Утверждено                     постановлением Правительства                         Кыргызской Республики                     от 29 апреля 2002 года N 264                            ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ                  о ведомственном архиве учреждения,                       организации, предприятия                           1. Общие положения     1.1. Ведомственный  архив  создается  в  учреждении,  организации,предприятии   (далее  -  учреждение) и осуществляет свою  деятельностьза счет средств данного учреждения.    1.2.   Ведомственный  архив  осуществляет  временное  хранение   ииспользование    документов,     в    т.ч.     кинофотодокументов    ивидеозвукозаписей учреждения до передачи их на постоянное  хранение  вгосударственный архив.    1.3.   Ведомственный   архив   может   осуществлять   хранение   ииспользование  документов учреждений, связанных  соподчиненностью  илиоднотипных  по профилю деятельности. В таком случае он будет  являтьсяобъединенным ведомственным архивом.    1.4.  Ведомственный  архив  в  своей деятельности  руководствуетсязаконодательством Кыргызской Республики, Законом Кыргызской Республики"О  Национальном архивном фонде Кыргызской Республики",   приказами  иуказаниями   учреждения,    при  котором  он   создан,   правилами   иинструкциями   республиканского  и  региональных  органов   управленияархивным делом и настоящим Примерным положением.    1.5.   Документы   ведомственного  архива,  а   также   документы,находящиеся   в   производстве   при  реорганизации   или   ликвидацииучреждения,    в   упорядоченном  состоянии   передаются   учреждению-правопреемнику  или  в   вышестоящую   организацию,   при   отсутствиитаковых - в соответствующий государственный архив.                        2. Основные задачи архива     2.1. Комплектование документами, относящимися к его профилю.    2.2.  Обеспечение   сохранности и учета  документов  Национальногоархивного  фонда  Кыргызской  Республики,  документов  долговременного(свыше 10 лет) срока хранения.    2.3.   Создание  и  совершенствование  системы  научно-справочногоаппарата к документам архива.    2.4. Организация использования документов.    2.5.   Подготовка    и   своевременная  передача   документов   нагосударственное хранение.                            3. Функции архива     В  соответствии  с  возложенными на него  задачами   ведомственныйархив:    3.1. Осуществляет прием документов  из  структурных  подразделенийучреждения.    3.2.  Обеспечивает  сохранность  документов,   регулярно  проводитпроверки наличия и состояния дел.    3.3.  Ведет  учет хранящихся в архиве документов,  представляет  всоответствующий государственный архив сведения о документах.    3.4.  Оказывает  методическую помощь в  организации  и  проведенииэкспертизы ценности документов структурным подразделениям учреждения.    3.5.  Составляет  и  представляет  на   рассмотрение   Центральнойэкспертной  комиссии  (Экспертной комиссии)  учреждения  и  Экспортно-проверочной        методической       комиссии        соответствующегогосударственного  архива сводные  годовые  разделы  описей,   а  такжеописи   документов   по   личному   составу,   кинофотодокументов    ивидеозвукозаписей.    3.6.  Разрабатывает нормативно-методические пособия  по  работе  сдокументами,   принимает  участие  совместно  с  делопроизводственнымислужбами  в  подготовке нормативных документов по делопроизводству,  атакже   в   осуществлении  контроля  за  правильностью   формирования,оформления  и  состоянием хранения дел в делопроизводстве  структурныхподразделений.    3.7. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппаратк документам архива.    3.8. Передает в установленном порядке на государственное  хранениедокументы и научно-справочный аппарат к ним.    3.9. Осуществляет использование документов:    3.9.1.   по  поступившим  из  структурных  подразделений,   другихучреждений  и  от  граждан запросам выявляет  и  подбирает  документы,готовит по ним соответствующие информации;    3.9.2. выдает документы во временное пользование;    3.9.3.  исполняет  запросы учреждений и  граждан  об  установлениитрудового  стажа и по другим вопросам социально-правового   характера,консультирует по вопросам местонахождения документов,  необходимых длянаведения архивных справок.    3.10. Участвует в организации и проведении совещаний,  семинаров идр.  мероприятий по обмену опытом и повышению квалификации  работниковпо вопросам архивного дела и делопроизводства.                       4. Состав документов архива     В состав документов ведомственного архива входят:    4.1. Завершенные делопроизводством:    4.1.1.  документы   постоянного  срока  хранения,   создаваемые  вдеятельности данного учреждения;    4.1.2. документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения.    4.2. Документы ликвидированных организаций.    4.3. Документы по личному составу.    4.4. Кинофотодокументы и видеозвукозаписи.    4.5. Научно-справочный аппарат, учетные документы.                             5. Права архива     Для выполнения  возложенных  на  него  задач ведомственному архивупредоставляется право:    5.1.   Требовать   от   руководителей  структурных   подразделенийучреждения  соблюдения установленных правил сохранности  документов  иорганизации документов в делопроизводстве.    5.2.   Осуществлять   контроль  за   сохранностью   документов   вструктурных  подразделениях учреждения.   При  обнаружении  фактов  ихутери  вносить  вопрос  на  рассмотрение  руководства  учреждения  дляпринятия     к     виновным   мер    взыскания   в   соответствии    сзаконодательством Кыргызской Республики по архивному делу.    5.3. Давать  структурным подразделениям учреждения рекомендации повопросам, входящим в компетенцию архива.    5.4. Запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения,необходимые для работы архива.    5.5. Привлекать в качестве экспертов и консультантов специалистов,работающих в структурных подразделениях отрасли.    5.6. Информировать  руководство  учреждения,  экспертную  службу осостоянии   Архивного   дела   и   вносить   предложения    по     егосовершенствованию.                       6. Организация деятельности                         ведомственного архива     6.1. Ведомственный архив должен  возглавлять  специалист,  имеющийвысшее    или   среднее  специальное  образование,    а   также   стажпрактической работы в учреждении.    6.2. Заведующий  ведомственным архивом назначается и освобождаетсяруководителем учреждения.    6.3. Заведующий ведомственным архивом:    6.3.1.   организует  и  осуществляет  деятельность  ведомственногоархива,  несет персональную ответственность за выполнение  возложенныхна архив обязанностей;    6.3.2.  осуществляет   свою  деятельность   в  тесном  контакте  ссоответствующим архивным учреждением;    6.3.3. представляет учреждение по вопросам, входящим в компетенциюархива,   является   заместителем  председателя  экспертной   комиссииучреждения;    6.3.4.  совместно  с  руководством учреждения  несет  персональнуюответственность за сохранность документов ведомственного архива.                                Приложение                               ТРЕБОВАНИЯ                   к помещению и оборудованию архива     1.   Ведомственный   архив   должен   располагаться  в   отдельномпомещении(ях),   оборудованном   или  приспособленном   для   хранениядокументов.    2. Помещения  архива  должны быть изолированными от рабочих комнатдля   сотрудников,   лабораторных,   производственных,   складских   ибытовых  помещений,   связанных с хранением  или  применением  пищевыхпродуктов   или  химических  веществ,  и  не  иметь   общих   с   нимивентиляционных каналов.    3. Помещение  архива  должно быть безопасным в пожарном отношении,гарантировано от затопления и иметь запасный выход.    В   помещении  архива  не  должно  быть  газовых,   водопроводных,канализационных  и других магистральных трубопроводов.  Проводка  трубнемагистрального  характера  допускается  при условии  их  изоляции  вспециальных   защитных  приспособлениях,   исключающих   проникновениевыбросов из них  в помещение.    4. Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическимлистом  и  иметь прочные засовы.  В нерабочее время они  опечатываютсяили  пломбируются.  Печать  или пломба вместе  с  ключами  хранятся  вустановленном правилами внутреннего трудового распорядка месте.    5. Помещение архива оборудуется охранной  сигнализацией,  на  окнапомещения,     расположенного   на   первом   этаже,   устанавливаютсяметаллические решетки.    6.  Световое  оборудование  (лампочки,  светильники)  в  помещенииархива  должно  быть  закрытого  типа,  не  допускается  установка   впомещении   архива   распределительных   щитов,   предохранителей    ирубильников.    7.    Помещение   архива   должно   быть   оборудовано    пожарнойсигнализацией.    В   обязательном   порядке   должно    оборудоватьсяпротивопожарное  водоснабжение,  пожарные  краны  устанавливаются   налестничных площадках.    Основным    противопожарным    оборудованием    архива    являютсяуглекислотные    огнетушители    новейших    конструкций,      которыеустанавливаются из расчета не менее одного на каждые  50  кв.   метровплощади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.    Помимо  огнетушителей  в помещении архива должен  быть  установленпожарный  щит с песком,  лопатами,  ведрами, куском тяжелого материаладля набрасывания на огонь.    8. Не допускается освещение документов  прямым  солнечным  светом.Для   защиты  документов от разрушающего воздействия прямых  солнечныхлучей   окна  зашториваются,  оклеиваются  бумагой  или  закрашиваютсякраской.    9. Температурно-влажностный  режим хранения документов в помещенииархива  с  нерегулируемым  климатом (т.е. при  отсутствии  специальныхустановок  для  регулирования температуры и влажности воздуха)  долженсоответствовать следующим нормам:-----------------------------------------------------------------------|             Виды документов              |Помещения с нерегулируемым||                                          |          климатом        ||                                          |--------------------------||                                          |  температура  | влажность||                                          | град. Цельсия |     %    ||------------------------------------------|---------------|----------||Документы на бумажной основе              |+14-+20        |  45-60   ||Кинодокументы (ч/б), страховые копии      |Не выше +15    |  40-55   ||Фотодокументы                             |+15-+25        |  30-60   ||Фонодокументы                             |Не выше +20    |  40-70   |-----------------------------------------------------------------------    В целях  улучшения режима хранения документов в помещении архива снерегулируемым   климатом   рекомендуются   проветривания,   установкадополнительных   источников   увлажнения  воздуха  или  дополнительныхприборов для просушивания помещений и т.п.    Температурно-влажностный режим  хранения документов контролируетсяпутем  измерения  специальными  приборами  (термометром,  гигрометром,психрометром)  не реже двух раз в неделю и фиксируется  в  специальныхрегистрационных журналах.    10.  В   архиве  на видном месте вывешиваются инструкция  о  мерахпожарной  безопасности,  план эвакуации документов на  случай   пожараили другого бедствия.    11. Помещение архива должно содержаться  в  образцовом  порядке  ичистоте,   исключающих  возможность  появления   плесени,   насекомых,грызунов и накопление пыли.    12.   Для    хранения   документов  в  помещении   архива   должныустанавливаться   стационарные  металлические  стеллажи.   Допускаетсяустановка   деревянных   стеллажей   при   условии  их   периодическойобработки специальными огнезащитными составами.    13. Для хранения секретных,  особо ценных дел и учетных документовархива используются сейфы или металлические шкафы.    14. Для  выдачи,  укладки и перемещения документов работник архивадолжен быть обеспечен стремянками и специальными тележками.