УКАЗ ПРЕЗИДЕНТА КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

от 13 ноября 2023 года УП № 296

О внесении изменений в Указ Президента Кыргызской Республики "О создании Архивного фонда и Архива Президента Кыргызской Республики" от 10 июня 2001 года № 194

В целях совершенствования деятельности Архива Президента Кыргызской Республики, в соответствии со статьями 70, 71 Конституции Кыргызской Республики постановляю:

1. Внести в Указ Президента Кыргызской Республики "О создании Архивного фонда и Архива Президента Кыргызской Республики" от 10 июня 2001 года № 194 следующие изменения:

1) в пункте 1 слово "Аппарата" заменить словом "Администрации";

2) пункт 4 изложить в следующей редакции:

"4. Возложить на Администрацию Президента Кыргызской Республики и Архивную службу при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики ответственность за формирование, комплектование и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Президента Кыргызской Республики, а также за осуществление необходимых организационных мер по созданию Архива Президента Кыргызской Республики.";

3) пункты 7, 9 признать утратившими силу;

4) приложения 1, 2 к вышеназванному Указу изложить в редакции согласно приложениям 1, 2 к настоящему Указу.

2. Настоящий Указ вступает в силу по истечении десяти дней со дня официального опубликования.

Опубликован в газете "Эркин Тоо" от 17 ноября 2023 года N 91

ПОЛОЖЕНИЕ об Архивном фонде Президента Кыргызской Республики

Глава 1. Общие положения

1. Архивный фонд Президента Кыргызской Республики (далее - Архивный фонд) представляет собой комплекс документов, образующихся в процессе деятельности Президента Кыргызской Республики и его Администрации, организаций и учреждений при Президенте Кыргызской Республики, а также документов других организаций, учреждений и частных лиц, отражающих деятельность Президента Кыргызской Республики и имеющих историческое, политическое, научное и практическое значение.

2. Архивный фонд образуется в целях концентрации, обеспечения сохранности, учета, научного и практического использования документов, отражающих процессы становления и развития института президентства в Кыргызской Республике и является неотъемлемой частью Национального архивного фонда.

3. Работа с материалами Архивного фонда регламентируется Конституцией Кыргызской Республики, Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики", актами Президента Кыргызской Республики, поручениями Председателя Кабинета Министров Кыргызской Республики - Руководителя Администрации Президента Кыргызской Республики, иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики и методическими документами по архивному делу, а также настоящим Положением.

Глава 2. Состав Архивного фонда Президента Кыргызской Республики

4. В состав Архивного фонда входят:

1) документы, образующиеся в процессе деятельности Президента Кыргызской Республики и Председателя Кабинета Министров Кыргызской Республики - Руководителя Администрации Президента Кыргызской Республики;

2) документы, образующиеся в процессе деятельности Администрации Президента Кыргызской Республики (далее - Администрация Президента);

3) документы, образующиеся в процессе деятельности организаций и учреждений при Президенте Кыргызской Республики;

4) документы личного архива Президента Кыргызской Республики и Председателя Кабинета Министров Кыргызской Республики - Руководителя Администрации Президента Кыргызской Республики;

5) документы других организаций, учреждений и частных лиц, касающиеся деятельности Президента Кыргызской Республики;

6) кино-, фото- и аудио-, видеоматериалы, отражающие деятельность Президента Кыргызской Республики и Председателя Кабинета Министров Кыргызской Республики - Руководителя Администрации Президента Кыргызской Республики;

7) документы по личному составу.

5. Администрация Президента, организации и учреждения при Президенте Кыргызской Республики обеспечивают сохранность, учет и научно-техническую обработку документов в период их нахождения в текущем делопроизводстве и ведомственных архивах.

Глава 3. Порядок формирования документов Архивного фонда

6. Документы Архивного фонда создаются в текущем делопроизводстве Администрации Президента, организаций и учреждений при Президенте Кыргызской Республики в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике, утвержденной постановлением Правительства Кыргызской Республики "О Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике" от 3 марта 2020 года № 120, и иных нормативных и ненормативных правовых актов Кыргызской Республики.

7. Работа с документами ограниченного доступа ведется в соответствии с установленными требованиями.

8. Завершенные делопроизводством документы ведомственного архива по истечении 3-х лет передаются на постоянное государственное хранение в Архив Президента Кыргызской Республики.

Глава 4. Порядок ведомственного хранения документов Архивного фонда

9. Для временного хранения документов в Администрации Президента, организациях и учреждениях при Президенте Кыргызской Республики создаются ведомственные архивы.

10. При Администрации Президента для определения научной и практической ценности документов Архивного фонда, отбора их для передачи на постоянное государственное хранение, а также для оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), а в организациях и учреждениях при Президенте Кыргызской Республики создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

11. Функции и права ЦЭК и ЭК, а также организация их работы определяются положениями, утверждаемыми руководителями организаций и учреждений по согласованию с Архивом Президента Кыргызской Республики.

12. Документы государственных учреждений и организаций, входящие в состав Архивного фонда, после истечения срока хранения в ведомственном архиве в установленном порядке бесплатно передаются в Архив Президента Кыргызской Республики, а иных учреждений, организаций и частных лиц - на договорной основе.

Глава 5. Порядок государственного хранения документов Архивного фонда

13. Постоянное государственное хранение документов Архивного фонда осуществляется Архивом Президента Кыргызской Республики.

14. Деятельность Архива Президента Кыргызской Республики осуществляется в соответствии с Положением о нем.

Глава 6. Порядок использования документов Архивного фонда

15. Документы Архивного фонда, находящиеся в текущем делопроизводстве или в ведомственных архивах, предоставляются пользователям с разрешения уполномоченного на то должностного лица Администрации Президента и руководства организаций и учреждений при Президенте Кыргызской Республики.

16. Документы Архивного фонда, находящиеся на постоянном государственном хранении, предоставляются для использования в соответствии с законодательством Кыргызской Республики по архивному делу.

17. Ограничение доступа к документам, содержащим государственную, ведомственную и личную тайну, определяется в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.".

ПОЛОЖЕНИЕ об Архиве Президента Кыргызской Республики

Глава 1. Общие положения

1. Архив Президента Кыргызской Республики (далее - Архив) является государственным учреждением, осуществляющим постоянное хранение и использование документов Архивного фонда Президента Кыргызской Республики.

2. Архив административно подчиняется Администрации Президента Кыргызской Республики (далее - Администрация Президента) и в своей деятельности взаимодействует с уполномоченным государственным органом Кыргызской Республики в сфере архивной службы.

3. Архив является юридическим лицом, состоит на бюджетном финансировании, имеет расчетный и специальный счета, печать с изображением Государственного герба Кыргызской Республики со своим наименованием на государственном и официальном языках.

4. Архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Кыргызской Республики, Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики", актами Президента Кыргызской Республики, поручениями Председателя Кабинета Министров Кыргызской Республики - Руководителя Администрации Президента Кыргызской Республики, иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики и методическими документами по архивному делу, а также настоящим Положением.

Глава 2. Состав документов Архива

5. В состав документов Архива входят:

1) документы, образующиеся в процессе деятельности Президента Кыргызской Республики и Председателя Кабинета Министров Кыргызской Республики - Руководителя Администрации Президента Кыргызской Республики;

2) документы, образующиеся в процессе деятельности Администрации Президента, за исключением документов, связанных с деятельностью Кабинета Министров Кыргызской Республики (далее - Кабинет Министров);

3) документы, образующиеся в процессе деятельности организаций и учреждений при Президенте Кыргызской Республики;

4) документы личного архива Президента Кыргызской Республики и Председателя Кабинета Министров Кыргызской Республики - Руководителя Администрации Президента Кыргызской Республики;

5) документы других организаций, учреждений и частных лиц, касающиеся деятельности Президента Кыргызской Республики;

6) кино, фото- и аудио, видео материалы, отражающие деятельность Президента Кыргызской Республики и Председателя Кабинета Министров Кыргызской Республики - Руководителя Администрации Президента Кыргызской Республики;

7) документы по личному составу;

8) документы личного происхождения, поступившие в собственность государства;

9) страховой фонд особо ценных документов;

10) научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов Архива (описи дел, указатели, каталоги, справочники, обзоры и др.);

11) печатные издания.

Глава 3. Основные задачи Архива

6. Основными задачами Архива являются:

1) комплектование Архива документами Архивного фонда Президента Кыргызской Республики;

2) обеспечение сохранности и государственный учет документов, находящихся на постоянном государственном хранении;

3) соблюдение режима секретности в работе с документами, содержащими государственную и служебную тайну, и их хранение;

4) создание страхового фонда документов;

5) создание и совершенствование автоматизированной информационно-поисковой системы документов (электронный архив);

6) организация использования и публикации документов Архива;

7) организационно-методическое руководство деятельностью делопроизводственных служб и ведомственных архивов Администрации Президента, организаций и учреждений при Президенте Кыргызской Республики.

Глава 4. Функции Архива

7. Архив в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1) проводит научную экспертизу ценности документов, отбор их на постоянное государственное хранение, а также их научно-техническую обработку и описание;

2) осуществляет прием документов на государственное хранение;

3) осуществляет постоянное хранение документов;

4) проводит реставрацию и страховое копирование документов;

5) осуществляет государственный учет документов, находящихся на государственном и ведомственном хранении, и в установленном порядке представляет сведения в республиканский орган управления архивным делом для включения в Центральный фондовый каталог;

6) разрабатывает информационно-поисковую систему документов (электронный архив);

7) в установленном порядке определяет требования по обеспечению сохранности документов в организациях и учреждениях при Президенте Кыргызской Республики;

8) участвует в совершенствовании государственной системы делопроизводства в Администрации Президента, организациях и учреждениях при Президенте Кыргызской Республики, осуществляет научно-методическое руководство по ее применению;

9) принимает участие в подготовке разрабатываемых республиканским органом управления архивным делом нормативных правовых актов по архивному делу и вносит в соответствующем порядке предложения по совершенствованию законодательства в области архивного дела;

10) разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции методические пособия для использования в работе Архива, а также организаций и учреждений при Президенте Кыргызской Республики;

11) проводит совместно с организациями и учреждениями при Президенте Кыргызской Республики мероприятия по совершенствованию служб делопроизводства и ведомственных архивов, в том числе смотры состояния делопроизводства и деятельности ведомственных архивов;

12) в пределах своих полномочий осуществляет контроль за соблюдением законодательства в области архивного дела организациями и учреждениями при Президенте Кыргызской Республики;

13) выдает в установленном порядке заключения о месте хранения документов при реорганизации и ликвидации организаций и учреждений при Президенте Кыргызской Республики;

14) проводит работу по снятию ограничений доступа к документам в соответствии с законодательством Кыргызской Республики по архивному делу;

15) предоставляет пользователям запрашиваемую ретроспективную информацию;

16) исполняет тематические и социально-правовые запросы учреждений и граждан по документам архива;

17) организует мероприятия по повышению квалификации сотрудников Архива, ведомственных архивов и делопроизводственных служб организаций и учреждений при Президенте Кыргызской Республики.

Глава 5. Права Архива

8. Архиву для решения стоящих перед ним задач предоставляется право:

1) самостоятельно разрабатывать и утверждать планы работы Архива с учетом указаний руководства Администрации Президента;

2) определять состав учреждений-источников комплектования Архива;

3) получать от учреждений-источников комплектования Архива сведения о составе и объеме имеющихся у них документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики, условиях их хранения и использования;

4) давать в пределах своей компетенции организациям и учреждениям при Президенте Кыргызской Республики обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в обеспечении сохранности, использовании документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики;

5) рассматривать на заседаниях производственного совещания при заведующем Архивом вопросы о работе ведомственных архивов и организации делопроизводства в организациях и учреждениях при Президенте Кыргызской Республики;

6) в установленном порядке ставить вопрос о привлечении к ответственности должностных лиц и граждан, виновных в нарушении архивного законодательства;

7) в установленном порядке посещать ведомственные архивы и делопроизводственные службы организаций и учреждений при Президенте Кыргызской Республики;

8) осуществлять научное и деловое сотрудничество с архивными (в том числе зарубежными) и другими научными учреждениями и организациями;

9) в необходимых случаях приобретать за плату профильные Архиву коллекции, отдельные документы и архивные фонды у юридических лиц и граждан;

10) получать от соответствующих структурных подразделений Администрации Президента и иных организаций необходимые архивные документы, а также справочные, аналитические и статистические материалы;

11) запрашивать из государственных и ведомственных архивов справки и копии документов, необходимых Президенту Кыргызской Республики, Председателю Кабинета Министров Кыргызской Республики - Руководителю Администрации Президента Кыргызской Республики;

12) заключать договоры с юридическими и физическими лицами на выполнение необходимых для деятельности Архива работ, оказывать платные услуги в соответствии с прейскурантом, а также и на договорных началах;

13) участвовать в установленном порядке в работе коллегиальных органов республиканского органа управления архивным делом.

Глава 6. Управление Архивом

9. Организационная структура и штатная численность Архива утверждается Председателем Кабинета Министров Кыргызской Республики - Руководителем Администрации Президента Кыргызской Республики.

10. Архив возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый Председателем Кабинета Министров Кыргызской Республики - Руководителем Администрации Президента Кыргызской Республики по представлению начальника канцелярии Президента и Кабинета Министров Администрации Президента.

В Архиве предусмотрена должность заместителя заведующего.

11. Заместитель заведующего Архивом и заведующий структурным подразделением Архива назначаются и освобождаются Председателем Кабинета Министров Кыргызской Республики - Руководителем Администрации Президента Кыргызской Республики по представлению заведующего Архивом и по согласованию с начальником канцелярии Президента и Кабинета Министров Администрации Президента.

Назначение и освобождение иных сотрудников Архива осуществляется заведующим Архивом по согласованию с начальником канцелярии Президента и Кабинета Министров Администрации Президента.

12. Заведующий Архивом:

1) несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него служебных обязанностей;

2) издает приказы в пределах своей компетенции, определяет порядок работы Архива;

3) распределяет обязанности и утверждает должностные инструкции сотрудников Архива;

4) вносит Председателю Кабинета Министров Кыргызской Республики - Руководителю Администрации Президента Кыргызской Республики предложения по совершенствованию деятельности Архива;

5) представляет Архив и выступает от его имени в различных организациях, учреждениях.

13. В Архиве функционируют производственное совещание при заведующем Архивом Президента, экспертно-проверочная и методическая комиссия (ЭПМК), положения о которых и их состав утверждаются заведующим архивом.

Глава 7. Материально-финансовая база Архива

14. Материально-финансовую базу Архива составляет его имущество, состоящее из основных фондов, оборотных средств и других ценностей.

15. Финансовую базу Архива составляют:

1) средства, выделяемые из республиканского бюджета;

2) средства, полученные в результате оказания платных услуг, в соответствии с прейскурантом, а также на договорных началах;

3) прочие поступления, не запрещенные законодательством Кыргызской Республики.

16. Архив ведет самостоятельный бухгалтерский и статистический учет в порядке, установленном законодательством Кыргызской Республики. Расходование средств на содержание Архива из всех источников финансирования производится в соответствии со сметой расходов, составленной заведующим Архивом и утвержденной Председателем Кабинета Министров Кыргызской Республики - Руководителем Администрации Президента Кыргызской Республики.".