Инструкция по ведению делопроизводства государственными и частными нотариусами Кыргызск…

УТРАТИЛА СИЛУ

в соответствии с постановлением

Кабинета Министров

Кыргызской Республики

от 29 декабря 2023 года № 733

Утверждена постановлением Правительства Кыргызской Республики от 20 апреля 2011 года №179

ИНСТРУКЦИЯ по ведению делопроизводства государственными и частными нотариусами Кыргызской Республики

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок ведения делопроизводства государственными и частными нотариусами Кыргызской Республики (далее - нотариусы).

1.2. Основная цель Инструкции - упорядочение документооборота, повышение качества подготовки документов и совершенствование работы нотариусов.

1.3. Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами осуществляет Министерство юстиции Кыргызской Республики и территориальные управления юстиции. Делопроизводство нотариуса ведется в соответствии с Законом Кыргызской Республики "О нотариате", на государственном или официальном языках.

1.4. Нотариальное делопроизводство включает в себя ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, ведение нотариального архива и канцелярии.

1.5. За правильную организацию и ведение делопроизводства несет ответственность старший государственный нотариус (государственный нотариус) и частный нотариус.

Старший государственный нотариус обязан:

- организовать изучение всеми нотариусами настоящей Инструкции;

- обеспечить внедрение в делопроизводство настоящей Инструкции;

- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства.

1.6. При увольнении или переводе на другую работу старшего нотариуса или архивариуса, на которого возложено ведение делопроизводства, архивные дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются вновь назначенному лицу, о чем составляется акт приема-передачи.

В случае обнаружения при приеме-передаче документов их недостачи об этом информируется Министерство юстиции Кыргызской Республики или территориальное управление юстиции и принимаются меры к их розыску.

При прекращении деятельности частного нотариуса архивные дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются в архив государственного нотариуса соответствующего нотариального округа, о чем составляется акт приема-передачи.

1.7. Нотариусы, совершившие хищение, порчу, сокрытие или незаконное уничтожение документов, а также допустившие своими действиями или бездействием утрату документов, несут ответственность, установленную законодательством Кыргызской Республики.

1.8. Для учета документов и контроля за их исполнением должны вестись следующие книга и журналы:

- журнал входящей корреспонденции (приложение 1);

- журнал исходящей корреспонденции (приложение 2);

- книга жалоб и предложений (приложение 3).

Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержащихся в них поручений осуществляет старший государственный нотариус.

II. Подготовка служебных документов

2.1. Тексты нотариальных свидетельств, нотариально удостоверяемых сделок, свидетельствуемых и других документов, удостоверительных надписей к ним должны быть написаны с соблюдением правил, изложенных в Инструкции "О порядке совершения нотариальных действий нотариусами Кыргызской Республики".

2.2. В документах организационно-распорядительного характера следует указывать наименование учреждения-автора (как правило, воспроизводится на бланке документа), наименование вида документа и его заголовок. При составлении и оформлении документов необходимо также соблюдать требования делопроизводства об адресовании, датировании и удостоверении документов, проставлении отметок об их прохождении и исполнении.

2.3. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

2.4. В документах, содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности нотариуса (акт, заключение, справка, отчет и др.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (комиссия установила, в состав комиссии входят).

2.5. В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (направляем заключение, считаем целесообразным, включить в план).

2.6. В документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), используется форма изложения от первого лица единственного числа (прошу оформить, довожу до сведения, считаю необходимым).

2.7. При подготовке текстов документов рекомендуется соблюдать следующее:

- заменять сложные предложения простыми, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания, использовать прямой порядок слов в предложении (подлежащее предшествует сказуемому, определения стоят перед определяемыми словами и т.д.);

- использовать обратный порядок слов в предложении (сказуемое предшествует подлежащему) в том случае, если логическое (смысловое) ударение падает на само действие или на субъект действия.

2.8. В тексте служебного документа должны быть соблюдены нормы литературного языка. Слова диалектные, разговорные, устаревшие исключаются.

2.9. Обязательными реквизитами документов являются: наименование учреждения-автора документа, название вида документа, текст, заголовок к тексту, дата и индекс документа, отметка об исполнении документа.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами.

2.10. Бланк документа. Применение бланков при подготовке документов повышает культуру управленческого труда, придает информации официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа.

Служебные документы составляются на бланках форматов А4 (210x297) и А5 (148x210), отпечатанных типографским способом, в соответствии с ГОСТ 9327-60. Для отдельных видов документов допускается применение формата Ф3 (297x420).

При отсутствии бланков на документах проставляется штамп нотариуса.

2.11. Заголовок - краткое изложение содержания документа. Например, "О выделении средств"; "О направлении на учебу".

Заголовок проставляется к любому документу формата А4 (210x297), независимо от назначения.

Заголовки не пишутся на телеграммах, телефонограммах, извещениях и не указываются на документах формата А5.

2.12. Адресование документа.

При адресовании документа необходимо соблюдать следующие правила: если документ адресуется учреждению, структурному подразделению или конкретному должностному лицу, то наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном падеже, например:

Министерство юстиции Кыргызской Республики

начальнику управления по нотариату и адвокатуре

фамилия, имя, отчество.

При адресовании документа гражданам сначала указываются почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. Например:

720009, город Бишкек - 9

ул.Орозбекова, 23

Исманову А.А.

2.13. Датирование документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Например: дату 20 мая 1999 года следует оформлять: 20.05.99 г. Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и число месяца например: 99.05.20.

При оформлении оперативного розыска документов (приказов, распоряжений, решений, протоколов) и финансовых документов применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 20 мая 1999 года.

2.14. Удостоверение документа.

Подпись - обязательный реквизит служебного документа. Документы подписываются старшим государственным нотариусом или заменяющим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией.

Все экземпляры служебных документов, в том числе их копии, должны быть подписаны. Документы должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. Например, "Старший государственный нотариус Ленинского района города Бишкек" (подпись) Тазабекова Б.Д.

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

2.15. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Если документ имеет приложение, упоминаемое в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

2.16. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер

документа - запроса.

III. Прием, регистрация и отправление документов

3.1. Для учета документов и контроля за их исполнением у нотариуса ведутся журналы входящей и исходящей корреспонденции.

Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержащихся в них поручений осуществляет старший государственный нотариус и частный нотариус.

3.2. Вся поступающая корреспонденция регистрируется в журнале входящей и исходящей корреспонденции.

Пакеты вскрываются, проверяются, по принадлежности ли поступила корреспонденция, проверяется соответствие присланной корреспонденции описи, если таковая имеется. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается в течение пяти дней со дня регистрации в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы, в том числе и документы с пометкой "лично", передаются по назначению.

Если будет обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом составляется акт и сообщается отправителю.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции.

3.3. Регистрации подлежат все документы (в том числе заявления), требующие исполнения нотариусом.

3.4. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп (приложение 4), фиксирующий факт и время поступления документа в нотариус. На каждом из этих документов, кроме даты поступления, проставляется также номер, под которым он зарегистрирован в журнале, и номер дела (наряда), в которое документ будет формироваться (подшиваться).

3.5. Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещений отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома, если поступили по почте, регистрируются в журнале входящей корреспонденции и передаются нотариусу на исполнение. После этого они подлежат последующей регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией, и Инструкцией "О порядке совершения нотариальных действий нотариусами Кыргызской Республики", утверждаемой Правительством Кыргызской Республики.

3.6. Зарегистрированный документ должен быть первично рассмотрен старшим государственным нотариусом/нотариусом в день его поступления и лишь в исключительных случаях - на следующий день.

3.7. Документы исполняются к сроку, указанному в тексте документа или в резолюции старшего государственного нотариуса.

Сроки исполнения исчисляются с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других учреждений - с даты их поступления. Сроки исполнения документов не должны превышать 10 дней.

3.8. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонденту.

На исполненном документе проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело (наряд).

Отметка об исполнении помещается на нижнем поле первого листа документа или, за неимением места, на обороте первого листа документа, и включает в себя краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), а также слова "в дело" и номер дела (наряда), в которое должен быть подшит исполненный документ.

3.10. Исходящие документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.

На исходящем документе проставляется номер, соответствующий порядковому номеру по журналу исходящей корреспонденции и номеру дела (наряда), в котором будет храниться копия исходящего документа.

3.11. Корреспонденция направляется по почте. Отправляемая почтой корреспонденция вносится в реестр (приложение 5).

3.12. В случае утраты документов, экземпляры которых хранятся в делах нотариуса, по письменным заявлениям граждан, законных представителей юридических лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия, выдаются дубликаты утраченных документов.

Дубликаты завещаний выдаются только после смерти завещателей и только наследникам по завещанию при предъявлении паспорта или другого заменяющего документа и свидетельства о смерти завещателя.

IV. Контроль за исполнением документов

4.1. Организация контроля исполнения документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

Действия по контролю исполнения включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения документов.

4.2. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы, требующие принятия определенных решений, исполнения и составления на них ответов.

Обязательному контролю подлежат документы, поступившие из Администрации Президента Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, Правительства Кыргызской Республики и Министерства юстиции Кыргызской Республики.

Старшим государственным нотариусом могут быть поставлены на контроль и другие документы.

4.3. Ведение контроля исполнения документов.

В процессе контроля исполнения документов соблюдаются четыре основных последовательно выполняемых этапа: постановка документов на контроль; ведение контроля; снятие документов с контроля; анализ исполнительской дисциплины.

Этап снятия документа с контроля зависит от степени исполнения документа. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Снять документ с контроля может то должностное лицо, которое поставило его на контроль.

После исполнения документы снимаются с контроля, данные об исполнении документа и снятии с контроля отмечаются на документе и журнале входящей корреспонденции.

V. Учет и рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан

5.1. Порядок работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан устанавливается Законом Кыргызской Республики "О порядке рассмотрения обращений граждан".

5.2. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются, как и вся остальная корреспонденция, в журнале предложений и жалоб.

5.3. При регистрации предложений, заявлений, жалоб на них проставляется регистрационный штамп, на котором указывается регистрационный номер (индекс), состоящий из первой буквы фамилии заявителя, порядкового номера и даты поступления. Например, если заявление Асанова Т. поступило 10.05.1999 года, то оно будет зарегистрировано: 10.05.99 А-52. Исходящий номер на ответном документе будет таким же, но с указанием даты отправления.

5.4. Предложения, заявления, жалобы граждан должны рассматриваться в установленные сроки: безотлагательно - не требующие дополнительного изучения и проверки, остальные - до 1 месяца.

5.5. Рассмотрение предложений, заявлений, жалоб граждан считается законченным, когда разрешены поставленные в них вопросы и об этом сообщено заявителю. В журнале делается отметка об исполнении.

VI. Составление номенклатуры и формирование дел (нарядов)

6.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых у государственного и частного нотариуса, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.

Единая номенклатура дел (нарядов) составляется на основе примерной номенклатуры, прилагаемой к настоящей Инструкции (приложение 6).

Единая номенклатура дел нотариусов состоит из перечня наименований всех дел, реестров, журналов, книг, формирующихся в делопроизводстве, с указанием их сроков хранения.

6.2. Единая номенклатура дел составляется старшим государственным нотариусом и согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждается начальником территориального управления юстиции.

Действующая номенклатура в конце каждого года уточняется и вновь вводится в действие с 1 января следующего года. В конце каждого раздела оставляются резервные номера.

6.3. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.

Этот экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным документом для дел временного хранения и хранится в архиве нотариуса постоянно.

6.4. Все имеющиеся у нотариуса документы после их исполнения формируются по группировке исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.5. На обложке каждого наряда надписывается заголовок, например, "завещания", "договоры об отчуждении и залоге жилых домов и документы, на основании которых они удостоверены". Заголовок наряда указывается в строгом соответствии с заголовком наряда по номенклатуре дел, составляемой нотариусом на каждый год.

6.6. Кроме заголовка указывается индекс наряда по номенклатуре дел, крайние даты и номера документов, срок хранения и статья о сроке хранения по перечню, а также название организации или фамилия частного нотариуса.

6.7. При формировании дел необходимо руководствоваться следующими основными правилами:

1) в дела должны помещаться документы только за один календарный год;

2) недопустимо помещать в одно дело документы с различными сроками хранения, так как они должны группироваться раздельно;

3) документы включаются в дело только в одном экземпляре, помещение в дело черновиков и дубликатов экземпляров не допускается;

4) объем формируемого дела не должен превышать 250 листов, 3-4 см высоты. При большом количестве листов дело формируется из нескольких томов под одним и тем же индексом, но с указанием номера тома;

5) недопустимо формировать в дела неисполненные документы и документы, содержание которых не отвечает заголовку данного дела. Документы помещаются в дела со всеми относящимися к ним приложениями;

6) документы внутри дела систематизируются по вопросно-логическому, хронологическому, алфавитному и нумерационному признакам. В строгой хронологической последовательности располагаются документы в делах с перепиской: документ-ответ должен обязательно помещаться вслед за документом-запросом. В порядке номеров располагаются квитанции;

7) при помещении документов в дело необходимо проверять правильность их формирования (наличие в них индекса, отметок об исполнении, подписи, удостоверительной надписи). Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

6.8. Особый порядок формирования нарядов предусмотрен для документов, связанных с оформлением наследства.

Все они подшиваются в наследственные дела, которые заводятся на основании заявления о принятии наследства или об отказе от наследства, документа (распоряжения) об оплате расходов за счет наследственного имущества.

6.9. Наследственное дело регистрируется в книге учета наследственных дел и ему присваивается номер, соответствующий порядковому номеру по этой книге. В данное дело, кроме того, подшиваются: последующие заявления (дополнительные, от других наследников и кредиторов), документы которые также имеются в книге учета наследственных дел, истребованные от наследников, иных лиц и учреждений, переписка между нотариусом и наследниками, экземпляр свидетельства о праве на наследство.

6.10. Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

6.11. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешается. В исключительных случаях по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания, в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами. Такое изъятие производится с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, о чем выносится постановление.

6.12. Группировать в дела (наряды) следует документы одного делопроизводственного года. Внутри дела (наряда) документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

6.13. Годовые планы и отчеты должны помещаться в деле (наряде) того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления.

6.14. Не допускается включение в дела (наряды) не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.

VII. Хранение документов и подготовка их к последующему хранению в государственном архиве

7.1. Нотариальные документы (свидетельства, договоры, доверенности и др.), документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета до сдачи в государственные архивы хранятся в архиве государственного нотариуса в течение 10 лет.

Частные нотариусы ежеквартально сдают переплетенные нотариальные документы по совершенным нотариальным действиям в архив государственного нотариуса по месту нахождения своего округа.

Старшим государственным нотариусам раз в квартал осуществляется выборочная проверка сданных документов и правильность совершения нотариальных действий.

Выявление нарушений при совершении нотариальных действий является основанием для приостановления действия лицензии на право нотариальной деятельности.

7.2. Реестры, наследственные дела, наряды текущего делопроизводства и законченные производством до сдачи в архив или на уничтожение должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих их сохранность.

7.3. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.

В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными и гражданскими делами) такое изъятие производится с разрешения старшего нотариуса (частного нотариуса) с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа и приобщением постановления об изъятии, протокола выемки или запроса суда.

7.4. Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются с соблюдением требований ст.7 Закона Кыргызской Республики "О нотариате".

7.5. По окончании года должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3-4 прокола. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом.

7.6. В конце наряда на отдельном чистом листе делается заверительная надпись по следующей форме: "В деле (наряде) прошито и пронумеровано 5 (пять) листов. Ответственный за архив - подпись, дата".

7.7. Обложки дел (нарядов) оформляются в соответствии с номенклатурой (приложение 7). Заголовок на обложке дела (наряда) переносится из номенклатуры дел. На обложке указывается также год его образования в делопроизводстве нотариуса.

Количество листов в деле (наряде) указывается цифрами на основании данных заверительной надписи.

Надписи на обложках дел (нарядов) постоянного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.

7.8. На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений о их составе и содержании.

Опись составляется в 4-х экземплярах по формам, предусмотренным основными положениями единой государственной системы делопроизводства (приложения 8, 9), ведется до пятизначного номера и заканчивается по согласованию с соответствующим архивным учреждением.

7.9. Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению.

Отбор документов для уничтожения оформляется актом (приложение 10).

7.10. В ходе подготовки документов к последующему хранению в архиве производится экспертиза научной и практической ценности документов и решается вопрос об отборе их для последующего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов и отбор архивных материалов для хранения и уничтожения осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией, которая назначается приказом Министра юстиции Кыргызской Республики или начальником территориального управления юстиции в составе 3-х человек.

7.11. Экспертная комиссия свою работу организует в соответствии с утвержденным о ней положением.

При отборе документов на постоянное хранение в архиве и уничтожение экспертная комиссия руководствуется действующими правилами и инструкциями Государственного архивного агентства при Правительстве Кыргызской Республики по организации работы с документами, перечнями и номенклатурами дел и соответствующими указаниями Министерства юстиции Кыргызской Республики.

7.12. В соответствии с утвержденными описями нотариус обязан в установленный срок сдать в государственный архив внесенные в опись дела (наряды).

7.13. Уничтожение документов производится после того, как описи на дела постоянного хранения утверждены архивным учреждением.

7.14. По всем неясным допросам, связанным с оформлением дел (нарядов), подлежащих передаче на хранение в государственный архив, необходимо консультироваться с работниками соответствующего архива.

Приложение 1 к Инструкции по ведению делопроизводства государственными и частными нотариусами Кыргызской Республики

ЖУРНАЛ входящей корреспонденции

┌─────┬───────┬───────┬─────────┬────────┬──────┬───────┬──────┬──────┐

│Вх. №│ Дата │Номер и│ Откуда │Краткое │Кол-во│ Кому и│Каким │Приме-│

│доку-│регист-│ дата │(от кого)│содержа-│листов│ когда │исх. №│чание │

│мента│ рации │ посту-│поступил │ ние │ │передан│испол-│ │

│ │ вх. │пившего│документ │ доку- │ │ для │ нен │ │

│ │ доку- │ доку- │ │ мента │ │ испол-│ доку-│ │

│ │ мента │ мента │ │ │ │ нения │мент и│ │

│ │ │ │ │ │ │ │ его │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ дата │ │

├─────┼───────┼───────┼─────────┼────────┼──────┼───────┼──────┼──────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │

│40 мм│35 мм │45 мм │80 мм │70 мм │15 мм │30 мм │25 мм │20 мм │

└─────┴───────┴───────┴─────────┴────────┴──────┴───────┴──────┴──────┘

Приложение 2 к Инструкции по ведению делопроизводства государственными и частными нотариусами Кыргызской Республики

ЖУРНАЛ исходящей корреспонденции

┌─────┬────────┬─────────┬────────┬──────┬─────────┬─────────┬────────┐

│ № │ Дата │ Кому и │Краткое │Кол-во│ Какой │Расписка │ № дела,│

│ исх.│ регист-│ когда │содержа-│листов│ вх. № │ в │ куда │

│доку-│ рации │адресован│ ние │ │документа│получении│ подшит │

│мента│докумен-│ документ│докумен-│ │ и его │ копии │документ│

│ │ та │ │ та │ │ дата │документа│ │

├─────┼────────┼─────────┼────────┼──────┼─────────┼─────────┼────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │

│40 мм│35 мм │100 мм │80 мм │25 мм │25 мм │60 мм │25 мм │

└─────┴────────┴─────────┴────────┴──────┴─────────┴─────────┴────────┘

Приложение 3 к Инструкции по ведению делопроизводства государственными и частными нотариусами Кыргызской Республики

КНИГА жалоб и предложений

┌────────┬───────┬─────────┬────────┬────────┬───────┬────────┬───────┐

│ Вх. № │ Дата │ ФИО и │ Краткое│ Резолю-│ Кому и│Подпись │Отметка│

│ предло-│поступ-│ адрес │содержа-│ ция │ когда │исполни-│ о │

│ жения, │ ления │заявителя│ ние │руковод-│направ-│ теля │решении│

│ заявле-│ │ │ │ ства │лен на │ │вопроса│

│ ния, │ │ │ │ │ испол-│ │ │

│ жалобы │ │ │ │ │ нение,│ │ │

│ │ │ │ │ │ срок │ │ │

│ │ │ │ │ │ испол-│ │ │

│ │ │ │ │ │ нения │ │ │

├────────┼───────┼─────────┼────────┼────────┼───────┼────────┼───────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │

│30 мм │30 мм │80 мм │80 мм │70 мм │50 мм │30 мм │50 мм │

└────────┴───────┴─────────┴────────┴────────┴───────┴────────┴───────┘

Приложение 4 к Инструкции по ведению делопроизводства государственными и частными нотариусами Кыргызской Республики

Регистрационный штамп

┌───────────────────────────────────────────────────────┐

│Нотариус │

│Дата │

│Индекс │

└───────────────────────────────────────────────────────┘

45 мм

Приложение 5 к Инструкции по ведению делопроизводства государственными и частными нотариусами Кыргызской Республики

РЕЕСТР отправленных документов № ________

┌─────────────┬───────────────┬────────────┬───────────┬──────────────┐

│ Номер │Адресат и место│ Номера │ Почтовые │ Номер │

│ │ назначения │ документов │ расходы │ квитанции │

│ │ │ │ │заказных писем│

├─────────────┼───────────────┼────────────┼───────────┼──────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │

│15 мм │90 мм │40 мм │35 мм │20 мм │

└─────────────┴───────────────┴────────────┴───────────┴──────────────┘

Приложение 6 к Инструкции по ведению делопроизводства государственными и частными нотариусами Кыргызской Республики

Министерство юстиции Кыргызской Республики ______________________________ (наименование нотариуса) Гриф утверждения Примерная номенклатура дел (нарядов) нотариуса Дата _ на год

┌──────────┬────────────────────────────────┬──────────────┬──────────┐

│Индекс дел│ Наименование дел │Сроки хранения│Примечание│

│ │ │и номер статьи│ │

│ │ │ по перечню │ │

├──────────┼────────────────────────────────┼──────────────┼──────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │

├──────────┴────────────────────────────────┴──────────────┴──────────┤

│ I. Руководство и контроль - 01 │

├──────────┬────────────────────────────────┬──────────────┬──────────┤

│ 01-1 │Постановления и протоколы │5 лет, ст.8б │ │

│ │заседаний коллегии Министерства │ │ │

│ │юстиции Кыргызской Республики │ │ │

│ 01-2 │Приказы и распоряжения │3 года, ст.17в│ │

│ │Министерства юстиции Кыргызской │ │ │

│ │Республики │ │ │

│ 01-3 │Инструктивные письма, │До отмены или │ │

│ │методические указания и │замены новыми,│ │

│ │рекомендации, разработанные │ст.18б │ │

│ │Министерством юстиции Кыргызской│ │ │

│ │Республики, территориальными │ │ │

│ │управлениями юстиции │ │ │

│ 01-4 │Переписка с вышестоящими │Постоянно, │ │

│ │органами системы по основным │ст.25 │ │

│ │вопросам деятельности │ │ │

│ 01-5 │Документы проверок и │ст.25 │ │

│ │обследований (за исключением │ │ │

│ │материалов периодических │ │ │

│ │бухгалтерских исследований) │ │ │

│ 01-6 │Протоколы производственных и │5 лет, ЭПК │ │

│ │оперативных совещаний │ст.26 │ │

│ 01-7 │План работы │3 года, ст.346│ │

│ 01-8 │Отчеты, докладные записки, │Постоянно, │ │

│ │обзоры и справки о деятельности │ст.35 │ │

│ │нотариусов, представляемые в │ │ │

│ │Министерство юстиции Кыргызской │ │ │

│ │Республики │ │ │

│ 01-9 │Документы по изучению и │Постоянно, │ │

│ │обобщению нотариальной практики │ст.37 │ │

│ 01-10 │Документы о работе по оказанию │5 лет, ст.41 │ │

│ │правовой и методической помощи │ │ │

│ │органам исполнительной власти, │ │ │

│ │совершающим нотариальные │ │ │

│ │действия │ │ │

│ 01-11 │Приемно-передаточные акты, │Постоянно, │ │

│ │составляемые при смене │ст.42а │ │

│ │нотариусов │ │ │

│ 01-12 │Предложения, заявления и жалобы │5 лет, ст.44 │ │

│ │граждан, документы по их │ │ │

│ │рассмотрению и исполнению │ │ │

│ 01-13 │Журнал проверок деятельности │Постоянно │ │

│ │нотариусов │ │ │

│ II. Совершение нотариальных действий - 02 │

│ 02-1 │Реестры для регистрации │Постоянно, │ │

│ │нотариальных действий │ст.202 │ │

│ 02-2 │Реестры для регистрации │75 лет, ст.203│ │

│ │запрещений отчуждения жилых │ │ │

│ │домов │ │ │

│ 02-3 │Договоры об отчуждении жилых │75 лет, ст.204│ │

│ │домов, квартир и недвижимого │ │ │

│ │имущества │ │ │

│ 02-4 │Договоры о возведении жилого │75 лет, ст.204│ │

│ │дома на праве личной │ │ │

│ │собственности на отведенных │ │ │

│ │земельных участках │ │ │

│ 02-5 │Договоры купли-продажи, дарения,│75 лет, ст.205│ │

│ │хранения имущества, займа денег │ │ │

│ │и прочие договора │ │ │

│ 02-6 │Свидетельство о праве на │75 лет, ЭПК │ │

│ │наследство и о праве │ст.206 │ │

│ │собственности │ │ │

│ 02-7 │Договоры о залоге │75 лет, ЭПК │ │

│ │ │ст.207 │ │

│ 02-8 │Договоры передачи в │75 лет, ЭПК │ │

│ │собственность жилого помещения │ст.208 │ │

│ 02-9 │Книга учета наследственных дел │75 лет, ст.210│ │

│ 02-10 │Алфавитная книга учета │75 лет, ст.210│ │

│ │наследственных дел │ │ │

│ 02-11 │Книга учета заявлений о принятии│75 лет, ст.211│ │

│ │мер к охране наследственного │ │ │

│ │имущества │ │ │

│ 02-12 │Книга учета ценностей при │75 лет, ст.211│ │

│ │принятии мер к охране │ │ │

│ │наследственного имущества │ │ │

│ 02-13 │Приходно-расходная книга учета │75 лет │ │

│ │депозитных сумм и ценных бумаг │ │ │

│ 02-14 │Книга лицевых счетов депонентов │75 лет │ │

│ 02-15 │Завещания, в том числе │75 лет, ст.212│ │

│ │завещания, приравниваемые к │ │ │

│ │нотариально удостоверенным │ │ │

│ 02-16 │Алфавитные книги к завещаниям │75 лет, ст.212│ │

│ 02-17 │Доверенности │3 года, ст.213│ │

│ │ │(со дня истеч.│ │

│ │ │их действ.) │ │

│ 02-18 │Документы, на основании которых │10 лет, ст.209│ │

│ │удостоверены договоры, выданы │ │ │

│ │свидетельства о праве на │ │ │

│ │наследство на долю в общем │ │ │

│ │имуществе супругов (кроме │ │ │

│ │правоустанавливающих документов │ │ │

│ │на жилые дома) │ │ │

│ 02-19 │Переписка по наложению и снятию │3 года, ст.214│ │

│ │арестов и запрещений на жилые │ │ │

│ │дома │ │ │

│ 02-20 │Копии исполнительных надписей с │3 года, ст.215│ │

│ │относящимися к ним документами │ │ │

│ 02-21 │Документы, составленные в связи │3 года, ст.216│ │

│ │с обеспечением доказательств │ │ │

│ 02-22 │Документы, принятые на хранение,│75 лет, ЭПК │ │

│ │свидетельства и описи с │ст.218 │ │

│ │распиской государственного │ │ │

│ │нотариуса │ │ │

│ 02-23 │Свидетельства по удостоверению │3 года, ст.219│ │

│ │тождественности гражданина с │ │ │

│ │лицом, изображенным на │ │ │

│ │фотографической карточке, по │ │ │

│ │удостоверению факта нахождения │ │ │

│ │гражданина в живых и в │ │ │

│ │определенном месте и времени │ │ │

│ │предъявления документа │ │ │

│ 02-24 │Заявления, поступившие к │3 года, ст.220│ │

│ │нотариусу, передача их │ │ │

│ │соответствующим организациям и │ │ │

│ │лицам, а также свидетельства о │ │ │

│ │передаче заявления │ │ │

│ 02-25 │Квитанционные книги, книги учета│10 лет, ст.221│ │

│ │депозитных операций, книги │ │ │

│ │лицевых счетов депонентов, │ │ │

│ │отправленные документы │ │ │

│ 02-26 │Документы, предназначенные для │5 лет, ст.222 │ │

│ │действий за границей │ │ │

│ 02-27 │Постановления об отказе в │5 лет, ст.223 │ │

│ │совершении нотариальных действий│ │ │

│ │и переписка по вопросам отказа │ │ │

│ │в совершении нотариальных │ │ │

│ │действий │ │ │

│ 02-28 │Постановления о направлении │3 года, ст.225│ │

│ │документов на экспертизу │ │ │

│ 02-29 │Сводные отчеты, обзоры (кроме │Постоянно │ │

│ │статистических) о работе │ │ │

│ │нотариусов │ │ │

│ 02-30 │Переписка с судебными и другими │3 года, ст.223│ │

│ │органами по нотариальным │ │ │

│ │вопросам │ │ │

│ 02-31 │Переписка с органами ЗАГС │3 года, ст.223│ │

│ 02-32 │Заявления о выдаче дубликатов │3 года, ст.464│ │

│ │документов, хранящихся у │ │ │

│ │государственных нотариусов │ │ │

│ 02-33 │Заявления граждан об │3 года, ст.220│ │

│ │аннулировании завещаний │ │ │

│ 02-34 │Списки договоров, свидетельств о│3 года после │ │

│ │праве на наследство и о праве │истечении │ │

│ │собственности, переданных в │срока, ст.67 │ │

│ │органы регистрации (госрегистр) │ │ │

│ 02-35 │Журнал регистрации входящей │3 года, │ │

│ │корреспонденции │ст.1094 │ │

│ 02-36 │Журнал регистрации исходящей │3 года, │ │

│ │корреспонденции │ст.1094 │ │

└──────────┴────────────────────────────────┴──────────────┴──────────┘

Приложение 7 к Инструкции по ведению делопроизводства государственными и частными нотариусами Кыргызской Республики

________________________ Ф. №

_______________________ Оп. №

________________________ Д. №

Министерство юстиции Кыргызской Республики

_________________________ нотариус

ДЕЛО № __________ том № ______________

__________________________

(заголовок дела)

______________________ год

на __________________ лист

Хранить __________________

________________________ Ф. №

_______________________ Оп. №

________________________ Д. №

Приложение 8 к Инструкции по ведению делопроизводства государственными и частными нотариусами Кыргызской Республики

Министерство юстиции Кыргызской Республики нотариус ФОНД № _________________________________

(заполняется в госархиве)

ОПИСЬ № _ Дел постоянного хранения За __ годы ЗАГЛАВНЫЙ ЛИСТ ОПИСИ

Приложение 9 к Инструкции по ведению делопроизводства государственными и частными нотариусами Кыргызской Республики

Утверждено

Протокол ЭПК ______________

(наименование)

___________________________

(архивного учреждения)

____________ № ____________

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ____________________________ нотариус

Опись № ______________

Дела постоянного хранения

За ______________ год

┌───┬───────────────┬─────────────────┬──────────┬────────────────────┐

│ № │ Индексы дел │ Заголовки дел │ Даты │ Количество листов │

│п/п│ │ │ │ │

├───┼───────────────┼─────────────────┼──────────┼────────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │

└───┴───────────────┴─────────────────┴──────────┴────────────────────┘

В данный раздел включено _____________________________________ дел

(цифрами)

с № ____________________________ по № _________________________________ _______________________________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы составителя)

Итоговую запись к разделу описи за ___________________ год заверяю подпись _______________________________________________________________

(должность, инициалы, фамилия

_______________________________________________________________________

ответственного за делопроизводство)

Председатель экспертной комиссии _______________________ Дата

(подпись)

Согласовано

___________________________________________

(старший государственный нотариус)

Приложение 10 к Инструкции по ведению делопроизводства государственными и частными нотариусами Кыргызской Республики

Утверждаю

____________________________

(наименование должности

____________________________

руководителя)

____________________________

(подпись, инициалы, фамилия)

____________________________

(дата)

Министерство юстиции Кыргызской Республики

__________________________________________

(наименование нотариуса)

АКТ

Дата _ Индекс ____

__________________________________________________________________

(место составления) О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

Основание: приказ № _________ от __________________________ (дата)

Составлен: экспертной комиссией

Председатель комиссии: ___________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: __________________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

Присутствовали: __________________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

Комиссия, руководствуясь перечнем _______________________________,

(название перечня)

отобрала к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение, следующие документы и дела. _________ _______________________________________________________________________

(наименование нотариуса, в деятельности которого отложились

_______________________________________________________________________

документы, не подлежащие дальнейшему хранению)

I. Общие положения

II. Подготовка служебных документов

III. Прием, регистрация и отправление документов

IV. Контроль за исполнением документов

V. Учет и рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан

VI. Составление номенклатуры и формирование дел (нарядов)

VII. Хранение документов и подготовка их к последующему хранению в государственном архиве

ЖУРНАЛ входящей корреспонденции

ЖУРНАЛ исходящей корреспонденции

КНИГА жалоб и предложений

Регистрационный штамп

РЕЕСТР отправленных документов № ________

Министерство юстиции Кыргызской Республики __________________________ нотариус ФОНД № ___________________________________________________________

(заполняется в госархиве)

ОПИСЬ № _______________ Дел постоянного хранения За ________________ годы ЗАГЛАВНЫЙ ЛИСТ ОПИСИ

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ____________________________ нотариус

АКТ

Дата _________________________ Индекс ____________________________

__________________________________________________________________

(место составления) О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

Министерство юстиции Кыргызской Республики нотариус ФОНД № _________________________________

ОПИСЬ № _ Дел постоянного хранения За __ годы ЗАГЛАВНЫЙ ЛИСТ ОПИСИ

Дата _ Индекс ____