об исполнении. VI. Составление номенклатуры и формирование дел (нарядов) 6.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголов-ков дел, заводимых в нотариальной конторе, с указанием сроков их хране-ния, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределениядокументов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учетадел. Единая номенклатура дел (нарядов) составляется на основе примернойноменклатуры, прилагаемой к настоящей Инструкции (приложение 6). Единая номенклатура дел нотариальной конторы состоит из перечнянаименований всех дел, реестров, журналов, книг формирующихся в делоп-роизводстве, с указанием их сроков хранения. 6.2. Единая номенклатура дел составляется старшим нотариусом исогласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственно-го архива, куда документы поступают на государственное хранение и ут-верждается руководителем нотариальной конторы. Действующая номенклатура в конце каждого года уточняется и вновьвводится в действие с 1 января следующего года. В конце каждого разделаоставляются резервные номера. 6.3. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся све-дения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года внее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенныхдел. Этот экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным доку-ментом для дел временного хранения и хранится в архиве нотариальнойконторы постоянно. 6.4. Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их ис-полнения формируются по группировке исполненных документов в дела в со-ответствии с номенклатурой дел. 6.5. На обложке каждого наряда надписывается заголовок, например,"завещания", "договоры об отчуждении и залоге жилых домов и документы,на основании которых они удостоверены". Заголовок наряда указывается встрогом соответствии с заголовком наряда по номенклатуре дел, составля-емой нотариусом на каждый год. 6.6. Кроме заголовка указывается индекс наряда по номенклатуредел, крайние даты и номера документов, срок хранения и статья о срокехранения по перечню, а также название организации или фамилия нотариу-са, занимающегося частной практикой. 6.7. При формировании дел необходимо руководствоваться следующимиосновными правилами: 1) в дела должны помещаться документы только за один календарныйгод; 2) недопустимо помещать в одно дело документы с различными срокамихранения, так как они должны группироваться раздельно; 3) документы включаются в дело только в одном экземпляре, помеще-ние в дело черновиков и дубликатов экземпляров не допускается; 4) объем формируемого дела не должен превышать 250 листов, 3-4 смвысоты. При большом количестве листов дело формируется из несколькихтомов под одним и тем же индексом, но с указанием номера тома; 5) недопустимо формировать в дела неисполненные документы и доку-менты, содержание которых не отвечает заголовку данного дела. Документыпомещаются в дела со всеми относящимися к ним приложениями; 6) документы внутри дела систематизируются по вопросно-логическо-му, хронологическому, алфавитному и нумерационному признакам. В строгойхронологической последовательности располагаются документы в делах сперепиской: документ-ответ должен обязательно помещаться вслед за доку-ментом-запросом. В порядке номеров располагаются квитанции; 7) при помещении документов в дело необходимо проверять правиль-ность их формирования (наличие в них индекса, отметок об исполнении,подписи, удостоверительной надписи). Неправильно оформленные документывозвращаются исполнителю. 6.8. Особый порядок формирования нарядов предусмотрен для докумен-тов, связанных с оформлением наследства. Все они подшиваются в наследственные дела, которые заводятся наосновании заявления о принятии наследства или об отказе от наследства,документа (распоряжения) об оплате расходов за счет наследственногоимущества. 6.9. Наследственное дело регистрируется в книге учета наследствен-ных дел и ему присваивается номер, соответствующий порядковому номерупо этой книге. В данное дело, кроме того, подшиваются: последующие за-явления (дополнительные, от других наследников и кредиторов), которыетакже в книге учета наследственных дел, документы, истребованные отнаследников, иных лиц и учреждений, переписка между нотариусом и нас-ледниками, экземпляр свидетельства о праве на наследство. 6.10. Если наследственное дело не закончено производством в теку-щем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перере-гистрации не подлежит. 6.11. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешает-ся. В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органовследствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовны-ми или гражданскими делами, а также по требованию арбитражного суда всвязи с находящимися в его разрешении спорами) такое изъятие произво-дится с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, очем выносится постановление. 6.12. Группировать в дела (наряды) следует документы одного делоп-роизводственного года. Внутри дела (наряда) документы систематизируютсяв хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагатьсяпосле документа-запроса. 6.13. Годовые планы и отчеты должны помещаться в деле (наряде) то-го года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо отвремени их составления. 6.14. Не допускается включение в дела (наряды) не относящихся кним документов, а также черновиков и проектов документов. VII. Хранение документов в нотариальной конторе и подготовка их к последующему хранению в государственном архиве 7.1. Нотариальные документы (свидетельства, договоры, доверенностии др.), документы, на основании которых они совершены, а также реестрыи книги учета до сдачи в государственные архивы хранятся в государс-твенной нотариальной конторе в течение 10 лет. 7.2. Реестры, наследственные дела, наряды текущего делопроизводс-тва и законченные производством до сдачи в архив или на уничтожениедолжны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы отпыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих ихсохранность. 7.3. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) неразрешается. В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органовследствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовны-ми и гражданскими делами), такое изъятие производится с разрешениястаршего нотариуса (частного нотариуса) с обязательным оставлением за-веренной копии изъятого документа и приобщением постановления об изъ-ятии, протокола выемки или запроса суда. 7.4. Справки о совершенных нотариальных действиях и документы вы-даются с соблюдением требований ст.7 Закона Кыргызской Республики "Онотариате". 7.5. По окончании года должностным лицом, отвечающим за делопроиз-водство в нотариальной конторе, производится подготовка дел для архив-ного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необ-ходимости дела переформировываются), производится оформление дел (наря-дов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердуюобложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошива-ются прочной ниткой в 3-4 прокола. Листы дел нумеруются. Нумерация лис-тов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простымкарандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающаяс новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом. Если налистах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежниеномера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом. 7.6. В конце наряда на отдельном чистом листе делается заверитель-ная надпись по следующей форме: "В деле (наряде) прошито и пронумерова-но 5 (пять) листов. Ответственный за архив - подпись, дата". 7.7. Обложки дел (нарядов) оформляются в соответствии с номенкла-турой (приложение 7). Заголовок на обложке дела (наряда) переносится изноменклатуры дел. На обложке указывается также год его образования вделопроизводстве нотариальной конторы. Количество листов в деле (наряде) указывается цифрами на основанииданных заверительной надписи. Надписи на обложках дел (нарядов) постоянного хранения следуетпроизводить четко, светостойкими чернилами или тушью. 7.8. На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состо-ит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел(нарядов) с включением необходимых сведений о их составе и содержании. Опись составляется в 4-х экземплярах по формам, предусмотреннымОсновными положениями Единой государственной системы делопроизводства(приложения 8, 9), ведется до пятизначного номера и заканчивается посогласованию с соответствующим архивным учреждением. 7.9. Одновременно с подготовкой документов на хранение производит-ся отбор документов, подлежащих уничтожению. Отбор документов для уничтожения оформляется актом (приложение10). 7.10. В ходе подготовки документов к последующему хранению в архи-ве производится экспертиза научной и практической ценности документов ирешается вопрос об отборе их для последующего хранения или уничтожения. Экспертиза ценности документов и отбор архивных материалов дляхранения и уничтожения осуществляется постоянно действующей в нотари-альной конторе экспертной комиссией, которая назначается приказом Ми-нистра юстиции Кыргызской Республики или начальника областного управле-ния юстиции в составе 3-х человек. 7.11. Экспертная комиссия свою работу организует в соответствии сутвержденным о ней положением. При отборе документов на постоянное хранение в архиве и уничтоже-ние экспертная комиссия руководствуется действующими правилами и инс-трукциями Государственного архивного агентства при Правительстве Кыр-гызской Республики по организации работы с документами, перечнями и но-менклатурами дел и соответствующими указаниями Министерства юстицииКыргызской Республики. 7.12. В соответствии с утвержденными описями нотариальная контораобязана в установленный срок сдать в государственный архив внесенные вопись дела (наряды). 7.13. Уничтожение документов производится после того, как описи надела постоянного хранения утверждены архивным учреждением. 7.14. По всем неясным допросам, связанным с оформлением дел (наря-дов), подлежащих передаче на хранение в государственный архив, необхо-димо консультироваться с работниками соответствующего архива. Приложение 1 к п.3.1., 3.2., 3.4., 3.5., 3.6., 3.8., 3.9. ЖУРНАЛ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ -----------------------------------------------------------------------Входя-|Дата |номер и|откуда |краткое |кол-во|кому и |каким |при-щий |реги- |дата |(от |содержа-|листов|когда |исх. N |ме-номер |страции|посту- |кого) |ние | |передан |исполнен|ча-доку- |входя- |пившего|поступил|докумен-| |документ|документ|ниемента |щего |доку- |документ|та | |для ис- |и его | |до- |мента | | | |полнения|дата | |кумента| | | | | | |------|-------|-------|--------|--------|------|--------|--------|----- 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9------|-------|-------|--------|--------|------|--------|--------|-----40 мм | 35 мм | 45 мм| 80 мм | 70 мм | 15 мм| 30 мм | 25 мм |20 мм----------------------------------------------------------------------- Приложение 2 к п.3.10. ЖУРНАЛ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ -----------------------------------------------------------------------Номер|Дата |Когда и |Краткое |кол-во|Какой |Расписка |N дела,исх. |регистра-|кому |содержание|листов|вх.N |в получе-|кудадоку-|ции |адресован|документа | |исполнен|нии копии|подшитмента|документа|документ | | |и его |докум-та |документ | | | | |дата | |-----|---------|---------|----------|------|--------|---------|-------- 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8-----|---------|---------|----------|------|--------|---------|--------40 мм| 35 мм | 100 мм | 80 мм | 25 мм| 25 мм | 60 мм | 25 мм----------------------------------------------------------------------- Приложение 3 к пп.5.1., 5.2., 5.3., 5.4., 5.5. КНИГА ЖАЛОБ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ -----------------------------------------------------------------------Вх. N |Дата |Ф.И.О. и |Краткое |Резолюция|Кому и |Подпись |Отметкапред- |поступле-|адрес |содержа-|руковод- |куда на-|исполн-я|оложе- |ния |заявителя|ние |ства |правлен | |решенииния, | |или |предло- | |на ис- | |вопросазаяв- | |название |жения, | |полнен.,| |ления,| |орган-ии |заяв-я, | |срок | |жалобы| | |жалобы | |исполн-я| |------|---------|---------|--------|---------|--------|--------|------- 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8------|---------|---------|--------|---------|--------|--------|-------30 мм | 30 мм | 80 мм | 80 мм | 70 мм | 50 мм | 30 мм | 50 мм----------------------------------------------------------------------- Приложение 4 к п.3.4. РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП ----------------------------------- |Наименование нотариальной конторы| |дата | |индекс | ----------------------------------- 45 мм Приложение 5 к п.4.1. РЕЕСТР ОТПРАВЛЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ N ____ ----------------------------------------------------------------------- Номер | Адресат и место | Номера | Почтовые | Номер квитанции | назначения | документов | расходы | заказных писем--------|------------------|------------|-----------|------------------ 1 | 2 | 3 | 4 | 5--------|------------------|------------|-----------|------------------ 15 мм | 90 мм | 40 мм | 35 мм | 20 мм----------------------------------------------------------------------- к п.6.1. Министерство юстиции Кыргызской Республики __________________________________________ (наименование нотариальной конторы) Гриф утверждения ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (НАРЯДОВ) нотариальной конторы Дата ______________ на ____ год Индекс -----------------------------------------------------------------------Индексы| Наименование дел | Сроки хранения и статьи| Примечание дел | | по перечню |-------|------------------------|------------------------|------------- 1 | 2 | 3 | 4----------------------------------------------------------------------- Руководство и контроль - 01-----------------------------------------------------------------------01-1 |Постановления и |5 лет ст. 8 б | |протоколы заседаний | | |коллегии Министерства | | |юстиции Кыргызской | | |Республики. | |01-2 |Приказы и распоряжения |3 года ст. 17 в | |Министра юстиции | | |Кыргызской Республики. | |01-3 |Инструктивные письма, |до отмены или | |методические указания и |замены новыми | |рекомендации, |ст.18 б | |разработанные | | |Министерством юстиции, | | |областными отделами. | |01-4 |Переписка с вышестоящими|постоянно | |органами системы по |ст.25 | |основным вопросам | | |деятельности. | |01-5 |Документы проверок и |ст.25 | |обследований (за | | |исключением материалов | | |периодических | | |бухгалтерских ревизий | | |пр.ст.354. | |01-6 |Протоколы |5 лет | |производственных и |ЭПК ст.26 | |оперативных совещаний. | |01-7 |План работы. |3 года | | |ст.346 |01-8 |Отчеты, докладные |постоянно | |записки, обзоры и |ст.35 | |справки о деятельности | | |нотариальной конторы, | | |представляемые в | | |Министерство юстиции. | |01-9 |Документы изучения и |постоянно | |обобщения нотариальной |ст.37 | |практики. | |01-10 |Документы о работе по |5 лет | |оказанию правовой и |ст.41 | |методической помощи | | |органам исполнительной | | |власти совершающим | | |нотариальные действия. | |01-11 |Приемо-передаточные |постоянно | |акты, составляемые при |ст.42 а | |смене нотариусов | | |нотариальных контор. | |01-12 |Предложения, заявления и|5 лет | |жалобы граждан, |ст.44 | |документы по их | | |рассмотрению и | | |исполнению. | |01-13 |Журнал проверок |постоянно | |деятельности | | |нотариальных контор. | |----------------------------------------------------------------------- II. Совершение нотариальных действий - 02-----------------------------------------------------------------------02-1 |Реестры для регистрации |постоянно | |нотариальных действий. |ст.202 |02-2 |Реестры для регистрации |75 лет | |запрещений отчуждения |ст.203 | |жилых домов. | |02-3 |Договоры об отчуждении |75 лет | |жилых домов, квартир и |ст.204 | |недвижимого имущества. | |02-4 |Договоры о возведении |75 лет | |жилого дома на праве |ст.204 | |личной собственности на | | |отведенных земельных | | |участках. | |02-5 |Договоры купли-продажи |75 лет | |дарения хранения |ст.205 | |имущества, займа денег и| | |прочие договора. | |02-6 |Свидетельство о праве на|75 лет | |наследство и о праве |ЭПК ст.206 | |собственности. | |02-7 |Договора о залоге. |75 лет ЭПК ст.207 |02-8 |Договора передачи в |75 лет ЭПК | |собственность жилого | | |помещения | |02-9 |Книга учета |75 лет | |наследственных дел. |ст.210 |02-10 |Алфавитная книга учета |75 лет | |наследственных дел. |ст.210 |02-11 |Книга учета заявлений о |75 лет | |принятии мер к охране |ст.211 | |наследственного | | |имущества. | |02-12 |Книга учета ценностей |75 лет | |при принятии мер к |ст.211 | |охране наследственного | | |имущества. | |02-13 |Приходно-расходная книга|75 лет | |учета депозитных сумм и | | |ценных бумаг. | |02-14 |Книга лицевых счетов |75 лет | |депонентов. | |02-15 |Завещания, в т.ч. |75 лет | |завещания, |ст.212 | |приравниваемые к | | |нотариально | | |удостоверенным. | |02-16 |Алфавитные книги к |75 лет | |завещаниям. |ст.212 |02-17 |Доверенности. |3 года ст.213 (со дня | | |истеч. их действ.) |02-18 |Документы на основании |10 лет | |которых удостоверены |ст.209 | |договоры, выданы | | |свидетельства о праве на| | |наследство на долю в | | |общем имуществе супругов| | |(кроме | | |правоустанавливающих | | |документов на жилые | | |дома). | |02-19 |Переписка по наложению и|3 года | |снятию арестов и |ст.214 | |запрещений на жилые | | |дома. | |02-20 |Копии исполнительных |3 года | |надписей с относящимися |ст.215 | |к ним документами. | |02-21 |Документы, составленные |5 лет | |в связи с обеспечением |ст.216 | |доказательств. | |02-22 |Документы, принятые на |75 лет ЭПК | |хранение, свидетельства |ст.218 | |и описи с распиской | | |государственного | | |нотариуса. | |02-23 |Свидетельства по |3 года | |удостоверению |ст.219 | |тождественности | | |гражданина с лицом, | | |изображенным на | | |фотографической | | |карточке, по | | |удостоверению факта | | |нахождения гражданина в | | |живых и в определенном | | |месте и времени | | |предъявления документа. | |02-24 |Заявления, поступившие в|3 года | |нотариальные конторы для|ст.220 | |передачи их | | |соответствующим | | |организациям и лицам, и | | |свидетельства о передаче| | |заявления. | |02-25 |Квитанционные книги, |10 лет | |книги учета депозитных |ст.221 | |операций, книги лицевых | | |счетов депонентов, | | |оправдательные | | |документы. | |02-26 |Документы, |5 лет | |предназначенные для |ст.222 | |действий за границей. | |02-27 |Постановления об отказе |5 лет | |в совершении |ст.223 | |нотариальных действий и | | |переписка по вопросам | | |отказа в совершении | | |нотариальных действий. | |02-28 |Постановления о |3 года | |направлении документов |ст.225 | |на экспертизу. | |02-29 |Сводные отчеты, обзоры |постоянно | |(кроме статистических) о| | |работе нотариальных | | |контор. | |02-30 |Переписка с судебными и |3 года | |другими органами по |ст.223 | |нотариальным вопросам. | |02-31 |Переписка с органами |3 года | |ЗАГС |ст.223 |02-32 |Заявления о выдаче |3 года | |дубликатов документов, |ст.464 | |хранящихся в | | |государственных | | |нотариальных конторах | |02-33 |Заявления граждан об |3 года | |аннулировании завещаний |ст.220 |02-34 |Списки договоров, |З года | |свидетельств о праве на |после истечения | |наследство и о праве |срока ст.67 | |собственности, | | |переданных в БТИ. | |02-35 |Журнал регистрации |3 года | |входящей |ст.1094 | |корреспонденции | |02-36 |Журнал регистрации |3 года | |исходящей |ст.1094 | |корреспонденции | |----------------------------------------------------------------------- Приложение 7 к п.7.7. _____________ Ф. N _____________ Оп.N _____________ Д. N Министерство юстиции Кыргызской Республики _______________ нотариальная контора ДЕЛО N __________том N _____ _______________________ (заголовок дела) _____________ год на _________ лист Хранить ________ ____________ Ф. N____________ Оп.N____________ Д. N Приложение 8 к п.7.8. Министерство юстиции Кыргызской Республики _______________ нотариальная контора ФОНД N __________________________ (заполняется в госархиве) ОПИСЬ N ____ Дел постоянного хранения За _____________ годы ЗАГЛАВНЫЙ ЛИСТ ОПИСИ Приложение 9 к п.7.8. УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК _______________ (наименование) ____________________________ (архивного учреждения) _______ N _______ МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ _____________________ нотариальная контора ОПИСЬ N _____ Дела постоянного хранения За _______ год ----------------------------------------------------------------------- NN | Индексы дел | Заголовки дел | Даты | К-во листов п/п | | | |-----|----------------|-----------------|----------|------------------- 1 | 2 | 3 | 4 | 5-----|----------------|-----------------|----------|------------------------------------------------------------------------------------------ В данный раздел включено _____________________________________ дел (цифрами)с N ____________ по N ____________________________________________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы составителя)Итоговую запись к разделу описи за ________________________ год заверяю подпись ___________________________________ (должность, инициалы, фамилия ___________________________________ ответственного за делопроизводство) Председатель экспертной __________________ комиссии подпись Дата СОГЛАСОВАНО ___________________________________ (старший государственный нотариус) Приложение 10 к п.7.9. УТВЕРЖДАЮ ____________________________ (наименование должности ____________________________ руководителя) ____________________________ (подпись, инициалы, фамилия) ____________________________ (дата) Министерство юстиции Кыргызской Республики __________________________________________ (наименование нотариальной конторы) АКТ Дата _____________ Индекс_______________________________________________________________________ (место составления) О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ Основание: приказ N ____________ от ___________ (дата) Составлен: экспертной комиссией Председатель комиссии: ___________________________________________ (должность, инициалы, фамилия) Члены комиссии: ___________________________________________ (должности, инициалы, фамилии) Присутствовали: ___________________________________________ (должности, инициалы, фамилии) Комиссия, руководствуясь перечнем ________________________________ (название перечня)отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение следующие документы и дела._______________________________________________________________________ (наименование государственной нотариальной конторы, в деятельности_______________________________________________________________________ которой отложились документы, не подлежащие дальнейшему хранению).
Сравнение редакций…