Утверждена                     постановлением Правительства                         Кыргызской Республики                     от 25 августа 1995 года N 370                           ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ   по документационному обеспечению управления (делопроизводству)                        в Кыргызской Республике              (В редакции постановления Правительства КР                от 30 сентября 2002 года № 665)                           1. Общие положения     1.1.   Настоящая  Типовая  инструкция  устанавливает  совокупностьпринципов    и    правил,   регламентирующих   единые   требования   кдокументированию  управленческой деятельности и организации  работы  сдокументами   в   учреждениях,  организациях  и  на  предприятиях   (вдальнейшем  вместо   слов   "учреждения,  организации  и  предприятия"употребляется слово "учреждения").    1.2.    Основная   цель   Типовой   инструкции   -    упорядочениедокументооборота,   сокращение   количества   и   повышение   качестваподготовки документов, совершенствование работы аппарата управления.    1.3. Общие требования,  изложенные в настоящей типовой инструкции,распространяются   на   организационно-распорядительную   документацию(ОРД).    Порядок  работы  с  секретными  документами  и  документами  "ДСП"устанавливается специальной инструкцией.    Работа   архива  учреждения  регламентируется  Законом  КыргызскойРеспублики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики".    1.4. Ответственность  за организацию и состояние документационногообеспечения    управления    (делопроизводства)    возлагается      наруководителя  учреждения,  а  в структурных  подразделениях  -  на  ихруководителей.    1.5. Руководители учреждений обязаны:    1.5.1. Организовать изучение всеми работниками Типовой инструкции.    1.5.2. Обеспечить внедрение в делопроизводство Типовой инструкции.    1.5.3. Осуществлять  контроль за состоянием делопроизводства как всвоем учреждении, так и в подведомственных учреждениях.    1.6.   При   смене   руководителя   или   ответственных   лиц   заделопроизводство  и архив составляется акт приема-передачи  документовучреждения  и документы передаются правопреемнику по акту.    В  случае  обнаружения при приеме-передаче документов их недостачиоб  этом информируется руководитель учреждения и принимаются  меры   ких розыску.    1.7. В соответствии с действующими правилами работы  ведомственныхархивов   порядок  передачи  и  дальнейшего  использования  документовучреждения   при  его  реорганизации,  упразднении  либо  приватизацииуказывается в приказе руководителя учреждения.    1.7.1. Передача  документов  упраздненного либо приватизированногоучреждения  входит  в обязанность комиссии,  образуемой  для  передачидел.   В   состав  комиссии  обязательно  должен  войти  представительсоответствующего государственного архива.    Документы   постоянного  срока  хранения  учреждений    источниковкомплектования   госархивов  должны  быть  описаны   и   переданы   нагосударственное хранение,  по  личному  составу - в архив вышестоящегоучреждения или в соответствующие объединенные межведомственные  архивыпо личному  составу.    1.7.2.  При  реорганизации  учреждения  с  передачей  его  функцийдругому   учреждению   последнее  принимает  по   акту   незавершенныеделопроизводством  дела  и архив реорганизованного учреждения и  несетполную ответственность за их сохранность.    1.8. Должностные лица,  совершившие хищение,  порчу,  сокрытие илинезаконное   уничтожение  документов,  а  также   допустившие   своимидействиями  или  бездействием утрату документов,   входящих  в  составНационального   архивного   фонда   Кыргызской   Республики,     несутответственность,     установленную    законодательством     КыргызскойРеспублики.                 2. Подготовка управленческих документов     2.1. Состав управленческих документов     2.1.1. Состав управленческих документов определяется  компетенциейи   функциями  учреждения,  порядком  решения  вопросов,   объемом   ихарактером взаимосвязей с другими учреждениями.    2.1.2. Единство правил документирования управленческих действий навсех    уровнях    управления   обеспечивается    применением    ГСДОУ(Государственная   система документационного  обеспечения  управления.Основные   положения.   Общие  требования  к  документам   и   службамдокументационного  обеспечения.  М.,  1991),  унифицированных   системдокументации  (УСД), ГОСТ 6.38-90.    2.1.3. Виды и разновидности документов, необходимых и  достаточныхдля     работы    учреждений,    определяются    в   соответствии    сфункциональным  назначением  каждого  документа  и  даны   в   перечне(приложение 1).     2.2. Составление текстов управленческих документов     2.2.1.   Текстом  управленческого  документа  является  выраженноесредствами делового языка содержание управленческих действий.    Текст  управленческого  документа должен быть ясным, информационноемким и убедительным.    Ясность текста или отдельного предложения достигается  логичностьюи   точностью  выражения  содержания.  Логичность  текста  зависит  отрасположения  элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого,обстоятельства, определения, дополнения, вводных слов и др.), а  такжеот    правильности    выбора   формы    предложения    (односоставное,двусоставное  или сложное).    Точность    текста  или  предложения  заключается   в   правильномупотреблении  слов  и  словосочетаний с точки зрения  их  значения   иформы.    Правильность   формы  слова  и  словосочетания  определяетсянормами словообразования, управления, употребления предлогов с  учетомспецифики  деловой речи.    Текст управленческого документа и каждое  его  предложение  должныбыть   информационно  емкими.  Для этого необходимо  избегать  слов  исловосочетаний,  несущих избыточную информацию, не имеющих  конкретнойсмысловой нагрузки.    Убедительность  является одной из важнейших черт текста документа.Убедительным   является  документ,  содержащий   аргументированную   илогически   обоснованную   информацию,  необходимую    для    принятияуправленческого решения.    Приступая к составлению документа, прежде всего следует определитьего   целесообразность,   убедиться  в  соответствии   предполагаемогосодержания  компетенции  данного  учреждения,  правильно  выбрать  виддокумента для фиксации управленческого действия.    Стиль  документа,  характер изложения текста во многом  связаны  свидом     документа.     Документ    должен    отражать    объективнуюдействительность, поэтому требование к документу - правдивое,  точное,достоверное  освещение  события, формулировки  документа  должны  бытьбезупречными   в   юридическом отношении, текст  не  должен  допускатьдвояких толкований.    2.2.2. Тексты документов рекомендуется разделять на  две  основныечасти.   В   первой части указывается основание составления документа.Во   второй   части   излагаются   выводы,    предложения,    решения,распоряжения, мнения, просьбы.    Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в первой еечасти  указывается основание или причина, во второй -  решение.   Еслиже содержание  документа не нуждается в пояснении и обосновании, текстможет    содержать   одну   заключительную    часть:     приказы     -распорядительная  часть  без  констатирующей,  письма  -  просьбу  безпояснения и т.д.    2.2.3.   Сплошные  связные  тексты  могут  состоять  из  разделов,подразделов,  имеющих  в  необходимых  случаях  заголовки  и нумерациюпо  РСТ  Кырг.1.5-93 (РСТ Кырг. - Государственный стандарт  КыргызскойРеспублики).    Например: 3.     Организация документооборота.           3.1.   Общие правила организации документооборота               3.1.1. Движение документов в учреждении.    2.2.4. В  распорядительных  документах организаций,  издаваемых напринципах    единоначалия    (приказ,     указание,     распоряжение),используется  форма  изложения текста от  первого  лица  единственногочисла (приказываю, обязываю, предлагаю).    2.2.5.  В  распорядительных документах,  издаваемых  на  принципахколлегиальности    (постановление,   решение),   используется    формаизложения  текста от третьего лица единственного числа  (постановляет,решил).    2.2.6.   В   совместных   распорядительных   документах   (приказ,постановление,   совместное  решение)  используется  форма   изложениятекста  от  первого  лица множественного числа  (приказываем,  решили,предлагаем).    2.2.7.  В  протоколах  используется  форма  изложения  текста   оттретьего   лица  множественного  числа (слушали,  выступили,  решили),содержание  выступлений  излагается  от  третьего  лица  единственногочисла.    2.2.8.   В   документах,  устанавливающих  права   и   обязанности(положение,   устав, инструкция, правила и др.), содержащих  описание,подтверждение  фактов, событий, оценку деятельности  учреждения  (акт,заключение,  справка, отчет и др.), используется форма  изложения   оттретьего    лица  единственного  или  множественного  числа  (комиссияустановила,   управление   разработало,  в  состав   производственногообъединения входят).    2.2.9. В переписке используется форма изложения текста от  первоголица     множественного   числа   (направляем   заключение,    считаемцелесообразным включить в план).    2.2.10.   В   документах,  адресованных  руководству   (заявление,докладная   записка,   объяснительная  записка),  используется   формаизложения   от  первого   лица  единственного числа  (прошу  оформить,довожу до сведения, считаю необходимым).    2.2.11. При подготовке текстов документов рекомендуется  соблюдатьследующее:    - заменять  сложные  предложения  простыми,  применять  устойчивые(трафаретные)   словосочетания, использовать  прямой  порядок  слов  впредложении  (подлежащее предшествует сказуемому,  определения   стоятперед определяемыми словами и т.д.);    - использовать  обратный  порядок  слов  в  предложении (сказуемоепредшествует   подлежащему)   в   том    случае,    если    логическое(смысловое) ударение падает на само действие или на субъект действия.    2.2.12. В тексте служебного документа должны быть соблюдены  нормылитературного   языка.   Слова  диалектные,  разговорные,   устаревшиеисключаются.     2.3. Оформление управленческих документов     2.3.1. Реквизиты документа    При    оформлении   документов   необходимо   соблюдать   правила,обеспечивающие юридическую силу, качественное и оперативное исполнениедокумента.    Для организационно-распорядительных документов устанавливается  31реквизит в соответствии с ГОСТ 6.38-90 согласно приложению 2.    Обязательными   реквизитами  документов   являются:   наименованиеучреждения   -   автора  документа, название  вида  документа,  текст,заголовок  к  тексту,  дата и индекс документа,  подпись,  отметка  обисполнении   документа,   место создания или  издания  документа,  кодорганизации - автора, код формы документа.    В  процессе подготовки и оформления документов состав обязательныхреквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами.     2.3.2. Бланк документа    Применение  бланков  при подготовке документов  повышает  культурууправленческого   труда,  придает  информации  официальный   характер,облегчает исполнение и дальнейшее использование документа.    Служебные  документы  составляются  на  бланках форматов А4 (210 х297)  и  А5  (148  х  210),  отпечатанных  типографским  способом,   всоответствии   с   ГОСТ  9327-60.  Для  отдельных   видов   документовдопускается применение формата А3 (297х420).    Установлено  два вида бланков: бланк письма и общий бланк для всехдругих видов ОРД.    Бланк    письма  состоит  из  следующих  реквизитов,  отпечатанныхтипографским   способом:  государственный  герб  республики;   эмблемаучреждения;   изображение   наград;  наименование   министерства   иливедомства,   наименование    учреждения,   наименование   структурногоподразделения; индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес;номера  телетайпа,  телефакса, телефона; наименование  банка  и  номерсчета; коды учреждения и формы документа (приложение 3).    В    бланке   ограничительными  отметками-черточками  и   уголкамиотмечаются места для таких реквизитов, как дата, индекс и  ссылка   наиндекс документа, заголовок к тексту, отметка о контроле.    Такими же ограничительными уголками можно отметить поля бланков. ВГОСТ  6.38-90 даются размеры полей бланков: левое - 20-35 мм;   правоене менее 8 мм; верхнее - не менее 10 мм; нижнее - не менее 8 мм.    При    отсутствии   бланков  на  документах  проставляется   штампучреждения.    В   общем  бланке  необходимы  следующие  реквизиты:  наименованиеведомства,  наименование  учреждения, вид  документа,  дата  и   номердокумента, место составления или издания документа (приложения  4,  5,6).    ГОСТ  6.38-90  для  каждого из этих видов  бланков  допускает  дваварианта   расположения   реквизитов  -   угловой  и  продольный.  Припродольном расположении реквизитов наименование учреждения размещаетсявдоль  верхнего поля документа. При угловом - у границы левого поля  вверхнем  углу.  По  использованию площади листа наиболее экономичным иудобным для обработки является угловой вариант бланка.    На бланках документов учреждений их название и адрес печатаются надвух   языках   -  государственном и официальном. При  продольном  расположении слева печатаются  реквизиты на государственном языке,справа на  официальном,герб  располагается на верхнем поле посередине.    При   угловом    расположении  сначала  печатаются  реквизиты   нагосударственном языке, а затем ниже на официальном.    Бланк  изготавливается  в  одну краску, предпочтительно черную, набумаге  белого  цвета.  В ГОСТ 6.38-90 приведены типографские  шрифты,рекомендуемые при печатании бланков.     2.3.3. Заголовок документа    Заголовок - краткое изложение содержания документа. Он должен бытьмаксимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.    Например: О выделении средств; О направлении на  учебу.    Заголовок    должен   грамматически  согласовываться  с  названиемдокумента.  Например:  приказ  (о чем?)  -  об  утверждении  комиссии;информация   (о    чем?)    -   о  проведении  общественного   смотра;номенклатура (чего?) дел, должностей и т.д.    Если   в  документе  отражается несколько вопросов,  то  заголовокформулируется  обобщенно. К документам большого объема или  отражающимнесколько     вопросов,     наряду    с    заголовками    составляютсяподзаголовки. Их располагают в левой части листа.    Заголовки должны иметь документы, составленные на бланках  форматаА4.   Заголовки  не пишутся на телеграммах,телефонограммах, извещенияхи вообще не указываются на документах формата А5.     2.3.4. Адресование документа    При адресовании документа необходимо соблюдать следующие  правила:если   документ   адресуется  учреждению,  структурному  подразделениюили  конкретному  должностному  лицу,  то  наименование  учреждения  иструктурного  подразделения  указывается  в  именительном  падеже,   адолжность и фамилия адресата в дательном падеже:                                             Государственное  архивное                                             агентство при Правительстве                                             Кыргызской Республики                                              Организационно-методический                                             отдел                                              Государственное архивное                                             агентство при Правительстве                                             Кыргызской Республики                                              Начальнику организационно-                                             методического отдела                                              Кызаевой Д.Ш.    При  адресовании  документа руководителю  учреждения  наименованиеорганизации входит в состав наименования должности адресата. Например:                                              Министру образования и науки                                             Кыргызской Республики                                             Какееву А.Ч.    При  рассылке документов в несколько однородных учреждений адресатобозначается обобщенно. Например:                                             Директорам предприятий                                              Начальникам управлений                                              Директорам школ    Документ не должен содержать больше четырех адресов. Слово "копия"перед   обозначением  второго,  третьего  и  четвертого  адресата   неуказывается:   каждый экземпляр документа должен  быть  подписан.  Принаправлении документа более чем в четыре адреса составляется список нарассылку   и  на каждом документе проставляется только один  адрес.  Всостав  реквизита  "адресат" может входить  почтовый  адрес.  Почтовыйадрес    не    проставляется    на    документах,    направляемых    вправительственные    учреждения,    постоянным    корреспондентам    иподведомственным учреждениям.    При  адресовании  документа гражданам сначала  указывают  почтовыйадрес, а затем фамилию и инициалы получателя. Например:                                             720009, г.Бишкек-9                                             ул.Орозбекова, 105                                             Исманову А.А     2.3.5. Датирование документа    Датой  документа  является  дата его подписания,  утверждения  илисобытия,    которое   зафиксировано  в  документе.   Например:   датойпостановления,  решения,  приказа,  распоряжения  является   дата   ихподписания,  протокола  и  акта - дата события,  датой  плана,  сметы,штатного   расписания  и других документов, требующих  утверждения,  -дата их утверждения.    Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся втексте,   оформляют   цифровым способом. Элементы  даты  приводятся  водной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год.Например:   дату  20  мая  1995  года  следует  оформлять:   20.05.95.Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затем  месяц  ичисло месяца. Например: 95.05.20.    При оформлении ОРД (приказов, распоряжений, решений, протоколов) ифинансовых     документов    применяется   словесно-цифровой    способоформления дат: 20 мая 1995 года.     2.3.6. Удостоверение документа    Подпись  -  обязательный  реквизит служебного документа. Документыподписываются    руководителем   учреждения   или   заменяющим     егодолжностным лицом в соответствии с его компетенцией.    Все экземпляры служебных документов, в том числе их копии,  должныбыть    подписаны.   Документы  должны  содержать  подлинные   подписидолжностных лиц.    Подписывается  экземпляр  документа,  остающийся   в   учреждении,остальные  экземпляры  могут быть заверены  исполнителем  или  на  нихпроставляется факсимиле подписи руководителя.    Реквизит   "подпись"  состоит  из  наименования  должности   лица,подписывающего  документ,  его личной  подписи  и  ее  расшифровки,  вкоторой указываются инициалы и фамилия.    В документах, составленных на бланках,  в  название  должности  невходит название учреждения. Например:    Директор                      (подпись)         А.А.Исаков    Заместитель министра          (подпись)         С.П.Павлов    При  оформлении  документов не на бланках название должности лица,подписывающего  документ,  включает  полное  наименование  учреждения.Например:    Директор Государственной    Национальной библиотеки    Кыргызской Республики         (подпись)         З.А.Асанбаева    На  документах,  за  содержание которых  отвечают  несколько  лиц,ставятся  две  или  более подписи. Их подписи располагаются  одна  поддругой  в  последовательности, соответствующей  занимаемой  должности.Например:    Директор                      (подпись)         С.Т.Тазабеков    Главный бухгалтер             (подпись)         А.С.Сидорова    При  подписании  документа  несколькими должностными лицами одногоранга их подписи располагаются на одном уровне. Например:    Начальник планового отдела        Начальник финансового отдела    (подпись)      В.В.Сидоров        (подпись)         А.А.Акишев    Документы, подлежащие подписанию руководителями  двух  учреждений,оформляются   не на бланке. Реквизиты "подпись" располагаются  в  двухпараллельных колонках. Например:    Министр связи                    Министр здравоохранения    Кыргызской Республики            Кыргызской Республики    (подпись)  А.Т.Тагаев            (подпись)    Н.К.Касиев    Если  должностное  лицо, фамилия которого заготовлена  на  проектедокумента,  отсутствует, то документ подписывается лицом,  исполняющимего  обязанности,   или заместителем. В реквизите "подпись"  черниламиили   машинописным  способом  вносятся  данные  лица,   подписывающегодокумент.   При  этом  проставление  косой  черты  или  предлога  "за"перед наименованием должности исключается.    При подписании документов, составленных комиссией, указываются  недолжности   лиц,  составивших  документ,  а распределение обязанностейв составе комиссии. Например:    Председатель комиссии        (подпись)         С.Ж.Жетимишев    Члены  комиссии:             (подписи)         К.Г.Белова    (в алфавитном порядке)                         Е.Т.Гуля    На  документах,  требующих особого удостоверения их подлинности, атакже финансовых документах, ставится гербовая печать (приложение 7).    Оттиск печати на документе должен захватывать  часть  наименованиядолжности лица, подписавшего документ, и подлинную подпись.    Министр                      (подпись)         Н.К.Касиев     2.3.7. Согласование документа    Подготовленные проекты документов перед подписанием в ряде случаевсогласовываются    с   заинтересованными  учреждениями,   структурнымиподразделениями,  отдельными должностными  лицами.  Это  делается  дляподтверждения их согласия с содержанием документа.    Согласование проводится внутри учреждения и вне его.    Внутреннее согласование обычно  оформляется  визой,  состоящей  издолжности  визирующего,  подписи, ее расшифровки (инициалы и  фамилия)и   даты.   Визируются  экземпляры  документов,  которые  остаются   вучреждении. Визы проставляются ниже реквизита "подпись". Например:    Директор                     (подпись)         А.Т.Тентимишев    Начальник планового отдела   (подпись)         В.В.Устинов    31.03.95    При несогласии с текстом документа, наличии замечаний и дополненийони  излагаются  на  отдельном листе. Виза в этом  случае  оформляетсяследующим образом:    Начальник планового отдела   (подпись)         В.В.Устинов    Замечания прилагаются.    31.03.95    Внешнее  согласование  может  быть  оформлено грифом согласования,листом согласования.    Гриф согласования состоит  из  слова  "СОГЛАСОВАНО",  наименованиядолжности   лица, с которым согласовывается документ, личной  подписи,ее  расшифровки и даты и располагается после реквизита   "подпись"   влевой части бланка. Например:    СОГЛАСОВАНО    Председатель ЦК профсоюза    работников государственных    учреждений Кыргызской Республики                              А.О.Омурова    31.05.95    Если  согласование  производится коллегиальным  органом,  то  грифсогласования оформляется следующим образом:    СОГЛАСОВАНО    Протокол заседания профкома    31.05.95 N 6    Если   содержание   документа  затрагивает   интересы   несколькихучреждений,  то  гриф согласования оформляется  на   отдельном   листе(приложение 8).     2.3.8. Утверждение документа    Отдельные  виды  документов (приложение 9) требуют их утверждения,после    чего    они   приобретают   юридическую   силу.   Утверждениесанкционирует его действие на определенный круг учреждений и лиц.    Документ   утверждается  двумя  способами,   имеющими   одинаковуююридическую силу: изданием распорядительного документа (постановления,решения, приказа) или посредством грифа утверждения.    Распорядительный  документ  необходимо  составлять  в тех случаях,когда   требуются   дополнительные  предписания  и  разъяснения.   Приутверждении  документа  распорядительным документом  гриф  утверждениясостоит    из   следующих  элементов:  слова  "УТВЕРЖДЕНО",   названияраспорядительного документа в именительном падеже, его даты и  номера.Например:                                         УТВЕРЖДЕНО                                         Постановление коллегии                                         Министерства здравоохранения                                         Кыргызской Республики                                         20.05.94 N ____    Если  документ  утверждается конкретным должностным лицом, то грифутверждения   состоит  из  следующих  элементов:  слова   "УТВЕРЖДАЮ",наименования   должности,   подписи,   инициалов   и   фамилии   лица,утвердившего  документ, даты утверждения. Например:                                         УТВЕРЖДАЮ                                         Министр здравоохранения                                         Кыргызской Республики                                         (подпись)    Н.К.Касиев                                         28.05.94    Гриф  утверждения  располагается в верхней  правой  части  первоголиста  документа. Слова: "утверждаю" и "утверждено" пишутся прописнымибуквами без кавычек.     2.3.9. Отметки на документах    Отметки   на  документах  проставляются в стадии  их  поступления,прохождения и исполнения.     2.3.9.1. Входящий регистрационный номер    Данный реквизит проставляется при получении документа. Он  состоитиз    условного  обозначения  структурного  подразделения  учреждения,номера  дела  по номенклатуре и порядкового  регистрационного   номерадокумента (см. пункт 3.2.2).     2.3.9.2. Исходящий регистрационный номер    Из таких же элементов состоит исходящий регистрационный номер (см.пункт 3.2.2).    В  письмах,  являющихся ответами на запросы, указывается  номер  идата  документа, на который дается ответ: на N 01-14 от 24.03.94.  Этиданные проставляются в установленном месте бланка.     2.3.9.3. Отметка о наличии приложения    Некоторые   виды  служебных документов имеют  приложения,  которыедополняют, разъясняют или детализируют отдельные  вопросы,  затронутыев тексте.    Если  к  документу  имеются приложения, то об этом  указывается  втексте или после текста документа перед реквизитом "подпись".    В распорядительных документах  (постановления,  решения,  приказы,распоряжения)   сведения о наличии приложений  указываются  в  тексте.Например:    Разработать  и  представить  на утверждение  план  мероприятий  потехнике безопасности по форме, указанной в приложении 1.    Приложения к распорядительным документам  располагаются  в  правомверхнем углу первого листа документа по форме:                                                 Приложение к приказу                                                 Министерства финансов                                                 10.03.95 N ________    При  наличии  нескольких приложений на каждом из них проставляютсяпорядковые номера без знака "N" перед цифровым обозначением. Например:    Приложение: 1. Справка о недостаче документов на 1 л. в 2 экз.         2. Выписка из протокола заседания ЭК на 1 л. в 1 экз.    Если   документ  имеет  приложения,  полное  наименование  которыхприводится  в  тексте, то отметка о наличии приложений оформляется  поформе:    Приложение: на 5 л. в 2 экз.    Если  к  документу прилагается другой документ с  приложением,  тоотметка о наличии приложений оформляется по форме:    Приложение: Заключение балансовой комиссии 25.03.95 N 2 и приложе-                  ние к нему, всего на 21 л. в 2 экз.    Если приложение направляется не во все указанные документе адреса,от отметку о наличии приложения оформляют по форме:    Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.    Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.     2.3.9.4. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело    Реквизит   "отметка  об исполнении" документа состоит  из  фамилииисполнителя и номера его телефона. Эту отметку имеют только  исходящиедокументы.  Наличие данного реквизита важно для оперативной  связи   стем,  кто   готовил  документ,  уточнения и разъяснения  затронутых  вдокументе вопросов.    ГОСТ  6.38-90  допускает  расположение  этого  реквизита  как   налицевой,   так  и  на  обратной стороне последнего листа  документа  внижнем левом углу. Например:    Исаков 22 40 60    Ниже  фамилии  исполнителя  при необходимости  может   указыватьсяиндекс   машинистки, который состоит из первых букв имени  и  фамилии,количества отпечатанных экземпляров и даты отпечатки. Например:    Исаков 22 40 60    ЛГ 5 28 03 95    Отметка  об  исполнении  документа  и  направлении  его   в   делопроставляется сразу же после решения вопроса и отправления  документа.Она состоит  из: слова "в дело", номера дела, в которое документ будетподшит,  кратких  сведений об исполнении документа,  подписи  и  даты.Например:    В дело 01-2/115 от 10.12.94    К.Алишева 11.12.94     2.3.9.5. Отметка о контроле    Этот реквизит проставляется на документах, требующих исполнения  ивзятых  на  контроль. Знак контроля (буква "К" или  штамп  "КОНТРОЛЬ")ставятся  на левом поле документа на уровне заголовка или в специальноотведенное   контрольное  окно.  Размеры  контрольного   окна   должнысоответствовать 16 х 18 мм.     2.3.9.6. Нумерация листов    Документы,  составленные  на двух или более  листах,  должны  бытьпронумерованы.   Номера  листов  проставляются  посередине  листа   нарасстоянии  10-15 мм от верхнего поля арабскими цифрами  без  точек  итире.     2.4. Оформление копий документов     Копия документа - воспроизведение всех реквизитов  документа.  Онавыдается   с   разрешения  руководителя  учреждения  или  руководителясоответствующего структурного подразделения.    Учреждение  может засвидетельствовать копии только тех документов,которые    создаются   в   самом   учреждении   (это   положение    нераспространяется на архивные учреждения и нотариат). Вместе с тем  приразрешении    дел,  касающихся  приема  граждан  на   работу,   учебу,удовлетворения  их  трудовых,  жилищных  и  других  прав,   учреждениюразрешается изготовлять копии выданных  другими  учреждениями   (копиидипломов и свидетельств о рождении и т.д.).    Копия  документа  воспроизводится на  бланке  данного  учреждения,заверяется  подписью  должностного  лица, удостоверяющего соответствиеее содержания подлиннику. Если копия изготавливается не на бланке, приее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника.    Копия   документа  воспроизводится на бланке  данного  учреждения,заверяется  подписью должностного лица,  удостоверяющего  соответствиеее  содержания  подлиннику. Если копия изготавливается не  на  бланке,при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника.    На первом листе копии документа над реквизитом "адресат"  ставитсяотметка   "копия".  При  заверении  копии  документа  ниже   реквизита"подпись"  проставляется заверительная надпись  "верно",  наименованиедолжности  лица,  заверившего  копию, его личная подпись,  расшифровкаподписи и дата заверения. Например:    Верно    Инспектор отдела кадров             (подпись)      В.В.Серова    31.03.95    При  пересылке  копии  в  другие учреждения  или  выдаче  на  рукиотдельным лицам на ней следует проставлять печать.     2.5. Правила машинописного оформления документов     2.5.1. Служебные документы, подготовленные для  печатания,  должныбыть   написаны  четко  и  разборчиво. В  верхнем  левом  углу  первойстраницы   рукописи   исполнитель  указывает  количество   необходимыхэкземпляров.    2.5.2.   Документы  должны  печататься  аккуратно,   без   ошибок,пропусков  и помарок. Первый экземпляр документа печатают  на   бумагехорошего качества.  Другие  экземпляры  документа допускается печататьна  бумаге  другого  качества,  но одинакового  с  первым  экземпляромформата.  С  целью экономии бумаги тексты документов временного  срокахранения  могут  печататься на двух сторонах  листа.   Размеры   полейдолжны   соответствовать  ГОСТ  6.38-90  (см.  пункт  2.3.2  настоящейинструкции). Для ускорения машинописных работ границы левого и нижнегополей  на  бланке  отмечаются уголками.    2.5.3.  Текст  документа должен печататься через  1,5  межстрочныхинтервала   (межстрочным   интервалом  называется   расстояние   междуоснованиями  смежных строк машинописного текста). Через 1  межстрочныйинтервал   допускается печатать текст документов формата А5.  Через  2межстрочных интервала печатаются тексты документов, предназначенных  квоспроизведению на  множительных  аппаратах  и  изданию   типографскимспособом  по ОСТ 29.115-91.    2.5.4. Реквизиты (кроме текста), состоящие  из  нескольких  строк,печатают  через  1  межстрочный интервал. Составные части  реквизитов:"адресат",  "гриф утверждения", "отметка о наличии приложения",  "грифсогласования" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.    2.5.5. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочнымиинтервалами.    2.5.6. Название вида документа печатают прописными буквами.    2.5.7.  Расшифровку  подписи  в реквизите  "подпись"  печатают  науровне  последней  строки  наименования должности  без  пробела  междуинициалами и фамилией.    2.5.8. Максимальная длина строки  многострочных  реквизитов  -  28знаков.    Если   заголовок  к  тексту превышает 150  знаков  (5  строк),  тодопускается  продлевать  до  границы  правого  поля.  Точку  в   концезаголовка  не ставят.    2.5.9.  При   печатании документов используют  восемь  стандартныхположений табулятора:    0 - от границы левого поля для печатания реквизитов:    заголовок  к  тексту,  "текст" (без абзацев),  отметка  о  наличииприложения,   наименование должности, гриф согласования, заверительнаянадпись  "верно",  а  также  слова "СЛУШАЛИ",  "ВЫСТУПИЛИ",  "РЕШИЛИ","ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ"; фамилия исполнителя и  номерего  телефона,  индекс машинистки, отметка об исполнении  документа  инаправлении его в дело;    1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;    2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и  трафаретныхтекстов;    3 -  после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретныхтекстов;    4 - после 32 печатных знаков для реквизита "адресат";    5 - после 40 печатных знаков для реквизита  "гриф  утверждения"  и"гриф ограничения доступа к документу";    6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи  в  реквизите"подпись";    7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и  трафаретныхтекстов,   а  также  простановки кодов по  ОКПО  (ОКПО  -  Общесоюзныйклассификатор  предприятий и организаций) и ОКУД (ОКУД  -  Общесоюзныйклассификатор управленческой документации).                   3. Организация работы с документами     3.1. Организация документооборота     Движение  документов  в  учреждении с  момента  их  получения  илисоздания  до  завершения исполнения, отправки и сдачи в дело  образуетдокументооборот.    Прохождение   документов в учреждении должно  быть  оперативным  ицеленаправленно    регулироваться.   Следует    исключить    инстанциипрохождения  и  действия  с  документами,  не  обусловленные   деловойнеобходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным.     3.1.1. Обработка поступающих документов    3.1.1.1. Прием и первичная обработка поступающей корреспонденции вучреждении  осуществляется  в централизованном   порядке   экспедициейили работниками служб делопроизводства.    Все  конверты,  за исключением личной корреспонденции  и  писем  вадрес  общественных  организаций, вскрываются.  При  этом  проверяетсяцелостность   конвертов   и наличие вложенных в  них  документов.  Приобнаружении  повреждения, отсутствия документов или приложения  к  нимнеобходимо   сообщить   об  этом отправителю. Конверты,  как  правило,уничтожаются,   кроме  случаев,  когда  только   по   конверту   можноустановить    адрес   отправителя  или  время  отправки  и   получениядокумента.    Ошибочно     доставленная    корреспонденция    пересылается    попринадлежности.    Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.    Нерегистрируемые   документы,  документы  в   адрес   общественныхорганизаций  и  с  пометкой  "лично"  непосредственно  передаются   поназначению.    3.1.1.2.  Предварительное  рассмотрение  документов  проводится  сцелью    распределения    поступивших   документов    на     требующиеобязательного      рассмотрения       руководством,       направляемыенепосредственно   в   структурные   подразделения   и    ответственнымисполнителям.    Предварительное  рассмотрение  осуществляется,  исходя  из  оценкисодержания   документа   и в соответствии с функциями  и  компетенциейструктурных  подразделений  учреждения  и  должностных  лиц,   которымнаправляется документ.    Документы  должны  передаваться руководству  или  непосредственнымисполнителям в день их поступления.    Когда в поступившем документе имеется ссылка на другие  документы,последние  подбираются и передаются руководству  учреждения  вместе  споступившим документом или соответствующей справкой.    Руководству  учреждения  передаются  документы правительственных ивышестоящих   административных  органов,  а  также  другие   важнейшиедокументы,   содержащие  необходимую  информацию   по   принципиальнымвопросам  деятельности учреждения, исполнение которых требует  решенияруководства.    Остальные    документы   передаются   руководителям    структурныхподразделений либо непосредственно исполнителям.    В    экстренных   случаях   документы,   подлежащие   рассмотрениюруководством  учреждения или его подразделений,  могут  быть  переданыисполнителям, с последующим докладом о них руководителю.    Документы,     которые   исполняются   несколькими    структурнымиподразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.    Подлинник  передается  ответственному  исполнителю,  названному  врезолюции  первым.  В  резолюции указывается: исполнители,  содержаниедействия,  срок исполнения (в необходимых случаях), личная  подпись  идата резолюции. Резолюция пишется в верхней свободной части документа.Необходимость  размножения  документов и количество копий определяетсялицом, организующим исполнение.    Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделениепо рассмотрению писем граждан.     3.1.2. Обработка исходящих документов    Документы,  отправляемые учреждением, в том числе  и  созданные  спомощью   средств   вычислительной  техники,   проходят    сортировку,упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.    Обработка  и  отправка  документов осуществляется  централизованноэкспедицией или работниками служб делопроизводства.    Документы,  предназначенные  для  отправки,  должны быть полностьюоформленными,   подписанными   и   зарегистрированными.    Неправильнооформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.    Для документов, направляемых  постоянным  адресатам,  используютсяконверты   с   адресами,  напечатанными  типографским   способом   илисредствами оперативного размножения.    Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются  водин конверт.    Документы,  предназначенные  для отправки, должны обрабатываться иотправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.     3.1.3. Передача документов внутри учреждения    Внутренние   документы   готовятся,  оформляются   и   исполняются(используются) в пределах самого учреждения.    Прохождение  внутренних  документов  на  этапах  их  подготовки  иоформления  организуется  в соответствии с  общим  порядком  обращенияисходящих,   а   на  этапе  исполнения  (использования)   -   входящихдокументов.    Проекты    распорядительных   документов   после   подготовки    исогласования   их  с  соответствующими  подразделениями  передаются  вюридическую    службу   учреждения   (юрисконсульту)   для    проверкисоответствия    содержания   подготовленных  документов   действующемузаконодательству.     После    подписания     указанные      документырегистрируются  и  пересылаются  для  исполнения  или  ознакомления  вподразделения учреждения, а в необходимых случаях  за его пределы.    Особенностью  прохождения  протоколов  является  отсутствие этаповподготовки   проекта  документа,  его  визирования   и   согласования.Протоколы,  содержащие  поручения  отдельным  должностным  лицам   илиподразделениям учреждения,  передаются  адресатам  в виде размноженныхэкземпляров или выписок из протокола.    Докладные  записки на имя руководителя учреждения или структурногоподразделения,   справки,   сводки  и  другие   внутренние   документыоперативного   характера рассматриваются должностным  лицом,  которомуони  направлены, после чего в общем порядке передаются для  исполнения(использования)  в  соответствующие  структурные  подразделения   либопомещаются в  соответствующее дело.     3.2. Регистрация документов     3.2.1. Общие правила регистрации документов    Регистрация документов - фиксация факта создания  или  поступлениядокумента  путем  проставления на нем индекса  с  последующей  записьюнеобходимых сведений о документе в регистрационных формах.    Регистрации  подлежат все документы, требующие учета, исполнения ииспользования   в   справочных   целях  (распорядительные,   плановые,отчетные, финансовые и др.), как создаваемые внутри учреждения, так  инаправляемые    в  другие  организации;  поступающие  из  вышестоящих,подведомственных и других организаций, а также частных лиц.    Каждое учреждение должно иметь перечень документов, не  подлежащихрегистрации   (приложение  10).  Перечень  утверждается  руководителемучреждения.    Основным  принципом регистрации документов является однократность.Каждый  документ  должен регистрироваться в данном  учреждении  толькораз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие ивнутренние - в день подписания.    При передаче зарегистрированного документа из одного  структурногоподразделения    в    другое,  он  повторно  не  регистрируется,   егодальнейшее  движение отражается в экземпляре карточки,  приложенной  кдокументу.    Регистрация  поступающих  и создаваемых  документов  проводится  восновном централизованно.     3.2.2. Индексирование документов    Индексирование   документов  -  присвоение   документу   условногообозначения  (индекса) и порядкового номера. Индексирование проводитсяна  основе  номенклатуры дел. Индекс документа  должен   состоять   изусловного обозначения  структурного  подразделения учреждения,  номерадела  по номенклатуре и порядкового регистрационного номера документа.Например:    05-2/250  -  регистрационный  номер входящего документа,  где:  05индекс структурного подразделения, в которое направляется документ,  2номер дела по номенклатуре, 250 - порядковый номер документа.    03-21/145  - регистрационный номер исходящего документа,  где:  03индекс   структурного  подразделения, подготовившего  документ,  21  -номер  дела по номенклатуре, в которое подшита копия документа, 145  -порядковый номер документа.    Регистрационный    номер  входящего  документа   проставляется   врегистрационном  штампе, расположенном на правом нижнем  поле  первоголиста документа (приложение 11).    Регистрационный номер исходящего документа фиксируется  в  угловомштампе   (при   отсутствии  бланка),  которые  проставляются  в  левомверхнем углу документа или в специально отведенном на бланке месте.    Исключение    составляют   индексы   распорядительных   документов(постановлений,  приказов, распоряжений, протоколов).  Индексами  этихдокументов  являются их регистрационные номера, которые  присваиваютсяим в пределах каждого вида документов.     3.2.3. Формы регистрации документов и порядок их заполнения    Регистрационные  учетные  формы  подразделяются  на  журнальные  икарточные.    3.2.3.1.  Журнальная  форма  регистрации  входящих,  исходящих   ивнутренних    документов  используется  в  учреждениях   с   небольшимдокументооборотом.  При  журнальной  системе  регистрации  поступающиедокументы    регистрируются   в   журнале     регистрации     входящейкорреспонденции  (приложение 12),  отправляемые  документы - в журналерегистрации исходящей корреспонденции (приложение 13).    При заполнении журналов соблюдаются следующие правила:    сразу же заполняются 1-6 графы журнала  входящей  корреспонденции,но  в  1  графе  журнала  и  в  регистрационном  штампе  на  документепроставляется  только  порядковый номер. После рассмотрения  документаруководством   заполняются  7-8  графы  журнала.   9   графа   журналазаполняется  при  исполнении  документа,   10  графа  -  при  передачеисполненного  документа в дело. Если входящий документ  передается  наисполнение в другое учреждение, то об этом делается отметка в 8  графежурнала.   Примерно   так  же  заполняются  графы  журнала   исходящейкорреспонденции.    3.2.3.2.   При   поступлении   большого   объема   нормативных   ираспорядительных  документов из аппарата Президента, Жогорку Кенеша  иПравительства  Кыргызской  Республики для их  регистрации   необходимозавести  отдельный журнал (приложение 14).    3.2.3.3. Документы,  направляемые  местным  адресатам,  разносятсякурьером  и  вручаются под расписку в разносной книге (приложение  15)или  направляются почтой. Отправляемая почтой корреспонденция вноситсяв реестр (приложение 16).    3.2.3.4. При карточной форме  регистрации  документов  применяетсяединая    регистрационно-контрольная   карточка   (РКК)  установленнойформы  (приложение  17).  Она заполняется  в  двух  экземплярах,  одинэкземпляр  передается  вместе  с  документом  исполнителю,  второй   -остается  в  службе делопроизводства. РКК заполняется машинописным илирукописным способом.    Календарная  шкала  карточки должна использоваться для контроля засроками  исполнения  документа. Число месяца, к которому  должен  бытьисполнен   документ,  обводится или отмечается. Дата исполнения  можетбыть   установлена  на  основании  текста  документа   или   резолюциируководителя.    В  графе "корреспондент" - пишется наименование учреждения, откудапоступил  или  куда  направляется  документ.   При   заполнении   этойграфы   употребляются  общепринятые  сокращения   или   индексы   этихучреждений.    В  графе  "Дата  поступления и индекс документа" - отмечается датапоступления   документа  и  индекс,  который   ему   присваивается   вучреждении,  в  которое он поступил. Число, месяц, год  пишутся  тремяпарами  арабских цифр.    В  графе  "Дата и индекс документа" проставляются дата документа ииндекс,   присвоенный   учреждением   -   автором   поступившего   илиотправляемого  документа. Она используется для  регистрации  исходящихдокументов.    В  графе  "Краткое  содержание"  указывается  вид  документа,  егозаголовок или краткое содержание.    В   графу  "Резолюция  или  кому направлен  документ"  переноситсярезолюция  руководителя учреждения, указывается  ее  автор,   дата   иисполнитель.    В   графе  "Отметка  об исполнении документа"  отражается  решениевопроса  по  существу,  дата  и индекс ответного  документа.  Если  нетребуется составления  письменного ответа, дается конкретная запись  отом,  когда,  кем  и  как  решен вопрос, поставленный  в  инициативномдокументе.    При исполнении распорядительных документов вышестоящих  учрежденийставится  номер  и  дата  принятого  распорядительного  документа   воисполнение поступившего.    В  графе  "Контрольные  ответы"  фиксируется отметка о контроле засроками  исполнения документов. Записи должны содержать дату  проверкии   конкретные    причины   задержки  исполнения   документов.   Графаиспользуется также для записей, отражающих движение документа.     3.3. Организация контроля исполнения документов     3.3.1. Общие правила контроля исполнения документов    3.3.1.1.   Организация  контроля  исполнения   документов   должнаобеспечивать их своевременное и качественное исполнение.    Действия  по  контролю  исполнения  документов  включают  в   себянепосредственную  проверку и регулирование  хода  исполнения,  учет  ианализ результатов исполнения документов.    3.3.1.2.   Контролю  за  исполнением  подлежат  наиболее    важныевходящие,   исходящие  и  внутренние  документы,  требующие   принятияопределенных решений, исполнения и составления на них ответов.    Обязательному контролю подлежат документы, поступившие из аппаратаПрезидента, Жогорку Кенеша и Правительства Кыргызской Республики.    3.3.1.3. Контроль за исполнением документов рекомендуется вести накарточках.    В    качестве    контрольных    карточек    используютсядополнительные  экземпляры  регистрационных  карточек,  заводимых  припостановке документов на контроль.    Контроль  за  исполнением  поручений, содержащихся  во  внутреннихраспорядительных документах, осуществляется также с помощью  карточек.Контрольные  карточки  могут  заводиться и  на  поручения  руководстваучреждения, отданные в устной форме.    3.3.1.4. Контроль за исполнением документов по существу затронутыхв     них     вопросов    осуществляют    руководители     учреждений,руководители структурных подразделений и другие ответственные лица.    Контроль за сроками фактического исполнения  проводится  службами,подразделениями или исполнителями по контролю исполнения документов.     3.3.2. Сроки исполнения документов    Документы исполняются к сроку, указанному в тексте документа или врезолюции руководителя учреждения.    Сроки  исполнения  исчисляются  с  даты  подписания  (утверждения)документа, а поступивших из других учреждений - с даты их поступления.    Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.    Типовые   сроки   исполнения  устанавливаются  для   определенных,наиболее   массовых  категорий  документов,  подлежащих   контролю   всоответствии  с  существующим  законодательством.  В  основном,  срокиисполнения документов не должны превышать 10 дней.    Индивидуальный  срок исполнения определяет руководитель учрежденияи фиксирует его в резолюции.    В распорядительных документах и документах  коллегиальных  органовсроки  исполнения устанавливаются отдельно в каждом пункте по заданиями поручениям.    Продление  сроков  исполнения документов  производится  только  поуказанию    руководителя  или  с  разрешения  учреждений  -   авторов,установивших  эти сроки. Продление срока исполнения документа  следуетоформить   сразу же  после его получения, если в процессе  работы  надним выявляются причины, препятствующие соблюдению указанного срока.     3.3.3. Ведение контроля исполнения документов    В  процессе  контроля  исполнения документов  соблюдается   четыреосновных  последовательно  выполняемых  этапов:  постановка документовна  контроль;  ведение контроля; снятие документов с контроля;  анализисполнительной дисциплины в учреждении.    3.3.3.1.  Этап  постановки  документов  на  контроль  состоит   извыявления   документов,  требующих  контроля  за  сроками  исполнения;заполнения   на   контролируемый  документ  комплекта  регистрационно-контрольных  карточек; внесения в РКК содержания резолюции и  передачидокумента на исполнение.    Отметка  о  контроле  (см. пункт 2.3.9.5) при  карточной   системерегистрации  переносится  в  графу  "Контрольные  отметки"  РКК,   прижурнальной   системе   регистрации  в  7  графу   журнала   "Резолюцияруководства и срок исполнения".    3.3.3.2.   Этап  ведения  контроля  заключает  в  себе  выполнениеследующих   операций по регулированию процесса исполнения  документов:внесение  в РКК контрольных отметок; устное или письменное напоминаниеисполнителям  о  приближении срока окончания  работы  над  документом;регулярное информирование руководителей о ходе исполнения документов ипричинах   задержек в исполнении; мерах по обеспечению  своевременногоисполнения документов и др.    3.3.3.3.  Этап  снятия документа с контроля  зависит  от   степениисполнения   документа.   Документ считается исполненным  лишь  тогда,когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ  посуществу.   Снять  документ с контроля может то должностное лицо  (илислужба), которое поставило его на контроль.    После  исполнения  документы  снимаются  с  контроля.  Данные   обисполнении  документа и снятии с контроля отмечаются  на  документе  ирегистрационной  карточке. На документе оформляется реквизит  "Отметкаоб исполнении документа и направление его в дело", в РКК - "Отметка обисполнении   документа".   Регистрационно-контрольная   карточка    изконтрольной картотеки переносится в справочную картотеку.    3.3.3.4. Этап анализа исполнительской  дисциплины  предусматриваетсоставление    количественных  сводок   и   справок   по   результатамконтрольной  работы  за  определенный  промежуток  времени;   передачудокументов    по   результатам   анализа   исполнительской  дисциплиныруководству  учреждения и разработку мер по улучшению  исполнительскойдисциплины.    Данные   о   результатах   исполнения  контролируемых   документовобобщаются  по  состоянию на первое число каждого месяца, составляютсясводки (приложение 18) и представляются руководству учреждения.     3.3.4. Построение справочного аппарата    Регистрационно-контрольные карточки систематизируются в  картотекепо    определенной    схеме   (по   структурным   подразделениям,   понаправлениям деятельности, срокам исполнения, корреспондентам и  др.),обеспечивающей оперативный поиск и контроль за исполнением документов,а также быстрое получение необходимой информации.    Регистрационно-контрольная  картотека делится  на  две  части:  нанеисполненные  и исполненные документы. Первая часть картотеки  служитдля  поиска  документов  в процессе их исполнения. Вторая часть -  дляпоиска исполненных документов.    Картотека   на   предложения, заявления и жалобы  граждан  ведетсяотдельно, карточки в ней располагаются по алфавиту фамилий заявителей.    В учреждениях с большим документооборотом контроль за  исполнениемдокументов  может  производиться  с помощью  электронно-вычислительнойтехники.     3.4. Учет и рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан     3.4.1. Порядок работы  с  предложениями,  заявлениями  и  жалобамиграждан   устанавливается  Законом Кыргызской  Республики  "О  порядкерассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан".    3.4.2. Прием,  регистрация,  контроль  за исполнением предложений,заявлений  и  жалоб  граждан в учреждении осуществляется   инспекторомили назначенным ответственным лицом.    3.4.3. Предложения,  заявления и жалобы граждан регистрируются  нарегистрационно-контрольных  карточках  (РКК).  Устный  прием   гражданведется  на  этих же карточках (приложение 19). На каждое предложение,заявление,  жалобу заполняется РКК в 2 экземплярах,  один  из  которыхпомещается  в  регистрационно-контрольную  картотеку  по  алфавиту,  авторой - вместе с документом передается в структурное подразделение.    3.4.4. При незначительном количестве поступающих жалоб и заявленийрегистрацию их можно вести в журнале (приложение 20).    3.4.5.  При  регистрации  предложений,  заявлений,  жалоб  на  нихпроставляется   регистрационный   штамп,   на   котором    указываетсярегистрационный  номер  (индекс), состоящий из  первой  буквы  фамилиизаявителя,  порядкового  номера и даты поступления.   Например,   еслизаявление   Гулямова   К.Г.   поступило   10.05.95,   то   оно   будетзарегистрировано:   10.05.95  Г-52.  Исходящий   номер   на   ответномдокументе будет таким же,  но с указанием даты отправления.    3.4.6.    Все    поступившие   предложения,   заявления,    жалобыдокладываются  в  день поступления и передаются   для   исполнения   всоответствующее структурное подразделение.    3.4.7.  Резолюции  на  предложении,  заявлении,  жалобе  полностьюпереносятся на РКК или в журнал.    3.4.8.   Предложения,    заявления,   жалобы,   направленные    нарассмотрение  в  другие  учреждения,   посылаются  не  позднее  чем  впятидневный   срок.   Копия  препроводительного  письма   направляетсязаявителю,   а   при   личном  приеме  разъясняется  -  куда   следуетобратиться.    Посылать жалобы граждан на рассмотрение руководителей  учреждений,на которых они жалуются, запрещено.    3.4.9.    Предложения,    заявления,    жалобы   граждан    должнырассматриваться    в  установленные  сроки:   безотлагательно   -   нетребующие  дополнительного  изучения и  проверки,  остальные  -  до  1месяца.    3.4.10. Данные  о  результатах исполнения предложений,  заявлений,жалоб   граждан   обобщаются  на  первое  число   каждого   месяца   идокладываются руководству (приложение 21).    3.4.11.   Рассмотрение  предложений,  заявлений,   жалоб   граждансчитается   законченным, когда разрешены поставленные в них вопросы  иоб  этом сообщено заявителю. В карточке (журнале) делается отметка  обисполнении.     3.5. Составление номенклатуры дел     Номенклатура  дел  -  это  систематизированный перечень заголовковдел,   заводимых  в  учреждении,  с  указанием  сроков  их   хранения,оформленный     в    установленном    порядке.    Номенклатура     делсоставляется   в  целях  обоснованного  распределения   документов   иформирования дел,  обеспечения поиска документов и учета дел.    3.5.1. Различаются три вида номенклатур дел:  типовая, примерная ииндивидуальная.    Типовая номенклатура дел составляется для однородных по  характерудеятельности   и  структуре  учреждений.  Она  устанавливает   типовойсостав,  единую  индексацию  дел  в  отрасли  и  является  нормативнымдокументом.    Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел  дляучреждений,  однородных  по  характеру  деятельности,  но  разных   поструктуре и носит рекомендательный характер.    Типовые   и   примерные  номенклатуры  дел  служат   основой   длясоставления индивидуальных номенклатур дел.    Индивидуальная  номенклатура  дел учреждения  состоит  из  перечнянаименований  всех  дел, формирующихся в делопроизводстве  конкретногоучреждения, с указанием их сроков хранения.    3.5.2.  Типовые   и  примерные  номенклатуры  дел  разрабатываютсяслужбами   делопроизводства   (ДОУ  -  документационного   обеспеченияуправления)   головных    учреждений,    рассматриваются   центральнойэкспертной  комиссией  (ЦЭК)  министерств (ведомств)  или  экспертнымикомиссиями   (ЭК)   учреждений,  имеющих  подведомственную  сеть,   накоторую распространяются эти виды номенклатур дел.  Затем они подлежатсогласованию   с  учреждениями  государственной  архивной   службы   иутверждению руководителем учреждения.    Индивидуальная    номенклатура   дел   учреждения   (ее   разделы)составляется  структурными подразделениями  учреждения  и  канцеляриейсводится   в  единую  номенклатуру. Она согласовывается  с  экспертно-проверочной комиссией  (ЭПК)  государственного архива, куда  документыпоступают  на  государственное хранение и  утверждается  руководителемучреждения.    Учреждения,  не  сдающие  документы на  государственное  хранение,номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации.    3.5.3. Составлению номенклатуры дел предшествует изучение состава,содержания   и  количества  документов,  образующихся  в  деятельностиучреждения.  При этом используются: положения (уставы) об   учреждениии   его  структурных подразделениях, штатное расписание,  типовой  иливедомственный перечни, номенклатуры и описи дел за прошлые годы.    3.5.4.  Классификационными  делениями (разделами  и  подразделами)номенклатуры     дел   могут   быть   как   внутренние   подразделенияорганизационной структуры учреждения, так и управленческие функции илинаправления деятельности учреждения.    Наименования   структурных  подразделений   в   номенклатуре   делрасполагаются  в соответствии со штатным расписанием и каждому из  нихприсваиваются условные цифровые обозначения (индексы). Рекомендуется вкачестве    первого    раздела    номенклатуры    указывать     службуделопроизводства, последнего раздела - общественные организации.    В конце каждого раздела оставляются резервные номера.    В номенклатуре дел, построенной  по  производственно-отраслевой  ифункциональной    схемам,   ее  разделами  и   подразделами   являютсяуправленческие  функции  и  отрасли, которые  располагаются  в  ней  впорядке их значимости.    В учреждениях с неярко выраженной структурой  применяется  валоваянумерация дел.    3.5.5.   В  номенклатуру должны быть включены все  заголовки  дел,отражающие  все  документируемые участки работы   учреждения.   Каждоедело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь индекс. Индекс  деласостоит  из   индекса структурного подразделения и порядкового  номерадела в пределах подразделения.    Не  включаются  в  номенклатуру  дел  печатные  издания,  сборникипостановлений, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени,реферативные журналы и др.    3.5.6.   Номенклатура   дел   в   организации   составляется    поустановленным   правилам  (приложение 22).  Печатается  в  необходимомколичестве экземпляров.    3.5.7. Номенклатура  дел пересоставляется и согласовывается зановов  случае  изменений  функций  и структуры  учреждения.  Ежегодно  онауточняется,     перепечатывается   с   соответствующими    поправками,утверждается руководителем учреждения и вводится в действие с 1 январяследующего  года.    3.5.8. В течение года в  утвержденную  номенклатуру  дел  вносятсясведения  о  заведении дел, о включении новых дел и т.д. По  окончаниигода   в  нее  вносятся  итоговые сведения о категориях  и  количествезаведенных дел.     3.6. Формирование дел     Формирование  дел - группировка исполненных документов  в  дела  всоответствии с номенклатурой дел.     3.6.1. Общий порядок формирования дел    3.6.1.1. При формировании дел требуется строго соблюдать объем дели состав документов, которые будут подшиты в него.    Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему,а   также   черновиков,   его  вариантов,   размноженных    копий    идокументов, подлежащих возврату.    3.6.1.2.  В  дела  подшиваются только  исполненные  документы,  накоторых заполнен реквизит об исполнении документа и направлении его  вдело.  Секретарь   или   лицо,  ответственное  за  формирование   дел,принимая   документы  для  подшивки,  должен  проверить   правильностьоформления    документов.  Если  документ  оформлен  неправильно   илинедооформлен, то он возвращается исполнителю на доработку.    3.6.1.3. В дело должны подшиваться документы  по  одному  вопросу,имеющие   одинаковый  срок хранения, поэтому документы  постоянного  ивременного сроков хранения следует формировать раздельно. Каждое  делодолжно  содержать  не  более  250 листов  (3-4   см   толщины).   Еслидокументов больше, они делятся на тома.    3.6.1.4.     В     дела     группируются     документы      одногоделопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела.     3.6.2. Систематизация отдельных категорий документов    3.6.2.1.  Расположение  документов  внутри  дела  производится   вхронологической последовательности.    3.6.2.2. Приказы по  основной  (производственной)  деятельности  иличному   составу   формируются  отдельно,  группируются  в  деле   похронологии.    3.6.2.3. Документы коллегиальных органов группируются в одно  дело(протоколы   и   решения,   документы  к  заседаниям,  повестка   дня,справки, заключения, проекты решений и др.).    Протоколы  располагаются в деле в прямом хронологическом порядке ипо  номерам.  Документы  к  заседаниям  систематизируются  по  номерампротоколов заседаний.    Протоколы выборных органов и общественных организаций нумеруются впределах срока, на который избран данный общественный орган.    3.6.2.4.   Переписку  следует  группировать  в  дела   за   периодкалендарного   года.  В  дело  переписки  помещаются  все   документы,возникающие  в  ходе   решения вопроса. Переписка систематизируется  вхронологической  последовательности:  документ-ответ   помещается   задокументом-запросом.  Переписка  с  правительственными и  вышестоящимиорганизациями  ведется  отдельно и при необходимости  группируется  поконкретным вопросам.    3.6.2.5.  Планы,  отчеты,  сметы, штатные расписания  группируютсяотдельно от проектов этих документов и формируются в дела того   года,на   который   или  за  который  они  составлены,  независимо  от  датсоставления и утверждения.    3.6.2.6.  Документы  в  личных  делах  располагаются  в  следующемпорядке:    - внутренняя опись документов;    - заявление о приеме на работу;    - направление или представление;    - анкета, личный листок по учету кадров;    - автобиография;    - копии документов об образовании;    - выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копиизаписок о приеме, переводе, увольнении) и др.    Копии  приказов  о  наложении взыскания, о  поощрениях,  изменениифамилии   и  т.д., в связи с вынесением этих записей  в  дополнение  кличному листку по учету кадров, в личное дело не помещаются.    3.6.2.7.  Предложения,  заявления  и  жалобы  граждан  формируютсяраздельно. Документы в этих делах располагаются в хронологическом  илиалфавитном порядке.     3.7. Оформление дел     3.7.1. Полное и частичное оформление дел    3.7.1.1. В зависимости от сроков хранения  проводится  полное  иличастичное  оформление  дел.   Оформление  дел  проводится  работникамислужбы  делопроизводства  и  специалистами структурных   подразделенийучреждения  при   методической  помощи и под контролем  ведомственногоархива или ответственного лица за архив.    3.7.1.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного,  временного(свыше  10  лет)  хранения и по личному составу.   Полное   оформлениедела предусматривает:    - подшивку и переплет дела;    - нумерацию листов в деле;    - составление заверительной надписи дела;    - внесение изменений в реквизиты обложки дела и др.    3.7.1.3. Дела временного срока (до 10 лет  включительно)  храненияподлежат частичному оформлению:    - дела допускается хранить в скоросшивателях;    - не проводится пересистематизация документов в деле;    - не нумеруются листы дела;    - не составляются заверительные надписи.     3.7.2. Подшивка дела    3.7.2.1. Документы,  составляющие дело, подшиваются на 3-4 проколав   твердую   обложку  с учетом возможности свободного  чтения  текставсех документов.    3.7.2.2. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки  форм  длязаверительной    надписи   (приложение  23),  а  в  начале   дела,   внеобходимых  случаях  -  бланки форм для внутренней  описи  документовдела.     3.7.3. Нумерация листов    3.7.3.1. В целях обеспечения  сохранности  и  закрепления  порядкарасположения  документов, включенных в дело, все листы,  кроме  листовзаверительной   надписи   и   внутренней описи,  нумеруются  арабскимицифрами  валовой нумерацией в правом верхнем углу, не  задевая  текстадокументов, черным графическим карандашом или нумератором.    3.7.3.2.  Листы  дел, состоящих из нескольких  томов  или  частей,нумеруются по каждому тому или части отдельно.    3.7.3.3.3. В  случае обнаружения большого числа ошибок в нумерациилистов  дел  при передаче их на государственное  хранение   проводитсяих  перенумерация.  Старые номера зачеркиваются и рядом ставится номерлиста.  В конце дела составляется новая заверительная надпись,  стараязачеркивается, но сохраняется в деле.    3.7.3.3.4.  При  наличии  отдельных  ошибок  в  нумерации   листовдопускается употребление литерных номеров.     3.7.4. Оформление обложки дела    3.7.4.1.   Обложка  дел  постоянного  и  долговременного  храненияоформляется в соответствии с ГОСТ 17 914-72 (приложение 24).    На обложке дела указываются:    - код госархива;    - код учреждения;    - наименование государственного архива;    - наименование учреждения и структурного подразделения;    - дело N ___;    - том N ___;    - заголовок дела;    - дата;    - количество листов;    - срок хранения;    - архивный шифр.    3.7.4.2. По окончании года в надпись на обложках дел постоянного идолговременного    хранения    вносятся    уточнения:      проверяетсясоответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов.В   необходимых  случаях  в  заголовок  дела  вносятся  дополнительныесведения  (проставляются  номера приказов, протоколов,  виды  и  формыотчетности и т.п.).    Заголовок   дела  на  обложке  переносится  из  номенклатуры   делучреждения,  согласованной  с  ЭПК  соответствующего  государственногоархива.    3.7.4.3.   При  оформлении  обложки  дел  наименование  учрежденияуказывается  полностью,  в именительном падеже,  с  указанием  полногонаименования   учреждения.  Если учреждение имеет официально  принятоесокращенное  наименование, то оно указывается в скобках после  полногонаименования.    3.7.4.4. При изменении наименования учреждения в течение  периода,охватываемого    документами  дела,  на  обложке  дописываются   новыенаименования   учреждения  или   учреждения-преемника,    а    прежнеезаключается  в скобки.    3.7.4.5. Дата  на  обложке должна соответствовать году заведения иокончания дела.    Датой  дел,  содержащих  распорядительную  документацию,  являютсякрайние   даты   документов  дела  (число,  месяц,  год)   регистрации(составления) самого раннего и самого позднего документов,  включенныхв дело.    Датой   дела,  содержащего  протоколы  заседаний,  являются   датысоставления первого и последнего протокола.    Датой  личного  дела  являются даты подписания приказов о приеме иувольнении лица, на которое оно заведено.    3.7.4.6. При обозначении даты документа сначала указывается число,затем  месяц  и  год.  Число  и  год обозначаются  арабскими  цифрами,название месяца пишется словами.    3.7.4.7. Обязательными реквизитами обложки дела является  указаниеколичества   листов   в   деле,  которое  проставляется  на  основаниизаверительной надписи дела.     3.8. Подготовка документов к передаче в архив учреждения     3.8.1. Экспертиза ценности документов     Экспертиза ценности документов - определение ценности документов вцелях  установления  их  сроков хранения  и  отбора  для   дальнейшегохранения.    Экспертиза  ценности  документов  проводится  на  основе  "Перечнятиповых    документов,   образующихся  в  деятельности   госкомитетов,министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий  суказанием сроков хранения", отраслевых перечней, номенклатур дел и др.     3.8.1.1. Организация экспертизы ценности документов    3.8.1.1.1.  Для  организации  и  проведения  экспертизы   ценностидокументов  и  отбора  их для передачи на государственное хранение,  атакже  для  контроля  и оказания методической  помощи   в   проведенииэкспертизы   ценности  документов  в  учреждениях  отрасли   (системы)создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).    3.8.1.1.2. Экспертиза  ценности документов,  отбор их для храненияосуществляется   в   остальных  учреждениях   постоянно   действующимиэкспертными комиссиями (ЭК).    3.8.1.1.3.  ЦЭК  (ЭК)  учреждения является совещательным  органом,работает     в     постоянном    контакте   с   ЭПК   соответствующегогосударственного  архивного учреждения и получает от  нее  необходимыеорганизационно-методические указания.    3.8.1.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работыопределяется  положением,  утвержденным  руководителем  учреждения  посогласованию с соответствующим государственным архивом.     3.8.1.2. Основные функции ЦЭК (ЭК) учреждения    3.8.1.2.1. Основными функциями ЦЭК (ЭК) учреждения являются:    - организация ежегодного отбора документов для хранения;    - рассмотрение  годовых  разделов описей дел постоянного хранения,описей  дел  временного хранения (свыше 10 лет),  в  том  числе  и  поличному составу,  актов о выделении к уничтожению документов и дел, неподлежащих дальнейшему хранению;    -  участие   в   подготовке  и рассмотрение  проектов  нормативныхдокументов   и   методических  разработок  по   вопросам   организациидокументов    в   делопроизводстве   и   работы   архивов   учреждений(номенклатур дел,  положений об ЭК и архиве учреждений и др.);    -   методическое  руководство  и  контроль  за  деятельностью   ЭКподведомственных учреждений.    3.8.1.2.2.  В   своей  работе ЦЭК (ЭК) учреждения  руководствуетсяЗаконом  Кыргызской Республики "О Национальном архивном  фонде   (НАФ)Кыргызской   Республики",  основными положениями ГСДОУ и ЕГСД  (Единаягосударственная   система  делопроизводства),   "Основными   правиламиработы    ведомственных   архивов",    указаниями   и   рекомендациямиГосударственного  архивного агентства Кыргызской Республики  и  другихучреждений  государственных архивных служб республики.     3.8.1.3. Организация работы ЦЭК (ЭК) учреждения    3.8.1.3.1.  Экспертная  комиссия создается  приказом  руководителяучреждения из числа наиболее квалифицированных работников в количествене  менее  трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включаетсязаведующий архивом или лицо, ответственное за архив, а в состав ЦЭК  -представитель соответствующего госархива.    Председателем  ЦЭК (ЭК) учреждения назначается один из руководящихработников.    3.8.1.3.2. ЦЭК (ЭК) учреждения работает в  соответствии  с  планомработы,   утвержденным  руководителем учреждения.  Заседания  комиссиипротоколируются.     3.8.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов     3.8.2.1. Проведение экспертизы ценности документов                          в делопроизводстве    3.8.2.1.1.   Экспертиза  ценности  документов  в  делопроизводстведолжна  осуществляться  ежегодно работниками  службы  делопроизводствасовместно  с  ЦЭК  (ЭК)  учреждения под непосредственным  руководствомведомственного архива.    3.8.2.1.2.   При   проведении экспертизы  ценности  в  структурныхподразделениях осуществляется:    -  отбор  документов  постоянного  и  временного  (свыше  10  лет)хранения для передачи в архив учреждения;    -   отбор   документов  временного  срока  хранения,    подлежащихдальнейшему хранению в структурных подразделениях;    -  отбор  и  выделение к уничтожению дел, сроки  хранения  которыхистекли.     3.8.2.2. Проведение экспертизы ценности документов                          в архиве учреждения    3.8.2.2.1.   Архив  учреждения  (ведомственный   архив)   проводитэкспертизу   ценности   документов   постоянного  срока  хранения  приотборе их на государственное хранение, документов по личному составу -на  централизованное хранение.    3.8.2.2.2.    В    случае    обнаружения   недостачи    документовсоответствующими   учреждениями должны быть приняты  меры  по  розыскуэтих  документов. Руководитель учреждения информируется о  результатахрозыска недостающих дел и документов.     3.8.2.3. Оформление результатов экспертизы ценности документов    3.8.2.3.1.   По  результатам  экспертизы  ценности  документов   вучреждении составляются:    - описи дел постоянного срока хранения;    - описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;    - описи дел по личному составу;    - акты о выделении к уничтожению.     3.9. Составление и оформление описей дел     3.9.1. В  целях  обеспечения сохранности,  своевременного отбора иточного   учета   дел,    подлежащих  передаче   на    государственноехранение,   первоочередной    задачей   архива   учреждения   являетсясоставление годовых разделов описей дел.    3.9.2. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10  лет)и  по  личному  составу,  прошедшие экспертизу ценности,  составляютсягодовые разделы описей.    3.9.3. Обязательными элементами описи дел являются: титульный лист(приложение    25),    предисловие,    при    необходимости     списоксокращенных слов.    Эти элементы составляют научно-справочный аппарат описи.    3.9.3.1. Титульный лист к описи составляется при  первой  передачедел   в  государственных  архив.  При  последующей  передаче  дел   ондополняется.    3.9.3.2. В предисловии к описи излагаются:    - история учреждения, история фонда;    - состав и содержание документов описи (фонда);    - особенности формирования, описания и систематизации дел;    - состав справочного аппарата к описи.    3.9.3.3. Список сокращенных слов составляется в тех случаях, когдав   годовом  разделе описи употребляются сокращения,  характерные  длядеятельности данного учреждения или ведомственной системы, к   которойони относятся. Сокращения в списке располагаются в алфавитном порядке.    3.9.4.  Описи  дел  постоянного срока хранения составляются  в   4экземплярах,   заверяются лицом, ответственным за  ДОУ,  подписываютсяпредседателем ЭК (приложение 26).  Все экземпляры описи в обязательномпорядке    представляются   на   рассмотрение   ЭПК   соответствующегогосударственного   архива,   затем  они   утверждаются   руководителемучреждения.    3.9.5.  Описи  на дела временного срока хранения  (свыше  10  лет)составляются  в 2 экземплярах, оформляются аналогично описям  на  делапостоянного  хранения.  Описи на рассмотрение архивных  учреждений  ненаправляются.    3.9.6. Порядок составления, оформления и рассмотрения  описей  делпо  личному  составу  аналогичен  порядку  составления,  оформления  исоставления описей дел постоянного срока хранения.     3.10. Оформление акта об уничтожении документов и дел     3.10.1. После  утверждения соответствующим государственным архивомописей  дел постоянного срока хранения учреждение осуществляет   отбори  выделение  к  уничтожению документов и дел, сроки хранения  которыхистекли.    3.10.2. Отбор  документов  и  дел  к уничтожению оформляется актом(приложение    27).     Акты    рассматриваются     ЭК     учреждения,подписываются  председателем и ее членами и утверждаются  руководствомучреждения.     3.11. Порядок передачи архивом учреждения документов                      на государственное хранение     3.11.1. Предельные сроки хранения документов в архиве учреждения    3.11.1.1. Документы Национального архивного фонда (НАФ) КыргызскойРеспублики,   находящиеся   на  временном  хранении,   передаются   напостоянное  государственное  хранение  по истечении предельных  срокових  хранения в ведомственных архивах, установленных Законом КыргызскойРеспублики   "О  Национальном  архивном фонде  Кыргызской  Республики"(статья 11):    - для документов органов государственной власти  республики  -  15лет;    -   для   документов  органов  государственной  власти  областногозначения - 10 лет;    - для документов органов районного и  городского  подчинения  -  5лет;    - для научно-технической документации - до  минования  надобности,но не свыше 15 лет;    -   для  кинофотофонодокументов  и  видеозаписей,   машиночитаемыхдокументов - 3 года;    - для документов по личному составу и записей  актов  гражданскогосостояния, судебных дел и нотариальных действий - 75 лет.    Указанные сроки исчисляются со времени создания документов.    3.11.1.2. В  случае отсутствия необходимых условий для обеспечениясохранности  документы  НАФ  могут быть  переданы  на  государственноехранение до истечения предельных сроков их ведомственного хранения  посогласованию с соответствующим государственным архивом.     3.11.2. Порядок передачи документов на госхранение    3.11.2.1.    Документы   учреждений   источников    комплектованиягосударственных  архивов  передаются на  государственное  хранение  поистечении   установленных   сроков  их   ведомственного   хранения   всоответствии     с    графиками,    устанавливаемыми    руководителямигосударственных архивов и  учреждений.    3.11.2.2. Документы учреждений передаются в государственные архивыпо   описям,   утвержденным  в установленном порядке. Прием документовна   государственное   хранение  оформляется   актом   приема-передачи(приложение 28), составляемым в двух экземплярах.    3.11.2.3. При передаче документов  учреждением  в  государственныйархив   передается  три экземпляра описи. Передача дел  проводится  поописям с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах  описиделаются   отметки   о  приеме  документов  в  государственный  архив.Четвертый  экземпляр  описи  вместе  с  экземпляром  акта  остается  вучреждении.    3.11.2.4. Если  при  передаче обнаружена недостача дел,  то номераотсутствующих  дел  оговариваются в акте  приема-передачи  документов,причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке учреждения.    3.11.2.5.  Обязанностью  учреждений,  передающих  документы    НАФКыргызской    Республики   на   государственное   хранение,   являетсяобеспечение полноты передаваемых документов.                               Приложение 1                            к пункту 2.1.3                           ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ         наиболее употребляемых в управленческой деятельности                   видов и разновидностей документов     1.  Положение  - правовой акт, определяющий права,  обязанности  иорганизацию работы учреждения, структурного подразделения.    2. Устав - правовой акт,  определяющий структуру,  функции и правапредприятия, организации, учреждения.    3. Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и  некоторымицентральными  органами коллегиального управления  в  целях  разрешениянаиболее   важных  и  принципиальных  задач,  стоящих  перед   даннымиорганами, и установления стабильных норм, правил поведения.    4. Решение - правовой акт,  принимаемый местными  государственнымиадминистрациями    в   коллегиальном   порядке   в  целях   разрешениянаиболее важных вопросов их компетенции.    Решениями  именуются также совместные акты, издаваемые несколькиминеоднородными  органами  (коллегиальными и действующими  на  основанииединоначалия;     государственными    органами    и      общественнымиорганизациями  и т.п.).    5.    Распоряжение   -   правовой   акт,   издаваемый   единоличноруководителем, главным образом, коллегиального органа государственногоуправления  в   целях  разрешения оперативных вопросов.  Как  правило,имеет  ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций,должностных  лиц и граждан.    6.   Приказ  -  правовой  акт,  издаваемый  руководителем   органагосударственного    управления    (его  структурного   подразделения),действующим  на  основе  единоначалия, в целях разрешения  основных  иоперативных  задач, стоящих  перед данным органом. В отдельных случаяхможет   касаться   широкого  круга  организаций  и  должностных   лиц,независимо от подчиненности.    7. Инструкция - правовой акт, издаваемый органом  государственногоуправления    (или    утверждаемый    его   руководителем)   в   целяхустановления правил, регулирующих организационные, научно-технические,технологические,  финансовые и иные специальные  стороны  деятельностиучреждений,  организаций,  предприятий  (их  подразделений  и  служб),должностных  лиц  и граждан (инструктивный характер носят также  такиешироко  применяемые на практике  акты, как "правила",  "рекомендации","методические   рекомендации",  "методические   указания"   и   другиедокументы,   имеющие   одинаковую  юридическую   природу.    С   цельювведения   единообразия  в  систему  правовых   актов   и   сокращенияразнообразных  форм актов, имеющих одинаковую  природу,  целесообразнообъединить  все перечисленные выше акты в "инструкцию").    8. Указание  -  правовой акт,  издаваемый органом государственногоуправления  преимущественно  по  вопросам  информационно-методическогохарактера,   а также по вопросам, связанным с организацией  исполненияприказов,   инструкций  и других актов данного  органа  и  вышестоящихорганов управления.    9.  Протокол  -  документ, фиксирующий ход обсуждения  вопросов  ипринятия   решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседанияхколлегиальных органов.    10.  Извещение  о  заседании, собрании, конференции  -   документ,информирующий  о  предстоящем  мероприятии  и  предлагающий принять  внем участие.    11.   Акт   -   документ,   составленный  несколькими   лицами   иподтверждающий установленные факты и события.    12. Заключение - документ, содержащий  мнение,  вывод  учреждения,комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.    13.   Докладная  записка  -  документ,  адресованный  руководителюданного    или   вышестоящего  учреждения,  содержащий   обстоятельноеизложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.    14.   Обзор  -  документ,  составленный  в  целях   информированияподведомственных и других организаций о работах в той или иной областиили о деятельности группы учреждений в определенный период.    15. Справка - документ,  содержащий описание и  подтверждение  техили иных фактов и событий.    16. Сводка - документ, представляющий собой обобщенные сведения поодному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).    17.   Письмо   -  обобщенное  название  различных  по   содержаниюдокументов,  выделяемых  в  связи с особым  способом  передачи  текста(пересылается по почте).    18.  Телеграмма  -  обобщенное название  различных  по  содержаниюдокументов,  выделяемых  с  связи с особым  способом  передачи  текста(передается по телеграфу).    19. Телефонограмма - обобщенное название различных  по  содержаниюдокументов,  выделяемых  с  связи с особым  способом  передачи  текста(передается по телефону и записывается получателем).    20. Личная карточка - документ, служащий  для  анализа  состава  иучета движения кадров.    21. Заказ  на размножение - содержит просьбу о воспроизведении илиразмножении документов каким-либо способом.    22.   Договор  -  документ,  фиксирующий  соглашение   сторон   обустановлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.    23.  Стенограмма   - дословная запись докладов,   речей  и  другихвыступлений  на  собраниях,   совещаниях  и  заседаниях  коллегиальныхорганов, осуществленная методом стенографии.    24. Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов,выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.    25.   Предложение  -  разновидность докладной записки,  содержащейперечень конкретных предложений по определенному вопросу.    26.  Объяснительная  записка  - документ,  поясняющий   содержаниеотдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).    27. Отзыв - документ, содержащий мнение учреждения или специалистапо поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.    28. План - документ,  устанавливающий точный перечень намечаемых квыполнению  работ или мероприятий,  их последовательность,   объем  (втой   или   иной  форме),   временные  координаты,   руководителей   иконкретных исполнителей.    29.  Отчет  -  документ, содержащий сведения о  выполнении  плана,задания,    подготовке    мероприятий,    поручений    и    проведениимероприятий,  представляемый вышестоящему учреждению или  должностномулицу.    30. Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов вопределенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.    31. Перечень -  систематизированное  перечисление  документов  илииных    предметов,   объектов   или  работ,   составленное   в   целяхраспространения на них определенных норм или требований.                               Приложение 2                            к пункту 2.3.1                                ПЕРЕЧЕНЬ              реквизитов, используемых при оформлении ОРД     1 - Государственный герб Кыргызской Республики;    2 - эмблема организации;    3 - изображение наград;    4 - код организации по Общесоюзному классификатору  предприятий  иорганизаций (ОКПО);    5 -  код  документа  по Общесоюзному классификатору управленческойдокументации (ОКУД);    6 - наименование министерства или ведомства;    7 - наименование учреждения;    8 - наименование структурного подразделения;    9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес,  номертелетайпа   (абонентского  телеграфа),  номер  счета  в  банке,  номертелефона;    10 - название вида документа;    11 - дата;    12 - индекс;    13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;    14 - место составления или издания;    15 - гриф ограничения доступа к документу;    16 - адресат;    17 - гриф утверждения;    18 - резолюция;    19 - заголовок к тексту;    20 - отметка о контроле;    21 - текст;    22 - отметка о наличии приложения;    23 - подпись;    24 - гриф согласования;    25 - визы;    26 - печать;    27 - отметка о заверении копии;    28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;    29 - отметка об исполнении документа и направлении в дело;    30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;    31 - отметка о поступлении.                               Приложение 3                            к пункту 2.3.2     КЫРГЫЗ РЕСПУБЛИКАСЫНЫН        ГЕРБ      ГОСУДАРСТВЕННОЕ    ОКМОТУНУН АЛДЫНДАДЫ                     АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО    МАМЛЕКЕТТИК АРХИВ                       ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ    АГЕНТСТВОСУ                             КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ    (Кыргыз Республикасынын                 (Госархивагентство    Мамархивагентствосу)                    Кыргызской Республики)     720494, Бишкек ш.                       720494, г.Бишкек    Токтогул кеч., 105                      ул.Токтогула, 105    тел. 26 58 36                           тел. 26 58 36    расчеттук эсеп N 001609704              расчетный счет N 001609704    Кыргызстан АКБ ООБ                      ОПУ АКБ "Кыргызстан"    330101504 код                           код 330101504    0000000            0000000              0000000            0000000     _______________ N ________              __________________________    На _______________________       На _______________________     --       Заголовок к тексту                         --     __________________________________________________________________                                   текст_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________          Приложение:          ________________         ______________     ______________________     должность                    подпись          инициалы и фамилия     руководителя          Формат А4 (210 х 297)                                                                                    Приложение 4                                                         к пункту 2.3.2     МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ     КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ                                      0000000                                                                -------     ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОЛЛЕГИИ                                     0000000     ______________ N _____          дата     ______________________         место издания     --       Заголовок к тексту                         --     __________________________________________________________________                                   текст_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________             Председатель коллегии        подпись       инициалы, фамилия     Секретарь                    подпись       инициалы, фамилия          Формат А4 (210 х 297)                                                               Приложение 5                                                         к пункту 2.3.2     МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО     ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ                                 0000000     КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ                                      -------                                                                0000000     ПРИКАЗ     ______________ N _____          дата     ______________________         место издания     --       Заголовок к тексту                         --     __________________________________________________________________                                 основание_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ПРИКАЗЫВАЮ_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________           Руководитель учреждения      подпись       инициалы, фамилия     Визы          Формат А4 (210 х 297)                                                                   Приложение 6                                                         к пункту 2.3.2          _______________________                                    0000000     наименование ведомства                                     -------     _______________________                                    0000000     наименование учреждения      ПРОТОКОЛ     _______________ N _____          дата     _______________________         место проведения     --       Заседания ___________                            --     Председатель -  ____________________                      фамилия и инициалы     Секретарь    -  ____________________                      фамилия и инициалы     Присутствовали: __________________________________________________                               члены коллегиального органа     Приглашенные _________ чел. (список прилагается)          ПОВЕСТКА ДНЯ:     1. О (об) ________________________________________________________        Доклад заведующего ________                ____________________                                                    фамилия и инициалы     2. О (об) ________________________________________________________        Доклад ____________________                ____________________                                                    фамилия и инициалы     СЛУШАЛИ:          Соколову А.И. - текст доклада прилагается          ВЫСТУПИЛИ:          Иванов В.И. - краткая запись выступления     Петров В.И. - __________________________          ПОСТАНОВИЛИ:          1.1. Одобрить __________________________     1.2. ____________________ к ____________ _________________________                                     срок          Председатель                 подпись       инициалы и фамилия     Секретарь                    подпись       инициалы и фамилия          Формат А4 (210 х 297)                                                                   Приложение 7                                                         к пункту 2.3.6                               ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ            документов, на которых ставится гербовая печать          1. Положения об учреждениях     2. Уставы предприятий (объединений)     3. Протоколы согласования планов поставок; выдвижения народных де-путатов; протоколы заседаний экспертных комиссий     4. Заключения и отзывы на диссертации и авторефераты     5. Заявки на изобретения     6. Представления и ходатайства о награждении     7. Задания на проектирование объектов, технических сооружений     8. Гарантийные письма     9. Сметы расходов     10. Штатные расписания и изменения к ним     11. Титульные списки     12. Лимитные справки     13. Спецификации     14. Акты приема объектов; оборудования; выполненных работ;  списа-ния; экспертизы и т.д.     15. Доверенности     16. Исполнительные листы     17. Командировочные удостоверения     18. Нормы расходов на драгоценные металлы     19. Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные     20. Реестры чеков, бюджетных поручений     21. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих  правосовершения финансово-хозяйственных операций                                                                   Приложение 8                                                         к пункту 2.3.7                                ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ                             НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА                        (в родительном падеже)          СОГЛАСОВАНО                              СОГЛАСОВАНО     Зам.министра                             Зам.министра     сельского хозяйства                      водного хозяйства     и продовольствия                         Кыргызской Республики     Кыргызской Республики     _________ Б.К.Майтпасов                  _________ В.Н.Мельниченко     _______________________                  _______________________             дата                                       дата                                                                   Приложение 9                                                         к пункту 2.3.8                               ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ                  документов, подлежащих утверждению          1. Положения (уставы) об учреждениях, структурных подразделениях     2. Инструкции,  правила:  должностные,  по  технике  безопасности,внутреннего трудового распорядка     3. Планы производственные, внедрения новой техники, работы  колле-гии и т.д.     4. Сметы расходов     5. Штатные расписания и изменения к ним     6. Структура и штатная численность     7. Тарифные ставки     8. Программы проведения работ; командировок и т.д.     9. Задания на проектирование объектов, технических сооружений;  накапитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, про-ектно-конструкторских и технологических работ; технические     10. Перечни должностей работников с ненормированным рабочим  днем;предприятий, на которые распространяются определенные  льготы;  типовыхдокументов, образующихся в деятельности министерств, ведомств, с указа-нием сроков хранения и т.д.     11. Заявки на изобретения     12. Договоры     13. Расценки на производство работ     14. Нормативы расхода сырья, материалов, электроэнергии     15. Отчеты о производственной деятельности,  научно-исследователь-ских работ, командировках     16. Акты проверок, ревизий; списаний;  экспертизы;  передачи  дел;ликвидации учреждений     17. Республиканские, отраслевые стандарты, технические условия     18. Формы унифицированных документов                                                                 Приложение 10                                                       к пункту 3.1.1.1                               ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ           документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ          1. Письма, присланные в копии для сведения     2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков     3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня     4. Графики, наряды, заявки, разнарядки     5. Сводки и информации, присланные для сведения     6. Учебный план, программы, копии     7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний,  конференцийи т.п.     8. Прейскуранты. Копии     9. Нормы расхода материала     10. Поздравительные письма и пригласительные билеты     11. Бухгалтерские документы     12. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени и др.)     13. Научные отчеты по темам     14. Квартальные и полугодовые отчеты     15. Формы статистической отчетности                                                              Примечание:  документы,  перечисленные в пунктах 4, 6, 11, 12, 13,14, 15 подлежат специальному учету в соответствующих службах учреждения(бухгалтерии, отделе кадров, отделе снабжения, отделе  научно-техничес-кой информации и т.д.).                                                               Приложение 11                                                         к пункту 3.2.2                                               -----------------------------                                          | _________________________ |                                          | (наименование учреждения) |                                          | _________________________ |                                          |          (дата)           |                                          | Индекс                    |                                          -----------------------------                                                                 Приложение 12                                                       к пункту 3.2.3.1                 _____________________________________                        наименование учреждения                               ЖУРНАЛ N _________                 регистрации входящей корреспонденции                                                       Начато ______________                                                  Окончено ____________                                                  На ___________ листах                                                  Хранить _____________     -----------------------------------------------------------------------Вхо-|Дата |N  и |Откуда|Крат- |Коли- |Резо- |Кому и ко-|Каким ис-|N де-дящ-|реги-|дата |(от   |кое   |чество|люция |гда  пере-|ходящим N|ла,ий N|стра-|пост-|кого) |содер-|листов|руко- |дан  доку-|исполнен |кудадок-|ции  |упив-|посту-|жание |      |водст-|мент   для|документ |под-уме-|вход-|шего |пил   |доку- |      |ва и  |исполнения|и его да-|шитнта |ящего|доку-|доку- |мента |      |срок  |и расписка|та       |доку-    |доку-|мента|мент  |      |      |испол-|о  получе-|         |мент    |мента|     |      |      |      |нения |нии       |         |----|-----|-----|------|------|------|------|----------|---------|----- 1  |  2  |  3  |  4   |  5   |  6   |  7   |    8     |    9    | 10----|-----|-----|------|------|------|------|----------|---------|-----40мм|35 мм|45 мм|80 мм |70 мм |15 мм |50 мм |  30 мм   |  25 мм  |20 мм-----------------------------------------------------------------------          Формат А3 (297 х 420)                                                                 Приложение 13                                                       к пункту 3.2.3.1                    _______________________________                        наименование учреждения                                    ЖУРНАЛ N                 регистрации исходящей корреспонденции                                                                                                          Начато ______________                                                  Окончено ____________                                                  На ___________ листах                                                  Хранить _____________     -----------------------------------------------------------------------Номер |Дата ре-|Когда и |Краткое |Коли-|Какой вхо-|Расписка в|Номер де-исхо- |гистра- |кому ад-|содержа-|чест-|дящий  но-|получении |ла, кудадящего|ции до- |ресован |ние до- |во   |мер испол-|копии (от-|подшитдоку- |кумента |документ|кумента |лис- |нен и  его|пуска) до-|документмента |        |        |        |тов  |дата      |кумента   |------|--------|--------|--------|-----|----------|----------|---------  1   |   2    |   3    |   4    |  5  |    6     |    7     |   8------|--------|--------|--------|-----|----------|----------|---------40 мм | 35 мм  | 100 мм | 80 мм  |25 мм|  25 мм   |  60 мм   | 25 мм-----------------------------------------------------------------------      Формат А3 (297 х 420)                                                                                                                      Приложение 14                                                       к пункту 3.2.3.2                      _______________________________                          наименование учреждения                                    ЖУРНАЛ N     регистрации указов, постановлений и распоряжений Президента,         Жогорку Кенеша и Правительства Кыргызской Республики                                                                                                          Начато ______________                                                  Окончено ____________                                                  На ___________ листах                                                  Хранить _____________     -----------------------------------------------------------------------Вхо-|Дата |N  и |Откуда|Крат- |Коли- |Резо- |Кому и ко-|Каким ис-|N де-дящ-|реги-|дата |(от   |кое   |чество|люция |гда  пере-|ходящим N|ла,ий N|стра-|пост-|кого) |содер-|листов|руко- |дан  доку-|исполнен |кудадок-|ции  |упив-|посту-|жание |      |водст-|мент   для|документ |под-уме-|вход-|шего |пил   |доку- |      |ва и  |исполнения|и его да-|шитнта |ящего|доку-|доку- |мента |      |срок  |и расписка|та       |доку-    |доку-|мента|мент  |      |      |испол-|о  получе-|         |мент    |мента|     |      |      |      |нения |нии       |         |----|-----|-----|------|------|------|------|----------|---------|----- 1  |  2  |  3  |  4   |  5   |  6   |  7   |    8     |    9    | 10----|-----|-----|------|------|------|------|----------|---------|-----40мм|35 мм|45 мм|80 мм |70 мм |15 мм |50 мм |  30 мм   |  25 мм  |20 мм-----------------------------------------------------------------------          Формат А3 (297 х 420)                                                                 Приложение 15                                                       к пункту 2.3.3.3                    _______________________________                        наименование учреждения                                                                                                РАЗНОСНАЯ КНИГА N ___                                                                        Начато ______________                                                  Окончено ____________                                                  На ___________ листах                                                  Хранить _____________     -----------------------------------------------------------------------Номер|   Дата    |Наименование документа|Кому адресован|Подпись  в по- п/п |отправления|и его  исходящий номер|   документ   |лучении и дата-----|-----------|----------------------|--------------|---------------  1  |     2     |          3           |       4      |      5-----|-----------|----------------------|--------------|---------------15 мм|   30 мм   |        70 мм         |     45 мм    |    40 мм-----------------------------------------------------------------------                                                                            Формат А4 (210 х 297)                                                                 Приложение 16                                                       к пункту 3.2.3.3                    _______________________________                        наименование учреждения                                                                                        РЕЕСТР ОТПРАВЛЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ N ___                                                        Дата _______________     ----------------------------------------------------------------------- Номер |   Адресат и место   |   Номера   | Почтовые | Номер квитанции  п/п  |     назначения      | документов | расходы  | заказных  писем-------|---------------------|------------|----------|-----------------   1   |          2          |     3      |    4     |        5-------|---------------------|------------|----------|----------------- 15 мм |        90 мм        |   40 мм    |  35 мм   |      20 мм-----------------------------------------------------------------------                                                                            Формат А4 (210 х 297)                                                             Приложение 17                                                       к пункту 3.2.3.4   --------------------------------------------------------------------   |1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15 ... 23.24.25.26.27.28.29.30.31|   |------------------------------------------------------------------| 15|                                                     Корреспондент|   |------------------------------------------------------------------| 15|Дата поступления и индекс документа|       Дата и индекс документа|   |------------------------------------------------------------------| 30|               105                                                |   |------------------------------------------------------------------|   |                                                Краткое содержание|   |------------------------------------------------------------------| 57|                             Резолюция или кому направлен документ|   |                                                                  |   |------------------------------------------------------------------| 25|                                   Отметка об исполнении документа|   |------------------------------------------------------------------|138|                                                                  |   |                                                                  |   |                                                                  |   |                                                                  |   |                                                                  |   |------------------------------------------------------------------|   |Фонд N ___         70|Опись N ___         70|Дело N ___         70|   --------------------------------------------------------------------                                                                                                                       Приложение 18                                                       к пункту 3.3.3.4                                     СВОДКА             об исполнении документов, подлежащих контролю                 по состоянию на _____________________     -----------------------------------------------------------------------Номера|Наиме-   |Документы на контроль|        Из них документы п/п  |нование  |---------------------|--------------------------------      |структур-|всего|  поступило в  |испол-|испол-|с продлен-|просро-      |ных подр-|     |  предыдущем   |ненные|няемые|ным сроком|ченные      |азделений|     |  месяце       |      |в срок|исполнения|------|---------|-----|---------------|------|------|----------|-------  1   |    2    |  3  |       4       |  5   |  6   |    7     |   8-----------------------------------------------------------------------          Начальник канцелярии                              подпись     Дата          Формат А4 (210 х 297)                                                                   Приложение 19                                                         к пункту 3.4.3                       РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА     -----------------------------------------------------------------------        0229140      |    Регистрационно-контрольная карточка-----------------------------------------------------------------------КорреспондентФ.И.О., адресат, телефон _____________________________________________________________________________________________________________________Предыдущие обращения от ___________ N ________ от ___________ N _______Вид документа _____________________________________ на _____________ л.Автор, дата, индекс сопроводительного письма __________________________Дата, индекс поступления ______________________________________________Краткое содержание __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Ответственный исполнитель _____________________________________________Резолюция ____________________________________________________________________________________________________________________________________Автор резолюции _______________________________________________________Срок исполнения _______________________________________________________     -----------------------------------------------------------------------                              Ход исполнения-----------------------------------------------------------------------Дата передачи|Исполнитель|Отметка о промежуточном ответе| Контрольныена исполнение|           |  или дополнительном запросе  |   отметки-------------|-----------|------------------------------|---------------------------|-----------|------------------------------|---------------------------|-----------|------------------------------|---------------------------|-----------|------------------------------|-------------------------------------------------------------------------------------Дата, индекс исполнения (ответа) ______________________________________Адресат _______________________________________________________________Содержание __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________     С контроля снял                            Подпись контролера-----------------------------------------------------------------------     Дело             Том            Листы              Фонд                                                        Опись                                                        Дело-----------------------------------------------------------------------                                                                                                                          Приложение 20                                                         к пункту 3.4.4                   ____________________________________                          наименование учреждения                                     ЖУРНАЛ          регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан                                                       Начато ______________                                                  Окончено ____________                                                  На ___________ листах                                                  Хранить _____________            -----------------------------------------------------------------------Входя-|Дата|Фамилия,имя,|Краткое |Резо-|Кому и  куда|Подпись   |Отметкащий N |пос-|отчество   и|содержа-|люция|направлен на|исполните-|о реше-предл-|туп-|адрес заяви-|ние пре-|руко-|исполнение, |ля или от-|нии во-ожения|ле- |теля или на-|дложения|водс-|срок  испол-|метка кан-|просазаявл-|ния |звание орга-|заявле- |тва  |нения       |целярии об|ения, |    |низации     |ния, жа-|     |            |отсылке на|жалобы|    |            |лобы    |     |            |исполнение|------|----|------------|--------|-----|------------|----------|-------  1   | 2  |     3      |   4    |  5  |     6      |    7     |   8------|----|------------|--------|-----|------------|----------|-------30 мм |30мм|   80 мм    | 80 мм  |70 мм|   50 мм    |  30 мм   | 50 мм-----------------------------------------------------------------------          Формат А3 (297 х 420)                                                                                                                               Приложение 21                                                        к пункту 3.4.10                                     СВОДКА         об исполнении предложений, заявлений и жалоб граждан                 на _______________________ 19___ года     -----------------------------------------------------------------------Номера|Наименова- |Находятся на исполнении|           Из них п/п  |ние  струк-|-----------------------|----------------------------      |турных под-|Всего|Поступило за пре-|Исполняются|Всего|Срок про-      |разделений |     |дыдущий месяц    |в срок     |     |длен------|-----------|-----|-----------------|-----------|-----|----------------|-----------|-----|-----------------|-----------|-----|---------------------------------------------------------------------------------Всего _________________________________________________________________                                _______________________         _____________   __________________     Ответственный за службу            Подпись      инициалы и фамилия     документационного обес-     печения управления     _______________________              дата          Формат А4 (210 х 297)                                                                                      Приложение 22                                                         к пункту 3.5.6     _______________________________________________________________________                          Наименование ведомства_______________________________________________________________________                          Наименование учреждения     НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ_______________________________________________________________________----------------------------                  -------------------------| Дата              Индекс |                  | Гриф утверждения      |----------------------------                  |                       |----------------------------                  -------------------------| на 19___ год             |--------------------------------------------------------------------------------------------------- Индекс дел |Наименование  структурных|Количес-|Сроки хране-|Примечание            |подразделений (или напра-|тво  дел|ния и статьи|            |влений деятельности  дел)|(томов) |по перечню  |------------|-------------------------|--------|------------|----------     1      |            2            |   3    |     4      |    5------------|-------------------------|--------|------------|----------------------|-------------------------|--------|------------|----------------------|-------------------------|--------|------------|----------------------|-------------------------|--------|------------|---------------------------------------------------------------------------------     Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел-----------------------------------------------------------------------               По срокам хранения              |   Всего   |В том числе                                               |           |переходящих-----------------------------------------------|-----------|-----------Постоянного                                    |           |-----------------------------------------------|-----------|-----------Временного (свыше 10 лет)                      |           |-----------------------------------------------|-----------|-----------Временного (до 10 лет включительно)            |           |-----------------------------------------------|-----------|-----------ИТОГО                                          |           |-----------------------------------------------------------------------          Гриф согласования с архивным учреждением                                                                 Приложение 23                                                       к пункту 3.7.2.2     -----------------------------------     |Итого в деле (цифрами и прописью)|     |_________________________ листов,|     |которые подшиты  и  пронумерованы|     |с N ____________ по N ___________|     |Примечание ______________________|     |_________________________________|     |Заверительную надпись составил:  |     |_____________________ (_________)|     |"___" __________________ 19___ г.|     -----------------------------------                                                               Приложение 24                                                     к пункту 3.7.4.1.1       ---------------------------------------------------------------------  |                                             Код госархива _________  |                                             Код учреждения ________50|____________________________________________________________________  |____________________________________________________________________  |               (наименование государственного архива)35|____________________________________________________________________  |____________________________________________________________________  |       (наименование учреждения и структурного подразделения)15|________________________________ ДЕЛО N ________ том N _____________  |70|____________________________________________________________________  |____________________________________________________________________  |____________________________________________________________________  |                          (заголовок дела)25|____________________________________________________________________  |                               (дата)  |                                     На _____________________ листах  |                                     Хранить _______________________20|_______________________  |Ф.N ___________________30|Оп.N __________________  |Д.N ___________________  |_______________________20|20                 60  ---------------------------------------------------------------------                                      230                                                                   Приложение 25                                                         к пункту 3.9.3                                                                       _______________________________________________________________________                         (наименование ведомства)_______________________________________________________________________           (наименование учреждения включает все переименования_______________________________________________________________________                  учреждения за время его существования)                                                            Фонд N _________                                      ОПИСЬ                       дел постоянного хранения                 (или наименование группы документов)                                                       за _____________ годы          Формат А4 (210 х 297)                                                                                        Приложение 26                                                         к пункту 3.9.4                                                         УТВЕРЖДЕНО                                                    Протокол ЭПК (ЭПМК)                                                    ___________________                                                    (название архивного                                                    учреждения)                                                    _____________ N ___                                                        (дата)_______________________________________________________________________                         (наименование ведомства)_______________________________________________________________________          (наименование учреждения и структурного подразделения)                                 ОПИСЬ N _______                       дела постоянного хранения                       за _________________ годы     ----------------------------------------------------------------------- NN п/п|Индексы дел|Заголовки дел| Дата |Количество листов| Примечание-------|-----------|-------------|------|-----------------|------------   1   |     2     |      3      |  4   |        5        |     6-------|-----------|-------------|------|-----------------|------------ 15 мм |   15 мм   |    80 мм    |25 мм |      15 мм      |   15 мм-----------------------------------------------------------------------     В данный раздел описи включены _______________________________ делс N ______________ по N ______________          __________________         ___________      ______________________         должность                подпись          инициалы и фамилия          Итоговую запись к разделу описи за _________ годы заверяю ________          __________________         ___________      ______________________         должность                подпись          инициалы и фамилия                                                 ответственного за слу-                                                 жбу  документационного                                                 обеспечения управления          Председатель экспертной комиссии _________    ____________________                                       подпись      инициалы и фамилия     _______________          дата          СОГЛАСОВАНО     ___________________________      (должность  руководителя)     ___________________________     подпись, инициалы и фамилия     _______________          дата          В данной описи пронумеровано ______________________________ листов                                        цифрами и прописьюлистов оглавления _____________________________________________________                                        цифрами     В опись внесено ______________________________________________ дел                                   цифрами и прописьюза _____________________ годы          __________________         ___________      ______________________         должность                подпись          инициалы и фамилия     ответственного  за     службу  документа-     ционного обеспече-     ния управления     _______________          дата          Формат А4 (210 х 297)                                                                                     Приложение 27                                                        к пункту 3.10.2          _______________________                     УТВЕРЖДАЮ     наименование ведомства                      ______________________     _______________________                     наименование должности     наименование учреждения                     руководителя                                                 _______    ___________     АКТ                                         подпись     инициалы,     ___________   _________                                 фамилия         дата        индекс                      ______________________     _______________________                               дата        место составления     --       О выделении к уничтожению       документов и дел          Основание: приказ N ____ от __________                                    дата     Составлен: экспертной комиссией     Председатель комиссии: ___________________________________________                             должность               инициалы, фамилия     Члены комиссии: __________________________________________________                      должность                      инициалы, фамилия_______________________________________________________________________     Присутствовали: __________________________________________________                      должность                      инициалы, фамилия     Комиссия, руководствуясь перечнем ________________________________                                                название перечняотобрала к уничтожению, как не имеющие научно-исторической  ценности  иутратившие практическое значение, следующие документы и дела _________________________________________________________________________________             наименование учреждения, в деятельности которого_______________________________________________________________________         отложились документы, не подлежащие дальнейшему хранению-----------------------------------------------------------------------NN |Годы до-|Заголовки документов и дел (груп-|Пояс-|Количес-|Номерап/п|кументов|повые или индивидуальные), индекс|нения|тво  до-|статей по   |и дел   |дел по номенклатуре, описи       |     |кументов|перечню---|--------|---------------------------------|-----|--------|--------- 1 |   2    |                3                |  4  |   5    |    6-----------------------------------------------------------------------     Всего дел ________________________________________________________                                    цифрами и прописью     Председатель экспертной комиссии _________________________________                                       подпись       инициалы, фамилия     Члены: ______________________ ____________________________________                  подписи                           инициалы и фамилии     Документы  измельчены и сданы для уничтожения конторе по заготовкевторичного сырья по приемно-сдаточной накладной от ____________                                                       дата          Председатель экспертной комиссии _________________________________                                       подпись       инициалы, фамилия     Дата          Формат А4 (210 х 297)                                                                                    Приложение 28                                                        к пункту 3.11.2          УТВЕРЖДАЮ                               УТВЕРЖДАЮ     Наименование должности                  Директор     руководителя учреждения                 государственного архива     Подпись   Расшифровка                   Подпись   Расшифровка               подписи                                 подписи     Дата      Гербовая печать               Дата      Гербовая печать               учреждения                              государственного                                                       архива     АКТ     _____________ N _____     _____________________       место составления          приема-передачи документов     на государственное хранение          Основание: Закон Кыргызской Республики  "О  Национальном  архивном                фонде Кыргызской Республики"          В связи с ________________________________________________________                (истечением срока хранения документов (название фонда)_______________________________________________________________________              в организации, ликвидацией организации и т.п.)______________________________________________________________________________________________________________________________________________                        (наименование организации)передает, а ___________________________________________________________                      (наименование государственного архива)принимает на государственное хранение документы за ____________________                                                          (годы)и справочный аппарат к ним:----------------------------------------------------------------------- NN  |  Название,  |    Количество     | Количество дел, | Примечание п/п | номер описи | экземпляров описи |    (ед.хр.)     |-----------------------------------------------------------------------     Итого принято _____________________________________________ ед.хр.                                (цифрами и прописью)     В государственном архиве фонд N ____          Передачу произвели:                   Прием произвели:     Наименование должностей лиц,          Наименование должностей лиц,     производивших передачу                производивших прием     Подпись          Расшифровка          Подпись          Расшифровка                      подписи                               подписи     Дата                                  Дата          Формат А4 (210 х 297)                                          СПИСОК                  нормативно-методической литературы                (в список включена основная действующая        нормативно-методическая литература, которая может быть              использована в работе с учетом требований,                  изложенных в настоящей инструкции)          1. Закон Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыр-гызской Республики". - 1994 г., 11 января.     2. Единая государственная система делопроизводства. Основные поло-жения. - М., 1974.     3. Государственная  система документационного обеспечения управле-ния.  Основные положения. Общие требования к документам и службам доку-ментационного обеспечения. - М., 1991.     4. Основные правила работы государственных  архивов  СССР.  -  М.,1984.     5. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986.     6. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госко-митетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предп-риятий. С указанием сроков хранения. - М., 1988.     7. Типовые положения об экспертно-проверочных и экспертных  комис-сиях архивных учреждений и ведомств. - М., 1988.     8. Унификация текстов управленческих документов. Методические  ре-комендации. - М., 1982.     9. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации.  Основныеположения.     10. ГОСТ 6.38-90. УДС. Система организационно-распорядительной до-кументации. Требования к оформлению документов.     11. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и оп-ределения.     12. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков  хранения.  Типы,размеры, технические условия.     13. Государственная система документационного обеспечения управле-ния  (ГСДОУ):  Сборник  плакатов и учебные формы основных организацион-но-распорядительных документов. - М., 1991.     14. Типовое положение о ведении делопроизводства по  предложениям,заявлениям  и жалобам граждан в государственных органах, на предприяти-ях, в учреждениях и организациях. - М., 1981.