ПОРЯДОК ведения личного дела государственного гражданского служащего и муниципального служащего Кыргызской Республики

1. Общие положения

1. Настоящий Порядок определяет правила ведения, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных государственного гражданского служащего и муниципального служащего Кыргызской Республики (далее - служащий), а также ведения его личного дела в соответствии со статьей 18 Закона Кыргызской Республики "О государственной гражданской службе и муниципальной службе".

2. Руководитель государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики, осуществляющий полномочия работодателя, обеспечивает:

- режим конфиденциальности персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством Кыргызской Республики об информации персонального характера;

- принятие необходимых правовых, организационных и технических мер по защите персональных данных служащих от неправомерного или случайного доступа к ним, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных служащих.

3. Руководитель государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики определяет службу управления персоналом или уполномоченное лицо по вопросам управления персоналом для ведения личных дел и несущих ответственность за нарушение режима защиты этих персональных данных.

4. При получении, обработке, хранении и передаче персональных данных служащего служба управления персоналом либо уполномоченное лицо по вопросам управления персоналом обязаны соблюдать следующие требования:

- обработка персональных данных служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции, законов и иных нормативных правовых актов Кыргызской Республики, содействия служащему в прохождении государственной гражданской службы и муниципальной службы Кыргызской Республики, обучении и карьерном росте, обеспечения личной безопасности служащего и членов его семьи, а также сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, органа местного самоуправления, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;

- персональные данные следует получать лично у служащего. В случае необходимости получения персональных данных служащего у третьей стороны следует известить об этом служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

- запрещается сбор и внесение в личное дело служащего не установленных законами Кыргызской Республики персональных данных о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

- при принятии решений, затрагивающих интересы служащего, запрещается основываться на персональных данных служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

- защита персональных данных служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики в порядке, установленном законодательством Кыргызской Республики об информации персонального характера;

- передача персональных данных служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия служащего, за исключением случаев, установленных законодательством Кыргызской Республики об информации персонального характера.

2. Формирование личного дела

5. Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им при приеме на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел служащих возлагается на службу управления персоналом либо уполномоченное лицо по вопросам управления персоналом, несущих персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

6. Формирование личного дела производится непосредственно после приема служащего на государственную или муниципальную должность.

7. Личному делу присваивается номер согласно журналу учета личных дел служащих.

8. На обложке личного дела отражаются следующие реквизиты:

- "Личное дело №" согласно журналу учета личных дел сотрудников;

- фамилия, имя, отчество сотрудника;

- дата начала ведения личного дела, дата окончания ведения личного дела, количество страниц, срок хранения.

10. К личному делу прилагается опись.

3. Порядок учета и хранения личных дел

11. Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

12. Личные дела хранятся в металлическом шкафу в алфавитном порядке.

13. Доступ к личным делам имеет только сотрудник службы управления персоналом либо уполномоченное лицо по вопросам управления персоналом.

14. Личные дела служащих, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников - 75 лет с года увольнения служащего в государственном органе, органе местного самоуправления.

15. В личные дела не должны входить документы второстепенного характера, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.

16. Личное дело может быть выдано без права выноса в следующих случаях:

- по требованию служащего для ознакомления с материалами личного дела;

- непосредственно руководителю для ознакомления с материалами личного дела;

- при проведении служебного расследования;

- при проведении мониторинга по соблюдению законодательства в сфере государственной гражданской службы и муниципальной службы.

17. Снятие копий документов, хранящихся в личном деле, производится только с письменного разрешения служащего.

18. При ротации служащего на должность в другой государственный орган, орган местного самоуправления его личное дело передается в государственный орган, орган местного самоуправления Кыргызской Республики по новому месту замещения должности.

19. Если гражданин, личное дело которого хранится в государственном органе/органе местного самоуправления, поступит на службу вновь, его личное дело подлежит передаче по официальному запросу государственного органа/органа местного самоуправления (по месту замещения должности).

Государственный орган/орган местного самоуправления, передающий личное дело, заносит данную информацию в журнал учета личных дел служащих.

4. Права государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

20. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах служащих, служащие имеют право:

- получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

- на свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные служащего, за исключением случаев, предусмотренных законами Кыргызской Республики;

- требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением законодательства Кыргызской Республики. Служащий при отказе службы управления персоналом либо уполномоченного лица по вопросам использования персональных данных исключить или исправить его персональные данные имеет право заявить в письменной форме руководству государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики о своем несогласии с указанием причин несогласия;

- требовать от службы управления персоналом либо уполномоченного лица по вопросам использования персональных данных уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

- обжаловать в суде любые неправомерные действия или бездействие службы управления персоналом либо уполномоченного лица по вопросам использования персональных данных при обработке и защите персональных данных служащего.

5. Служба управления персоналом

21. Личное дело служащего ведется службой управления персоналом либо уполномоченным лицом по вопросам управления персоналом государственного органа, органа местного самоуправления.

22. В обязанности службы управления персоналом либо уполномоченного лица по вопросам управления персоналом, осуществляющего ведение личных дел служащих, входит:

- приобщение к личным делам служащих документов, указанных в пунктах 9 и 10 настоящего Порядка;

- обеспечение сохранности личных дел служащих;

- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах служащих, в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики, а также настоящим Порядком.

23. Служба управления персоналом либо уполномоченное лицо по вопросам управления персоналом, принимая от служащего копии документов, должно проверить полноту и достоверность указанных сведений в соответствии с предъявленными оригиналами документов и сделать соответствующую запись.

24. Служба управления персоналом либо уполномоченное лицо по вопросам управления персоналом вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные служащих при формировании резерва кадров.

6. Ответственность

25. В месячный срок с момента изменения персональных данных, указанных в личном деле, служащий обязан уведомить об этом службу управления персоналом либо уполномоченное лицо по вопросам управления персоналом.

26. Служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных другого служащего, несет дисциплинарную ответственность, а также ответственность, предусмотренную Кодексом Кыргызской Республики о правонарушениях.