Загрузка документа…
ПРАВИТЕЛЬСТВО КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 11 сентября 2015 года № 444-р
Одобрить прилагаемый на официальном языке (неофициальный перевод) проект Внутренних процедур по управлению бюджетом секретариата Тюркского совета.
Премьер-министр | Т.А. Сариев |
Неофициальный перевод
Проект
1.1) В целях настоящих Внутренних процедур, определения в 1 пункте Соглашения по финансовым правилам секретариата Совета сотрудничества тюркоязычных государств будут иметь одинаковую силу.
2.1) Внутренние процедуры Секретариата должны регулировать управление всей финансовой деятельностью Тюркского совета. Генеральный секретарь будет уполномочен и ответственен за исполнение настоящих Внутренних процедур и контроль за их выполнением. Генеральный секретарь, на время его/ее отсутствия, должен определить заместителя Генерального секретаря для выполнения настоящих Внутренних процедур.
2.2) При осуществлении Внутренних процедур сотрудники Секретариата должны руководствоваться принципами эффективного и рационального финансового управления и осуществления экономии финансовых ресурсов, придерживаясь принципа бережливого расходования.
3.1) Счета в главной бухгалтерской книге должны регистрироваться в хронологическом порядке, с записью всех событий и операций, которые влияют на экономическую и финансовую ситуацию, активов и обязательств Тюркского совета, используя метод двойной записи.
3.2) Все бухгалтерские записи, в том числе корректировки в счетах, должны быть основаны на подтверждающих документах, к которым они относятся. Основными документами бухгалтерского учета являются: журнал, общая бухгалтерская книга, специальная бухгалтерская книга и книга учета основных средств.
3.3) Счета хранятся в электронном виде с помощью интегрированной автоматизированной системы. Должны быть подробные описания этих счетов и их операций.
3.4) В соответствии с учетной системой Тюркского совета и автоматизированным порядком учета общая бухгалтерская книга и разбивка расходов должны вестись на ежеквартальной основе.
3.5) Зарегистрированные расходы и балансовый отчет должны быть представлены Генеральным секретарем на еженедельной основе.
3.6) Генеральный секретарь должен выбрать государственные/частные банки в принимающей стране, в которой должны вестись счета Тюркского совета, и соответственно информировать государства-члены.
3.7) Все переводы и снятия из банка(ов), занимающихся расходами Тюркского совета, должны быть сделаны с разрешения Генерального секретаря.
3.8) Генеральный секретарь, или во время его/ее отсутствия выбранный заместитель Генерального секретаря, утверждает все расходы, сделанные как через банк, так и из наличных средств, хранимых в сейфе Секретариата, за исключением нижеуказанных расходов, которые производятся автоматически через банковский счет:
a) Оплата за электричество, воду и отопление;
b) Оплата за резиденцию и оплата за ее электричество;
c) Расходы за фиксированную связь и на мобильные телефоны;
d) Почта;
e) Интернет;
f) Подписка на спутниковое телевидение;
g) Аренда офиса;
h) Аренда резиденции;
i) Ежемесячная уборка;
j) Взносы социального страхования;
k) Заработная плата;
l) Служба охраны;
m) Топливо;
n) Ежемесячный ремонт и обслуживание компьютеров;
о) Аренда офисного оборудования;
p) Мойка автомобиля, парковка, такси, проезд по мостам/шоссе;
q) Налоги на имущество (автомашину).
4.1) Сотрудники Секретариата категорий D и Р должны получать заработную плату (в долларах США), на основе шкалы оклада Организации Объединенных Наций, заранее, в начале месяца, в то время как сотрудники Секретариата категории G должны получать заработную плату (в турецких лирах) в конце месяца.
4.2) После получения заработной платы сотрудник должен подписать подготовленное начисление заработной платы за каждый месяц. Запрашиваемая сотрудником авансовая заработная плата не должна превышать сумму двухмесячного оклада и будет выдана с одобрения Генерального секретаря. Авансовый платеж не будет выдан, пока не будет возвращен предыдущий аванс.
4.3) Начисление заработной платы должно состоять из суммы оклада, компенсации по окончанию службы, пособия на ребенка, вклада в образование, платы за замещение, позицию и ступень. Также сотрудникам Секретариата категории G должна начисляться надбавка за знание иностранных языков.
4.4) Следующие процедуры должны применяться для служебных командировок за границу:
a) Поездками по воздуху, как правило, и опцией бизнес-класса должен пользоваться исключительно Генеральный секретарь и заместители Генерального секретаря.
b) Миссии сотрудников Секретариата за границу должны проводиться на экономически эффективной основе с наименее дорогостоящими приемлемыми маршрутами.
c) Прибытие и отбытие на встречи и другие мероприятия Тюркского совета, организованные за рубежом, должно, насколько это возможно, осуществляться за день и через день после официально запланированных дат.
d) Все брони на размещение в гостинице должен делать бухгалтер и брони должны соответствовать шкале проживания ООН в стандартных номерах. Брони для Генерального секретаря может быть повышены со стандартного номера на следующий, более высокий класс. Сумма выше шкалы ООН должна быть покрыта соответствующим сотрудником.
e) Суточные выплачиваются за время официальной миссии за рубежом на основе календарного дня.
4.5) Официальные служебные расходы и проживание в гостиницах должны покрываться бюджетом Тюркского совета, если они не покрываются принимающей страной/организацией.
4.6) Сумма суточных, основанных на таблице суточных ООН, должна быть рассчитана с вычитанием статьи "Гостиничный компонент". Сумма суточных Генерального секретаря и заместителей Генерального секретаря должна быть рассчитана путем пропорционального расчета, основанного на суточных, перечисленных в таблице D приложения к Правилам о персонале Секретариата.
4.7) "Командировочный документ" и приглашение (если имеется) должны быть прикреплены к суточным квитанциям, подписанным сотрудником.
4.8) Авансовый платеж в обмен на квитанцию должен выдаваться сотруднику для служебных расходов на время служебной поездки.
4.9) По возвращении из служебной командировки за рубеж сотрудник должен представить бухгалтеру посадочный талон, счета с гостиниц(ы), чеки за бензин и сборы, чек на обмен валют с указанием курса обмена местной валюты в долларах США, чтобы определить расходы на миссию.
4.10) В тех случаях, когда невозможно предоставить документацию о расходах, должен быть сделан расходный ордер. Генеральный секретарь должен утвердить расходный ордер после его подписания расходующими сотрудниками и финансовым менеджером.
4.11) Управляющий персонал имеет право на представительские расходы. Заместитель Генерального секретаря может использовать представительские расходы на мероприятия, утвержденные Генеральным секретарем.
4.12) Квитанции/счета-фактуры и другие акты, касающиеся использования представительских расходов, должны прилагаться к списку приглашенных для погашения расходов.
4.13) Серебряная тарелка с логотипом Тюркского совета или другие ценные подарки, предназначенные для вручения во время визитов, должны быть записаны в отдельный список, содержащий информацию о том, кому они были вручены.
4.14) В случае поездки на автомобиле, утвержденной Генеральным секретарем, или когда это является единственным вариантом, Секретариат должен оплатить заранее фактическую стоимость примерного расхода топлива во время поездки или аренду автомобиля/оплату за такси. Фактические расходы должны опираться на квитанции/чеки или на полуофициальные акты.
5.1) Встречи/мероприятия, организованные Секретариатом, должны проводиться в помещениях Секретариата.
5.2) В таких случаях Секретариат не несет ответственности за расходы, питание и проживание, но должно быть обеспечено удобное прибытие/проживание и оказана материально-техническая поддержка для беспрепятственного проведения встреч/мероприятий.
5.3) В случае проведения Секретариатом встреч/мероприятий в другом месте Секретариат должен запросить рентабельные условия.
6.1) Секретариат должен привлекать и оплачивать страховую компанию, выбранную Генеральным секретарем, для медицинского страхования всего персонала, включая членов их семей, как это предусмотрено Правилами о персонале Секретариата, и нести ответственность за последующую деятельность в связи с реализацией контракта.
6.2) Сотрудник несет персональную ответственность за предоставление необходимой документации в страховую компанию для того, чтобы восстановить понесенные расходы и в полной мере воспользоваться услугами последней. В рамках этого бухгалтер должен помогать и давать указания сотрудникам, когда возникает такая необходимость.
7.1) Все закупки офисных товаров, канцелярские принадлежности, услуги и т.п., эквивалентные или превышающие __________ долларов США, осуществляются бухгалтером или другими уполномоченными сотрудниками, по рекомендации специального комитета из трех членов, назначенных Генеральным секретарем.
7.2) Расходы на офисные товары, канцелярские принадлежности, услуги и т.п. эквивалентные или превышающие _______ долларов США, производятся после объявления трех официальных заявок, которые должны быть подтверждены соответствующими документами, в зависимости от типа покупки, с полным описанием спецификации, ценовых предложений, обслуживания, сервиса и т.д.
7.3) Принимая во внимание предлагаемый полный спектр деталей, наиболее конкурентные претенденты должны быть выбраны Генеральным секретарем.
7.4) Исходя из условий покупки, форма платежного требования должна быть проработана бухгалтером, чтобы инициировать необходимые выплаты.
7.5) При работе с местными поставщиками оплата должна быть выполнена после получения товара. В случаях, когда Секретариат обязан сделать авансовые платежи, эта сумма не должна превышать 50% от общей суммы.
7.6) В случае с международными поставщиками, если оплата после доставки не может быть обеспечена, то оплата должна производиться заранее, после утверждения Генеральным секретарем.
8.1) Все недвижимые и другие активы Секретариата, такие, как здание(я), автомобили, офисное оборудование, мебель, другие принадлежности и др., должны быть зарегистрированы, с полным описанием категории, стоимости, даты покупки, состояния, амортизации и т.д. по каждому элементу или группе элементов.
8.2) Бухгалтер должен представить предложения Генеральному секретарю о "списании" любого материального актива, когда состояние требует такого акта.
8.3) Списание применяется в следующих случаях:
a) если имущество, приобретенное для специальной задачи, не выполняет свою цель и больше не требуется;
b) независимо от причин, если имущество утрачено, уничтожено, повреждено или станет непригодным;
c) если имущество больше не подлежит использованию или не может быть обновлено, имущество признается устаревшим либо его стоимость услуг будет превышать его фактическую стоимость.
8.4) Заявка для "списания" должна быть представлена Генеральному секретарю для утверждения. К "списанию" объектов материальных активов допускаются только тогда, когда обстоятельства требуют такого действия.
8.5) В особых случаях "списаний", где начальная стоимость элемента или группы элементов равна или превышает 1000 долларов США, Генеральный секретарь создает специальный комитет для рекомендации принятия необходимых мер.
8.6) "Списания", превышающие 1000 долларов США, должны быть предложены к следующему бюджету.
8.7) Если это возможно, "списанные" предметы продаются на аукционной основе.
8.8) Всякий раз, когда импортируемый материальный актив, ввезенный на безналоговой основе, подлежит перепродаже, это должно быть сделано через аукцион в соответствии с правилами и процедурами принимающей стороны.
8.9) Продажа осуществляется бухгалтером под руководством и с одобрения Генерального секретаря. Список проданных материальных активов должен быть приложен к проекту следующего бюджета.
9.1) Бухгалтер несет ответственность за закрытие счетов и должен завершать его в течение десяти дней после окончания финансового года. Результаты должны быть представлены Генеральному секретарю.
9.2) Окончательные отчеты должны содержать следующие сведения:
a) консолидированное финансовое состояние Тюркского совета, показывающее кредиты и дебиты, начисленные проценты, задолженность по текущим обязательствам ежегодных отчислений, исходящих с предыдущего года(ов) и других специальных фондов;
b) сводная ведомость фактических доходов и расходов в течение соответствующего года;
c) бюджетные данные должны быть сравнены с соответствующими показателями фактических расходов, понесенных и утвержденных ассигнованием прошлых лет;
d) подробные сведения о фактических расходах и утвержденных бюджетных ассигнованиях в соответствии с каждой из статей, подстатей и пунктов для соответствующего года;
e) сведения о взносах, полученных от государств-членов в соответствующем году;
f) подробная информация о клиринговых счетах (кредиторов и должников), если таковые имеются;
g) ежегодный список материальных активов.
9.3) Отчеты по бюджету и аудит:
a) расписание бюджетной отчетности:
- годовой и бюджетный отчет: должен быть завершен к концу января нового года. Отчет должен быть предоставлен в аудиторскую фирму для полной (100%) инспекции;
- срок подготовки и направления отчета по аудиту и бюджету государствам-членам не позднее середины марта;
- бюджетная смета на предстоящий год: Должна быть отправлена государствам-членам в середине мая. В вербальной ноте также будут указана сумма взносов государств-членов, для того, чтобы обеспечить необходимые данные для подготовки бюджетных мероприятий на предстоящий год;
- информирование относительно суммы взносов: Когда бюджетная смета будет утверждена Советом министров иностранных дел (СМИД) в ходе Саммита, государства-члены будут проинформированы еще раз относительно суммы взносов на предстоящий год;
b) для подготовки доклада о бюджете применяются:
Отчет о бюджетной смете:
- должен быть основан на системе кодирования расходов;
- таблица оценок заработной платы на предстоящий год должна прилагаться;
- каждый пункт расходов должен быть сравнен с соответствующей частью предыдущего года;
- должны быть указаны причины, если сумма необходимого резерва для любого элемента расходов превышает сумму соответствующего пункта в бюджете прошлого года;
- для сотрудников, которые завершают свои обязанности в течение наступающего года, должны быть подсчитаны выходные компенсации и расходы на замену;
- сумма "Резерва оборотного капитала", указанные в Соглашении о финансовых правилах, должна быть указана.
Отчет по окончанию года:
- должен быть подготовлен краткий доклад с указанием входящих средств в долларах США/турецких лирах;
- должен быть организован файл, включающий компьютерную инвентаризацию, путем разделения расходных статей, основанных на системе кодирования;
- список оборудования должен быть добавлен к докладу о бюджете;
- трансферты среди статей расходов (если таковые имеются) должны быть указаны в списке;
- должны быть приложены годовые банковские выписки/квитанции обмена валют и список трансакций;
- должны быть подготовлены таблицы, показывающие основные статьи расходов вместе с их подробным кодом. Такие таблицы указывают годовое распределение бюджета и годовые фактические расходы;
- должны быть приложены банковские квитанции по фондам от государств-членов.
10.1) Полный (100%) аудит бюджета Тюркского совета и финансовые таблицы должны иметь следующие цели:
a) для контроля за выполнением бюджета Тюркского совета, в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета, и удостоверения, что он выполнен упорядоченно, в соответствии с принципами бережных расходов и без каких-либо злоупотреблений или недостатков;
b) проверка системы бухгалтерского учета, время записи документации, использование соответствующих процедур и применение должным образом правовых документов Тюркского совета;
c) представления отчета на рассмотрение Комитету старших должностных лиц. После этих консультаций отчет будет представлен Совету министров иностранных дел на утверждение.
10.2) Аудит проводится частной аудиторской фирмой, уполномоченной СМИДом после одобрения на КСДЛ, выбранной по критериям ее надежности, сертифицированных знаний и опыта работы с международными организациями.
10.3) В случае выявления должностных преступлений при исполнении бюджета отчет аудитора должен быть представлен на КСДЛ.
10.4) КСДЛ будет рассматривать дело и при необходимости применять дисциплинарные меры, предусмотренные в статье XVI Правил персонала Секретариата.
11.1) Настоящий документ, по предложению Комитета старших должностных лиц Тюркского совета, должен быть подписан и представлен на рассмотрение Совету министров иностранных дел Тюркского совета Генеральным секретарем.
11.2) После утверждения Советом министров иностранных дел Тюркского совета настоящий документ применяется для реализации следующего бюджетного года и последующих бюджетов.
11.3) Любой работник Секретариата, любые действия которого противоречат Финансовым правилам и процедурам Тюркского совета или административным инструкциям, изданным в связи с ними, несет личную и финансовую ответственность за последствия таких действий.
11.4) Внутренние процедуры относительно управления бюджетом секретариата Тюркского совета могут быть дополнены или изменены после вступления в силу в соответствии с процедурами, установленными в пунктах 11.1 и 11.2 статьи 11 настоящего документа.